Hvordan fører en velforening eller hytteforening regnskapet?

Hva loven krever av foreningen

En vanlig velforening har ikke plikt til å lage årsregnskap etter regnskapsloven. For foreninger gjelder plikten først ved eiendeler på over 20 millioner kroner eller over 20 årsverk (regnskapsloven § 1-2). Bokføringsloven gjelder først når foreningen skal levere skattemelding for skattepliktig virksomhet eller er registrert for merverdiavgift.

Skatteplikten avhenger av hva foreningen gjør. En forening uten erverv til formål er fritatt for skatt, men inntekt av økonomisk virksomhet, også utleie av fast eiendom, blir skattepliktig over en beløpsgrense (skatteloven § 2-32):

• 70 000 kroner i omsetning i året fra den økonomiske virksomheten for vanlige foreninger
• 140 000 kroner for veldedige og allmennyttige foreninger

Skatteetaten regner velforeninger, grendelag og nærmiljøorganisasjoner som allmennyttige. Hytteforeninger er ikke nevnt, og der må formålet og hvem foreningen er åpen for, vurderes. En hytteforening som bare tar seg av veien for sine egne medlemmer, er neppe allmennyttig. Har foreningen bare skattefrie inntekter, trenger den ikke levere skattemelding. Se også når en forening driver næring.

Hva vedtektene bør si om økonomien

Når loven sier lite, blir vedtektene viktige. Gode vedtekter for en velforening eller hytteforening sier:

• at regnskapsåret er kalenderåret
• hvem i styret som er kasserer, og hvem som kan godkjenne utbetalinger
• at årsmøtet skal godkjenne regnskap, budsjett og kontingent
• hvem som skal revidere regnskapet, for eksempel to medlemmer valgt av årsmøtet
• om det skal settes av penger til et vedlikeholdsfond, og hva fondet kan brukes til

Revisorene trenger ikke være autoriserte. Det holder at to medlemmer som ikke sitter i styret, går gjennom bilag og bankutskrifter og skriver en kort beretning til årsmøtet. Les mer om hva vedtektene i en forening bør inneholde.

Slik fører kassereren regnskap for velforening og hytteforening

Foreningen må være registrert i Enhetsregisteret for å få organisasjonsnummer, og banken krever normalt det for å åpne konto i foreningens navn. Med egen konto blir regnskapet langt enklere å følge:

• Kontingent og andre innbetalinger går til foreningens konto, aldri til kassererens private konto.
• Hver utgift har en faktura eller kvittering, og styreleder eller et annet styremedlem godkjenner før kassereren betaler.
• Kassereren fører inntekter og utgifter i et regneark eller et enkelt regnskapsprogram, med dato, tekst, beløp og bilagsnummer.
• Ved årsskiftet lages en oversikt over medlemmer som ikke har betalt, og regninger som ikke er betalt.

Årsregnskapet bør ha to deler. Resultatet viser inntekter og kostnader i året. Balansen viser hva foreningen har i banken, hva medlemmene skylder, hva foreningen skylder, og hvor mye som står i vedlikeholdsfondet. Et regnskap som bare viser inn og ut av banken, skjuler ubetalt kontingent og regninger som kommer etter nyttår.

Oppbevar bilagene i minst fem år, selv om foreningen ikke har bokføringsplikt. Da har neste kasserer og revisorene noe å gå tilbake til.

Kontroll som beskytter både kassereren og foreningen

De fleste kasserere gjør en god jobb. Enkle rutiner gjør det lett å vise det:

• To personer må godkjenne betalinger i nettbanken.
• Revisorene får tilgang til kontoutskrifter direkte fra banken, ikke bare fra kassereren.
• Ved bytte av kasserer lages en skriftlig overlevering med saldo, åpne regninger og passord til regnskapsprogrammet.

Kort oppsummert

• Regnskap for velforening og hytteforening er for det meste styrt av vedtektene, fordi få slike foreninger har regnskapsplikt eller bokføringsplikt.
• Ha bankkonto i foreningens navn, bilag for alt, og to personer på godkjenning av betalinger.
• Lag årsregnskap med både resultat og balanse, så ubetalt kontingent og vedlikeholdsfond kommer fram.
• Økonomisk virksomhet, som utleie, kan bli skattepliktig over 70 000 kroner i året, eller 140 000 kroner for allmennyttige foreninger som velforeninger.