Har jeg krav på å få se rapporten fra faktaundersøkelsen?
Du har normalt rett til å få vite hva rapporten fra faktaundersøkelsen sier om deg, og hva den bygger på, men ikke alltid krav på hele rapporten. Retten til innsyn i opplysninger om deg selv følger av personvernreglene. Skal arbeidsgiver bruke rapporten til en advarsel eller oppsigelse, må du dessuten få kjennskap til grunnlaget slik at du kan svare for deg. Opplysninger om andre kan arbeidsgiver i en del tilfeller holde tilbake.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Det finnes ingen egen lovregel om faktaundersøkelser
En faktaundersøkelse er en kartlegging av hva som har skjedd i en sak om konflikt eller trakassering. Den gjøres ofte av en ekstern undersøker eller av HR, og ender som regel i en skriftlig rapport. Les mer om hvordan det foregår i artikkelen om faktaundersøkelse på jobben.
Arbeidsmiljøloven har ingen paragraf om faktaundersøkelser og ingen egen regel om innsyn i rapporten. Undersøkelsen er et verktøy arbeidsgiver bruker for å oppfylle plikten etter § 4-3 til å sørge for et forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø. Spørsmålet om innsyn må derfor løses etter andre regler, først og fremst personvernreglene. Hvor mye du har krav på, kommer også an på hva rapporten skal brukes til.
Innsyn i rapporten fra faktaundersøkelsen etter personvernreglene
Personvernforordningen (GDPR), som gjelder i Norge gjennom personopplysningsloven, gir deg rett til innsyn i personopplysninger som arbeidsgiver behandler om deg. Det følger av artikkel 15. En rapport fra en faktaundersøkelse inneholder nesten alltid slike opplysninger: hva du er anklaget for, hva du har forklart, hva andre har sagt om deg og hvilke konklusjoner undersøkeren har trukket.
Retten gjelder opplysningene om deg, ikke nødvendigvis hele dokumentet. Retten til kopi skal ikke gå ut over andres rettigheter. Arbeidsgiver kan derfor sladde (skjule) deler som bare handler om andre, for eksempel helseopplysninger om en kollega.
Personopplysningsloven § 16 gir også noen unntak fra innsynsretten. Ett av dem gjelder opplysninger som bare finnes i tekst laget for intern saksforberedelse og som ikke er gitt til andre, så langt det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelser. Om en ferdig rapport fra en faktaundersøkelse faller inn under dette, kommer an på saken. Arbeidsgiver må begrunne et avslag.
Slik ber du om innsyn:
- Send en skriftlig forespørsel til arbeidsgiver, gjerne på e-post, og skriv at du ber om innsyn etter personvernforordningen artikkel 15.
- Arbeidsgiver skal svare uten ugrunnet opphold og som hovedregel innen én måned. Fristen kan forlenges i kompliserte saker.
- Innsynet skal i utgangspunktet være gratis.
- Får du avslag uten god begrunnelse, kan du klage til Datatilsynet.
Se også artikkelen om å kreve innsyn i det arbeidsgiver har lagret om deg.
Når rapporten skal brukes mot deg
Skal arbeidsgiver bruke rapporten som grunnlag for en reaksjon mot deg, for eksempel en advarsel, omplassering eller oppsigelse, blir kravet til innsyn sterkere.
Før arbeidsgiver bestemmer seg for oppsigelse, skal saken etter arbeidsmiljøloven § 15-1 drøftes med deg, og grunnlaget for oppsigelsen skal drøftes. Det går ikke an å drøfte et grunnlag du ikke kjenner. Du må derfor få vite hvilke konkrete hendelser arbeidsgiver mener er bevist, og hva det bygger på.
Også ved mindre inngripende reaksjoner tilsier god saksbehandling at du får se det som blir brukt mot deg, og får mulighet til å svare før arbeidsgiver bestemmer seg. Det kalles kontradiksjon (retten til å bli hørt). Hvis du ikke har fått uttale deg om påstandene, kan det svekke arbeidsgivers sak senere.
Jobber du i kommune eller stat, kan forvaltningsloven også gjelde. Fører faktaundersøkelsen til en sak som ender i et enkeltvedtak, for eksempel oppsigelse eller avskjed, har du som part rett til å gjøre deg kjent med sakens dokumenter etter forvaltningsloven § 18, med de unntakene loven gir.
Henrik og rapporten han ikke fikk se
Henrik er mellomleder i et logistikkfirma. To ansatte klager på at han har vært nedsettende i medarbeidersamtaler. Arbeidsgiver leier inn en ekstern undersøker, som snakker med Henrik, de to som klaget og fire vitner. Rapporten på 22 sider konkluderer med at Henrik har opptrådt krenkende ved to anledninger.
Henrik får en e-post fra HR med konklusjonen i tre setninger og en innkalling til møte om «videre oppfølging». Han ber om rapporten og får til svar at den er «konfidensiell».
Henrik har krav på mer enn tre setninger. Han kan be om innsyn etter artikkel 15 i de opplysningene som gjelder ham: beskrivelsen av de to hendelsene, hva vitnene har sagt om ham, og vurderingene undersøkeren har gjort. Arbeidsgiver kan sladde navn og opplysninger som bare gjelder andre, men må gi ham nok til at han forstår hva konklusjonen bygger på. Vurderer arbeidsgiver oppsigelse, skal grunnlaget så langt det er praktisk mulig drøftes med deg før beslutningen, med mindre du selv ikke ønsker det.
Hvis du er den som klaget
Er det du som har sagt fra om trakassering, har du også rett til innsyn i opplysninger om deg selv, for eksempel hvordan forklaringen din er gjengitt. Mange arbeidsgivere gir begge parter en oppsummering av konklusjonen og hvilke tiltak som settes inn. Hva som skjer med den andre parten, for eksempel om vedkommende har fått en advarsel, er derimot opplysninger om en annen person, og det kan arbeidsgiver ofte holde tilbake.
Kort oppsummert
- Du har krav på innsyn i opplysningene om deg i rapporten fra faktaundersøkelsen, etter personvernforordningen artikkel 15.
- Du har ikke alltid krav på hele rapporten; deler som bare gjelder andre, kan sladdes.
- Skal rapporten brukes til advarsel eller oppsigelse, må du få kjennskap til grunnlaget og mulighet til å svare.
- Be om innsyn skriftlig; arbeidsgiver skal som hovedregel svare innen én måned.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.