Hvorfor dette er en stor lettelse for små selskaper

For mange små AS er aksjonærene spredt rundt om i landet, eller rett og slett travle folk med fulle kalendere. Før måtte man enten samles fysisk eller bruke fullmakter. I dag kan dere møtes på en videolenke en kveld og være ferdige på en halvtime.

La oss si at "Nordlys Design AS" har tre eiere: Ingrid bor i Tromsø, Jonas i Oslo og Mariam i Stavanger. Å samle dem fysisk to ganger i året er upraktisk og dyrt. Med digital generalforsamling logger alle tre seg på en videosamtale, stemmer der og da, og styreleder fører protokoll. Vedtakene er like gyldige som om de satt rundt samme bord.

Tre måter å gjøre det på

Det er nyttig å skille mellom tre varianter:

1. Fysisk møte med digital deltakelse. Det holdes et fysisk møte, men aksjonærer som vil, kan delta over nett (§ 5-11 b). Styret skal legge til rette for dette, og det skal være forsvarlig – altså må man kunne kontrollere hvem som deltar og at stemmegivningen skjer på en betryggende måte.

2. Helt digitalt møte. Styret kan beslutte at hele generalforsamlingen holdes uten fysisk oppmøte i det hele tatt. Alle deltar via skjerm. Dette er fullt lovlig, men styret må sørge for at gjennomføringen er trygg: alle skal kunne delta, ta ordet og stemme, og man må kunne kontrollere identitet og stemmer.

3. Forenklet behandling uten møte. Hvis ingen aksjonær motsetter seg det, kan saken behandles helt uten et tradisjonelt møte – for eksempel ved at protokollen sirkulerer for signering, eller over telefon (§ 5-7). Mer om dette i artikkel 103.

Hva styret må tenke på (sjekkliste)

  • Velg en trygg plattform. Teams, Zoom, Google Meet eller lignende fungerer fint.
  • Sikre identifikasjon. Dere må kunne vite hvem som faktisk deltar. I et lite selskap der alle kjenner hverandre på video er dette enkelt.
  • Sørg for at alle kan delta og stemme. Ingen skal stenges ute fordi de mangler teknologi de ikke fikk beskjed om.
  • Ta opptak eller god protokoll. Det viktige er at protokollen viser hva som ble vedtatt og med hvilke stemmetall.
  • Skriv det i innkallingen. Oppgi at møtet holdes digitalt, og legg ved lenken eller forklar hvordan man kobler seg på.

Et eksempel på hvordan det kan se ut

Innkallingen til Nordlys Design AS kan inneholde:

Gjennomføring: Generalforsamlingen holdes digitalt via Microsoft Teams. Lenke sendes på e-post dagen før. Aksjonærer som ønsker å delta, bes logge på fra kl. 18.55. Stemmegivning skjer muntlig og føres i protokollen av møteleder.

Et lite forbehold om vedtektene

Sjekk vedtektene deres før dere kjører i gang. Noen eldre vedtekter har bestemmelser om at generalforsamling skal holdes fysisk på et bestemt sted. Hvis det står slik, bør dere først endre vedtektene (eller sørge for at alle aksjonærer er enige om å fravike kravet). I praksis er de fleste aksjonærer i små selskaper enige om å gjøre det enkelt – og da er det ingen hindring.

Hva betyr "forsvarlig" gjennomføring?

Når styret beslutter digitalt møte, har det et ansvar for at gjennomføringen er forsvarlig. Det høres tungt ut, men i et lite selskap er det egentlig sunn fornuft. Tre ting bør være på plass:

  1. Alle skal kunne delta. Ingen aksjonær skal stenges ute fordi de ikke fikk vite hvordan de skulle koble seg på, eller fordi plattformen krever utstyr de ikke har. Send tydelig informasjon på forhånd.
  2. Alle skal kunne ta ordet. Generalforsamlingen er aksjonærenes arena. På video betyr det at folk må få ordet, ikke bli "mutet" bort fra diskusjonen.
  3. Stemmegivningen må kunne kontrolleres. Dere må kunne vite hvem som stemmer hva, og at tallene blir riktige. I et selskap med tre eiere er dette enkelt – møtelederen spør hver enkelt og fører det i protokollen.

Klarer dere disse tre, er gjennomføringen normalt forsvarlig.

Et praktisk eksempel på en hel digital runde

Tilbake til Nordlys Design AS. Slik kan kvelden se ut:

Kl. 18.55 logger Ingrid, Jonas og Mariam seg på Teams-lenken de fikk på e-post. Kl. 19.00 åpner Ingrid (styreleder) møtet, sjekker at alle tre er til stede – det utgjør 100 prosent av aksjekapitalen – og blir valgt til møteleder. De går gjennom dagsordenen punkt for punkt. For hver sak spør Ingrid: "Hvem stemmer for?" og noterer svarene. Etter en halvtime er alt vedtatt. Ingrid skriver ferdig protokollen, deler skjermen så de andre kan lese den, og sender den på e-post for elektronisk signering. Møtet er like gyldig som om de hadde reist gjennom halve landet for å sitte i samme rom.

Sikkerhet og småtips

  • Send lenken bare til aksjonærene (og eventuelle fullmektiger og rådgivere), ikke til en åpen kanal.
  • Be folk slå på kamera ved identifisering, så dere ser hvem som faktisk deltar.
  • Ha en plan B hvis nettet faller ut – for eksempel telefon som reserve.
  • Avtal hvordan det stemmes på forhånd: muntlig opprop, håndsopprekning på skjerm, eller chat. Det viktige er at det blir entydig protokollført.

Vanlige spørsmål

  • "Er en e-post-avstemning gyldig?" Hvis ingen motsetter seg forenklet behandling, ja (§ 5-7). Men sørg for skriftlig spor og en protokoll.
  • "Kan én eier kreve fysisk møte?" Ved forenklet behandling kan et styremedlem kreve at saken tas i møte. Og en aksjonær kan motsette seg den forenklede formen. Da må dere holde et ordinært (gjerne digitalt) møte i stedet.
  • "Teller en digital stemme like mye?" Ja. En stemme avgitt på video er nøyaktig like gyldig som en avgitt i et fysisk rom.

Kort oppsummert

Ja, dere kan holde generalforsamling uten å samles fysisk. Styret kan beslutte digital gjennomføring, aksjonærene har rett til å delta elektronisk (§ 5-11 b), og helt uformell behandling uten møte er mulig når ingen motsetter seg det (§ 5-7). Det viktigste er at alle får delta og stemme, at gjennomføringen er forsvarlig, og at det føres protokoll. Sjekk bare vedtektene først.