Slik informerer styret beboerne uten å bryte taushetsplikten

Hva taushetsplikten omfatter

Borettslagsloven pålegger tillitsvalgte, forretningsfører og ansatte i laget å hindre at uvedkommende får tilgang til det de har fått kjennskap til i virksomheten om personlige forhold (§ 13-1). Plikten gjelder ikke når ingen berettiget interesse tilsier at opplysningene skal holdes hemmelige. Brudd kan straffes med bøter, mens medvirkning ikke straffes.

Loven sier ikke nøyaktig hvilke opplysninger som er personlige. Typiske eksempler er helse, familieforhold, økonomi og betalingsproblemer, og hvem som har klaget på hvem. Opplysninger om bygget, vedtak og felles drift er ikke personlige på samme måte.

Eierseksjonsloven har ikke en slik bestemmelse. I sameier gjelder likevel personvernreglene når styret behandler opplysninger om enkeltpersoner. Det betyr i praksis at styret bør behandle slike opplysninger på samme forsiktige måte, og bare dele det som er nødvendig. Personopplysningsloven og personvernforordningen er lovverket som gjelder (personopplysningsloven).

Det styret fritt kan informere om

Beboerne har krav på å kjenne til hva som skjer i bygget. Styret kan fritt informere om vedtak i generalforsamling og styre, planlagte arbeider, dato for vannavstengning, endringer i husordensregler, innkalling og regnskap, og hendelser som berører flere, for eksempel brann- eller vannskade i fellesarealer. Her er det saken som står i sentrum, ikke den enkelte beboer.

Skriv i en nøytral tone, og hold deg til opplysninger styret kan stå inne for. Rykter gir ingen nytte, og gjetninger om årsaker kan gjøre skade hvis de rammer noen.

Det styret må holde tilbake

Styret skal ikke dele hvem som har betalingsproblemer eller restanse på felleskostnader, hvem som har fått klage på seg, helsetilstand, familieforhold eller andre private opplysninger om en beboer. Det gjelder også når naboene har sett det selv, og når opplysningen kommer fra en annen i bygget.

Et stikkord kan hjelpe: kan en leser peke ut en bestemt person på grunn av teksten? Da har styret allerede delt for mye. Hvis noen spør direkte, kan styret svare at det ikke uttaler seg om enkeltbeboere. Ber en beboer om innsyn i opplysninger om seg selv, er det en egen sak med egne regler.

Når en beboer spør om en annen beboer

Det vanligste bruddet skjer ikke i rundskrivene, men i samtaler i oppgangen. En nabo spør om det er noe styret «holder på med» med leiligheten ved siden av, og et styremedlem svarer uten å tenke seg om. Svaret kan være sant og likevel røpe noe det ikke er styrets sak å fortelle.

Det hjelper å ha en standardsetning: «Styret kommenterer ikke saker som gjelder enkeltbeboere.» Den kan brukes uten at den sier noe om hvorvidt det finnes en sak. Er det en sak mellom to naboer som angår begge, kan styret oppfordre dem til å snakke med hverandre.

Praktiske grep ved utsendelser

Bruk fellesbetegnelser. «En leilighet i B-oppgangen» er bedre enn et leilighetsnummer når saken kan peke på en person. Vann- eller støyskader kan beskrives med sted og tidspunkt for arbeidet, uten navn på hvem som forårsaket skaden.

Send fellesutsendelser som blindkopi hvis mottakerlisten viser noe om beboerne, eller bruk lagets egne kanaler. Referat fra generalforsamling og styre skal ikke inneholde mer enn vedtaket krever, og navn på enkeltbeboere i saker om mislighold eller klage bør kunne tas ut av versjonen som deles. Spør forretningsføreren når du er i tvil, siden også forretningsføreren er bundet av plikten.

Før du trykker send, kan du lese teksten som om du var en nabo. Hvis du kan gjette hvem det handler om, må teksten skrives om. Det gjelder også vedlegg som bilder og skjermbilder, der navn, adresser og kontonummer lett kommer med uten at det er meningen. Fjern det som ikke trengs, før dokumentet deles.

Taushetsplikten gjelder også etter at man har gått ut av styret. Tidligere styremedlemmer bør derfor ikke fortelle videre det de fikk vite i vervet om beboere, selv om saken er gammel. Er du usikker på hva som kan sies i en konkret situasjon, er det tryggere å spørre forretningsføreren eller la være å si noe.

Kort oppsummert

• Styret kan informere om felles saker og vedtak, og skal ikke spre personlige opplysninger om enkeltbeboere.
• I borettslag er taushetsplikten lovfestet i § 13-1, og brudd kan straffes med bøter.
• Eierseksjonsloven har ingen tilsvarende bestemmelse, men personvernreglene gjelder.
• Skriv om saken, ikke personen, og bruk fellesbetegnelser i rundskriv og referater.
• Er du i tvil, la være å sende, og spør forretningsføreren.