Foreningen har ansatte: arbeidsgiveransvaret styret ikke visste om

Tre ansatte, ett styre som trodde dugnadsreglene fortsatt gjaldt

Så lenge alle som hjalp til i Fjordbukta Svømmeklubb var frivillige, tenkte ingen i styret på seg selv som arbeidsgiver. Det endret seg da klubben i løpet av ett år gikk fra ren dugnadsdrift til å lønne en trener på deltid, en daglig leder for medlemslister og fakturering, og etter hvert en ungdom i kiosken på lørdager. Mange styrer i idrettslag og kulturforeninger tror at frivillighetens ånd på en eller annen måte demper kravene loven stiller, men det stemmer ikke. Arbeidsmiljøloven skiller ikke mellom en ideell forening og en kommersiell bedrift når det gjelder plikter overfor den som mottar lønn for arbeid utført etter styrets instruks. Det Amina fort skjønte, var at hun som styreleder måtte sette seg inn i et regelverk hun aldri hadde forholdt seg til før, midt i en travel sesong med både seriekamper og dugnader. Klubben var ikke alene om dette. Flere korps, kor og lag i samme kommune hadde gjort nøyaktig samme reise de siste par årene, fra rene medlemsdrevne lag til organisasjoner med lønnet personale, uten at noen egentlig hadde markert overgangen med et bevisst valg.

Arbeidsavtalen skal på plass før første trening, ikke etter

Loven krever at det foreligger en skriftlig arbeidsavtale tidlig i arbeidsforholdet, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5, og fristen løper uavhengig av om arbeidsgiveren er en forening eller en fabrikk. Avtalen skal si noe om lønn, arbeidstid, prøvetid og hvem som er nærmeste overordnede, og for en forening betyr det ofte styreleder eller et eget arbeidsutvalg. Fjordbukta Svømmeklubb hadde latt hovedtreneren jobbe i to måneder på en muntlig avtale før noen tenkte på papirarbeidet, og da regnskapsfører spurte etter arbeidskontrakten til årsoppgjøret, fantes det ingen. Se gjerne hva en arbeidskontrakt bør inneholde som utgangspunkt, og tilpass malen til at arbeidsgiveren er en forening med styre i stedet for en daglig leder alene. Mangler avtalen, er ikke arbeidsforholdet ugyldig, men foreningen står svakere i enhver senere uenighet om hva som faktisk ble avtalt. Prøvetid, lønn ved sykdom og hvem som dekker reise til bortekamper er eksempler på punkter som virker selvsagte muntlig, men som fort blir uenighet i praksis dersom de ikke er skrevet ned før sesongen starter.

Pensjon og forsikring foreningen lett glemmer fordi «det er jo bare noen timer i uken»

Obligatorisk tjenestepensjon er en annen felle. Så snart foreningen har ansatte som til sammen fyller vilkårene i OTP-loven, for eksempel to personer med minst 75 prosent stilling eller flere deltidsansatte som samlet utgjør minst to årsverk, plikter foreningen å opprette en pensjonsordning med minst to prosent innskudd av lønnen. Fjordbukta Svømmeklubb lå akkurat i denne gråsonen med tre deltidsansatte, og styret måtte sette seg ned med et forsikringsselskap for første gang i klubbens historie. Yrkesskadeforsikring er heller ikke valgfritt: arbeidsgiver plikter å tegne den for alle ansatte, uavhengig av stillingsstørrelse, og en klubb som lar treneren stå uforsikret risikerer et betydelig personlig ansvar dersom noen skades i jobb. Legg til arbeidsgiveravgiften og plikten til å levere a-melding for hver lønnsutbetaling, og bildet blir klart: en forening med ansatte har akkurat de samme administrative forpliktelsene som en liten bedrift, bare uten en fast lønns- og personalavdeling til å holde styr på det. Overraskende mange styrer tror at OTP-plikten kun rammer «ordentlige» arbeidsgivere med kontorlokaler og fast bemanning, men loven bryr seg ikke om virksomheten drives fra en klubbhuskiosk eller et vanlig næringsbygg. Det avgjørende er hvor mye samlet stilling de ansatte faktisk utgjør, ikke hva foreningen kaller seg selv i vedtektene.

Hva som skjer når styret ikke har fulgt opp, og hvem som svarer for det

Spørsmålet Amina til slutt måtte stille styret, var hvem som faktisk svarer hvis noe går galt. Foreningsretten er i stor grad ulovfestet, og styreansvaret i en forening kan derfor ramme det enkelte styremedlem hardere enn mange tror, særlig der svikten gjelder lovpålagte plikter som pensjon og forsikring, ikke bare dårlig drift. Har styret visst om ansettelsene, men aldri fulgt opp lovkravene, er det vanskelig å skylde på at ingen visste bedre. Løsningen Fjordbukta endte på, var å legge lønns- og personalansvaret til ett fast styremedlem med tydelig mandat, i stedet for at det lå spredt og ble glemt mellom styremøtene. Det er ikke dyrt å ordne riktig fra starten, men det koster mye å rydde opp i etterkant, både i penger og i tillit blant medlemmene. Amina endte også med å be regnskapsfører sette opp en enkel årshjul-liste over lønnsrelaterte frister, slik at ansvaret ikke lenger hviler på at ett styremedlem husker alt fra forrige sesong.

Kort oppsummert

• Så snart en forening lønner noen for arbeid, gjelder arbeidsmiljøloven fullt ut, uavhengig av hvor ideelt formålet er.
• Skriftlig arbeidsavtale skal foreligge tidlig i arbeidsforholdet, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5.
• Obligatorisk tjenestepensjon inntrer når ansettelsene til sammen når vilkårene i OTP-loven, med minst to prosent innskudd.
• Yrkesskadeforsikring er en plikt for enhver arbeidsgiver, også en forening med bare deltidsansatte.
• Legg lønns- og personalansvaret til ett navngitt styremedlem, ikke til styret som helhet.