Kontakt med UDI om saken din: hva de kan svare på
Når du skal ringe UDI om saken, kan UDI veilede deg om regler og saksgang, men opplysninger om en konkret sak får bare du selv eller en du har gitt fullmakt. Det skyldes taushetsplikten. UDI kan ikke si hvordan saken kommer til å ende, og de kan ikke avgjøre noe over telefon. Skal en annen kontakte UDI for deg, trenger vedkommende fullmakt.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
To typer spørsmål, to ulike svar
Når du tar kontakt med UDI, stiller du i praksis to slags spørsmål. Det første er hvordan reglene er. Hva kreves for en studietillatelse? Hvilke dokumenter må jeg ha med? Hva betyr det at søknaden er «tatt til behandling»? Det andre er hva som skjer i din egen sak. Har dere mottatt dokumentet jeg sendte? Hvem behandler saken? Hvorfor har det gått så lang tid?
UDI svarer lettere og bredere på det første. Svar på det andre gis bare til deg eller til en du har gitt fullmakt. Forskjellen bygger på to regler i forvaltningsloven: veiledningsplikten og taushetsplikten.
Hva UDI skal veilede deg om
Forvaltningsloven § 11 gir alle forvaltningsorganer en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Når du spør, skal UDI gi veiledning om gjeldende lover, forskrifter og vanlig praksis, og om reglene for saksbehandlingen, særlig om rettighetene og pliktene dine som part. Om mulig skal de også peke på forhold i din situasjon som kan få betydning for utfallet.
Plikten gjelder også før du har sendt søknad. Loven sier at forvaltningsorganet skal veilede en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for ham, uavhengig av om det pågår en sak. Du kan altså ringe og spørre hva du må dokumentere før du søker.
Veiledningen skal likevel tilpasses organets kapasitet. UDI får mange henvendelser, og de svarer ikke alltid med full gjennomgang av alle alternativer. Skriver du til dem med feil eller mangler i en henvendelse, skal de si fra om det, og de bør gi en frist til å rette opp.
Veiledning er ikke det samme som en forhåndsavgjørelse. UDI kan forklare hva vilkårene er og hvordan saker av din type vanligvis behandles. De kan ikke love deg hvilket vedtak du får. Et vedtak treffes først når saken er behandlet, og det kommer skriftlig.
Hvem får opplysninger om en konkret sak
Alle som arbeider for et forvaltningsorgan, må hindre at andre får kjennskap til det de får vite om noens personlige forhold (forvaltningsloven § 13). En utlendingssak handler om identitet, familie, helse, arbeid og økonomi, og de fleste opplysningene i den er personlige i lovens forstand. Derfor gir UDI opplysninger om en konkret sak til parten, altså søkeren, og til en fullmektig.
Slik skriver UDI på sine sider at de gjør det: de gir saksinformasjon når personen selv ringer eller møter opp, eller når personen har gitt skriftlig fullmakt. Det samme gjelder ofte for en arbeidsgiver, en venn eller en slektning. Uten fullmakt kan UDI svare på generelle spørsmål om reglene, men ikke si noe om status i saken. For barn under 18 er det normalt foreldrene som kontakter UDI.
Er du i tvil om du får svar, kan du ringe selv og be om informasjon om reglene først. Be så om at den du har gitt fullmakt, får kontakte UDI neste gang.
Fullmakt: slik gir du andre lov til å kontakte UDI
Du har rett til å la deg bistå av en fullmektig på alle trinn i saken (forvaltningsloven § 12). Det kan være enhver myndig person, for eksempel en slektning, en venn eller en tillitsperson. Fullmektigen kan sende henvendelser og møte sammen med deg. Henvendelser fra UDI går da til fullmektigen så langt fullmakten rekker, og du kan kreve å bli underrettet i tillegg.
Fullmektigen skal legge frem skriftlig fullmakt. Utlendingsforskriften § 17-1 gjentar dette, og sier at det i særlige tilfeller, for eksempel krig eller manglende infrastruktur, kan legges til grunn at en annen opptrer som fullmektig uten skriftlig fullmakt.
Fullmakten bør si hvem som gir den, hvem som mottar den, hvilken sak den gjelder (referansenummer eller D-nummer hvis du har det), og hva fullmektigen kan gjøre. UDI har et eget skjema på udi.no. Legg ved kopi av legitimasjon hvis skjemaet ber om det, og følg anvisningen om hvor det sendes.
Det UDI ikke kan hjelpe deg med per telefon
Søknader og klager leveres ikke over telefon, og en telefon gir deg ikke fortgang i køen. Skal du levere dokumenter, bruker du Min side. Skal du klage, gjør du det skriftlig og innen fristen. Å ringe stopper ingen frister.
Hvor lang tid saken tar, kan UDI si noe om i sin generelle oversikt over saksbehandlingstider. De kan ikke love en dato for din sak. Er saken åpenbart gått ut over normal tid, kan du be om en forklaring på forsinkelsen.
Ifølge UDIs kontaktside gis telefonveiledning på norsk og engelsk. Trenger du hjelp på et annet språk, kan en fullmektig som snakker språket ditt, kontakte UDI for deg.
Selam ringer for søsteren
Tigist Alemu har søkt om arbeidstillatelse. Hun har ligget på sykehus og klarer ikke ringe selv, og ber søsteren Selam ta kontakt for å høre om UDI har fått legeerklæringen hun lastet opp. Selam ringer og spør. UDI forklarer hvilke dokumenter som vanligvis kreves, men kan ikke si om Tigists legeerklæring er mottatt.
Tigist fyller ut fullmaktsskjemaet, signerer det og legger ved kopi av pass. Selam sender det inn. Ved neste samtale kan UDI si at dokumentet ligger i saken og hvem som er saksbehandler.
Kort oppsummert
- Du kan ringe UDI om saken din for å få veiledning om regler og saksgang. Det følger av forvaltningsloven § 11.
- Opplysninger om en konkret sak gis bare til deg selv eller en med fullmakt, fordi UDI har taushetsplikt.
- Fullmektigen kan være enhver myndig person, men må legge frem skriftlig fullmakt.
- UDI kan ikke love et utfall eller avgjøre saken over telefon, og en telefon stopper ingen frister.
- Skal du levere dokumenter eller klage, gjør du det skriftlig.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.