Hvordan fungerer reiseregning og diett for ansatte?

Slik fungerer reiseregning og diett

En tjenestereise er en reise den ansatte gjør for jobben, bort fra det faste arbeidsstedet. Reiseregningen er hennes oppstilling over reisen og det hun krever dekket. Den er også bilaget du bokfører utbetalingen på.

Reiser mellom hjemmet og det faste arbeidsstedet er ikke tjenestereiser. Dekker du slike reiser, er det vanlig lønn med skattetrekk og arbeidsgiveravgift, uansett hva det kalles.

Utgiftene kan dekkes på to måter:

• etter regning, der den ansatte legger fram kvittering for billetter, hotell og liknende og får dekket det hun har betalt
• etter sats, der den ansatte får et fast beløp, for eksempel per kilometer eller per døgn, uansett hva hun faktisk brukte

Du kan kombinere de to. Hotellet kan for eksempel dekkes etter regning, mens maten dekkes med kostgodtgjørelse (diett) etter sats.

Hva reiseregningen må inneholde

Dokumentasjonen av reiseutgifter skal vise hvem utgiftene gjelder, hva formålet med reisen var, og hvilke arrangementer den reisende deltok på (bokføringsforskriften § 5-9). Består dokumentasjonen av flere dokumenter, skal de vise til hverandre. Den skal også oppfylle kravene i forskriften til skattebetalingsloven.

I praksis bør reiseregningen ha med:

• dato og klokkeslett for når reisen startet og sluttet
• reiserute og reisemål
• hvor den ansatte overnattet
• for bil: antall kilometer, hvor hun kjørte, og eventuelle passasjerer
• kvitteringer for utgifter som dekkes etter regning

Godkjenn reiseregningen før du betaler, og ta vare på den sammen med resten av regnskapet. Hvor lenge, står i hvor lenge regnskapet skal oppbevares.

Mangler reiseregningen opplysninger som kreves, blir godtgjørelsen trekkpliktig. For bilgodtgjørelse står dette uttrykkelig i Skatteetatens veiledning til a-meldingen.

Kilometergodtgjørelse etter satsen

Kjører den ansatte egen bil i jobben, er 3,50 kroner per kilometer trekkfritt i 2026. Det gjelder også elbil. Passasjertillegget er 1 krone per kilometer per passasjer. Kjøring på skogs- og anleggsvei og frakt av utstyr som ikke får plass i bagasjerommet eller på takstativet, gir også 1 krone per kilometer.

Kjører den ansatte firmabil, dekker bedriften drivstoff og andre bilkostnader direkte, og da blir det ingen kilometergodtgjørelse.

Andre kjøretøy har egne trekkfrie satser i 2026. Motorbåt gir 7,50 kroner per kilometer, snøscooter og ATV 10 kroner, tung motorsykkel over 125 kubikk 2,95 kroner, og moped og lett motorsykkel 2 kroner.

Betaler du statens sats på 5,30 kroner per kilometer, er 3,50 kroner trekkfritt, og de resterende 1,80 kronene er trekkpliktig lønn. I a-meldingen rapporterer du den trekkfrie delen som trekkfri bilgodtgjørelse med antall kilometer, og resten som trekkpliktig bilgodtgjørelse. Arbeidsgiveravgift beregnes bare av den trekkpliktige delen (folketrygdloven § 23-2 tredje ledd). Om bil fra jobben er et bedre valg, se firmabil eller kjøregodtgjørelse.

Diett og overnatting

Kostgodtgjørelse (diett) skal dekke merutgifter til mat på reisen. Skattedirektoratet fastsetter satsene hvert år. De er forskjellige for reiser med og uten overnatting, og for reiser i Norge og i utlandet. Satsene står i skattefrie satser for diett på tjenestereise.

Utgangspunktet i loven er at godtgjørelse til å dekke utgifter i arbeidet er trekkpliktig, selv om den ikke er skattepliktig (skattebetalingsloven § 5-6 andre ledd). Det er satsene som gjør godtgjørelsen trekkfri innenfor rammen. Betaler du mer enn satsen, er det overskytende trekkpliktig lønn, og du beregner arbeidsgiveravgift av det. For den ansatte er godtgjørelsen skattepliktig i den grad den gir overskudd eller dekker private utgifter (skatteloven § 5-11).

Reise- og diettgodtgjørelse er blant opplysningene loven krever at du gir i a-meldingen (skatteforvaltningsloven § 7-2). Du rapporterer i måneden du betaler ut.

Betaler du ut diett uten at den ansatte har vært på en reise som gir rett til den, er hele beløpet lønn. Det samme gjelder en fast månedlig «diett» som betales uansett om den ansatte reiser.

Kort oppsummert

• Med reiseregning og diett dokumenterer den ansatte tjenestereisen, og du dekker utgifter etter regning eller betaler etter sats.
• Reiseregningen skal vise hvem, hvorfor og hva, og for bil antall kilometer og rute.
• Kilometergodtgjørelse er trekkfri med 3,50 kroner per kilometer i 2026. Det du betaler over, er trekkpliktig lønn.
• Diett innenfor Skattedirektoratets satser er trekkfri. Det overskytende gir skattetrekk og arbeidsgiveravgift.
• Godtgjørelsen rapporteres i a-meldingen for måneden du betaler den ut.