Klage til KOFA – fristen, gebyret og hva du kan oppnå
En klage KOFA behandler, gir deg sjelden kontrakten tilbake, selv om du får fullt medhold i at kommunen gjorde noe galt. Leon tapte nylig et anbud på vedlikehold av kommunale bygg med to poengs margin, og lurer på om det er verdt å klage når kontrakten trolig allerede er signert med konkurrenten. Svaret avhenger av hva slags sak det er: en rådgivende uttalelse om at noe var feil, eller en gebyrsak om en ulovlig direkteanskaffelse der KOFA faktisk kan reagere med et overtredelsesgebyr mot oppdragsgiver. For Leons sak, en ordinær tildeling han mener ble feil vurdert, er det det rådgivende sporet som er aktuelt, og da er gevinsten en uttalelse han kan bruke videre, ikke kontrakten han akkurat tapte.
Leon fikk beskjed to poeng var forskjellen
Leon driver et vaktmesterfirma som la inn tilbud på en rammeavtale om vedlikehold for tre kommunale bygg. Tilbudet hans var billigere enn vinnerens, men tapte på kvalitetskriteriene med en marginal poengforskjell Leon mener bygger på en feilaktig vurdering av firmaets erfaring. Han har allerede bedt om begrunnelse og fått den, men er fortsatt uenig i hvordan kommunen har poengsatt referanseprosjektene hans. Det er i akkurat denne typen situasjon en klage til KOFA kan gi verdi, selv om den ikke reverserer tildelingen som allerede er gjort. Leon vurderte først bare å la det ligge, siden vaktmesterfirmaet hans er lite og han ikke har erfaring med denne typen prosesser, men en samtale med en kollega i bransjen fikk ham til å tenke seg om en gang til.
Kontrakten kunne vært stanset, men bare i et kort vindu
Hadde Leon reagert før kontrakten ble signert, kunne han i teorien ha bedt domstolene om en midlertidig forføyning for å stanse signeringen mens saken ble avklart. Det krever at han handler raskt i perioden mellom tildelingen og selve signeringen, og er en helt annen prosess enn en klage til KOFA i etterkant, både i tempo og i hva som kan oppnås. Se også egen omtale av karenstid og midlertidig forføyning for hvordan det vinduet fungerer i praksis. For Leon var kontrakten allerede signert da han fikk begrunnelsen han var uenig i, og da gjensto bare det rådgivende sporet gjennom KOFA.
Rådgivende sak eller gebyrsak: to helt ulike spor
KOFA behandler to typer saker som fungerer svært forskjellig. I rådgivende saker vurderer nemnda om oppdragsgiver har brutt regelverket i en konkret konkurranse, og gir en uttalelse om det, uten at avgjørelsen er rettslig bindende for noen av partene. I gebyrsaker, som gjelder ulovlige direkteanskaffelser der oppdragsgiver har kjøpt noe uten å kunngjøre konkurranse i det hele tatt, kan KOFA derimot ilegge oppdragsgiveren et overtredelsesgebyr direkte. Leons sak, der kommunen faktisk gjennomførte en konkurranse men etter hans mening vurderte den feil, hører hjemme i det rådgivende sporet, ikke i gebyrsporet.
En uttalelse er ikke det samme som å vinne kontrakten
Det som overrasker mange førstegangsklagere, er at selv en uttalelse fra KOFA om at kommunen har brutt regelverket, ikke automatisk fører til noe konkret for klageren. Kontrakten med den andre leverandøren står fortsatt ved lag, med mindre Leon har fått stanset inngåelsen før den skjedde gjennom en midlertidig forføyning i domstolene. En uttalelse fra KOFA kan likevel ha verdi utover den enkelte saken: den kan brukes som dokumentasjon dersom Leon senere vurderer å kreve erstatning for tapt fortjeneste, og den kan påvirke hvordan samme oppdragsgiver praktiserer regelverket i neste konkurranse han deltar i.
Slik sender du klagen, og hva den koster
En klage til KOFA må sendes innen den fristen som gjelder for saken, og bør inneholde en klar beskrivelse av hva som er galt, med henvisning til de konkrete punktene i konkurransegrunnlaget og tildelingsbrevet Leon mener er brutt. Klagen koster et gebyr som fastsettes av nemnda selv, og Leon bør regne med at det tar noe tid før saken er ferdig behandlet, siden KOFA mottar klager fra hele landet og behandler dem i den rekkefølgen de kommer inn. Jo mer presis klagen er fra starten, desto raskere kan nemnda ta stilling til den, i stedet for å måtte be om ytterligere dokumentasjon underveis. Leon satte sammen klagen selv, med tildelingsbrevet, konkurransegrunnlaget og egne referanselister som vedlegg, og la ved en punktvis gjennomgang av hvorfor han mente poengsettingen av firmaets erfaring var uriktig sammenlignet med hva konkurrenten faktisk hadde dokumentert. En klage som bare hevder at resultatet føles urettferdig, uten å knytte det til konkrete krav i konkurransegrunnlaget, blir langt vanskeligere for nemnda å ta stilling til, og det øker risikoen for at saken avvises på et tidlig stadium uten realitetsbehandling.
Advokat lønner seg når prinsippet er viktigere enn saken
For en enkeltstående tapt kontrakt av moderat størrelse er det ikke alltid verdt å bruke advokat på en KOFA-klage, siden gevinsten uansett bare er en uttalelse. Har Leon derimot mange lignende konkurranser mot samme oppdragsgivere fremover, og mener praksisen deres er systematisk feil, kan en advokat som formulerer klagen presist, øke sjansen for en uttalelse han faktisk kan vise til neste gang han tapte et anbud på pris eller vurderer om det er grunnlag for erstatning for et tapt anbud. Slik bistand tar normalt noen timer på timepris for selve klageformuleringen, langt mindre enn det ville kostet å føre samme sak for domstolene.
Kort oppsummert
- En klage KOFA behandler, hører enten hjemme i en rådgivende sak eller i en egen gebyrsak om ulovlig direkteanskaffelse.
- En uttalelse fra KOFA reverserer ikke en allerede inngått kontrakt, den er kun rådgivende i ordinære saker.
- Klagen koster et gebyr fastsatt av nemnda, og saksbehandlingstiden varierer med hvor mange saker som venter.
- Jo mer presist klagen viser til konkrete punkter i konkurransegrunnlaget, desto raskere kan KOFA ta stilling til den.
- En KOFA-uttalelse kan likevel være nyttig dokumentasjon senere, blant annet ved et eventuelt erstatningskrav.