Må jeg føre kjørebok i enkeltpersonforetak?

Hva som er kravet

Det står ikke noe sted i skatteloven eller bokføringsloven at en næringsdrivende må føre kjørebok. Skatteetaten sier selv i Skatte-ABC at skattyter ikke har plikt til å føre kjørebok. Kravet kommer et annet sted fra: du må kunne godtgjøre at fradraget du krever, har dekning i virkeligheten.

Skatteforvaltningsloven § 8-1 forplikter deg til å gi riktige og fullstendige opplysninger i skattemeldingen. Krever du fradrag for 12 000 kilometer yrkeskjøring, må du kunne vise hvor kilometerne kom fra. Har du ingen oversikt, har du ingenting å vise til når Skatteetaten spør.

Kjørebok er derfor et valg, men et valg det sjelden lønner seg å la være. Alternativet er å samle den dokumentasjonen du har fra andre kilder, og den holder sjelden for hele fradraget.

Hva en kjørebok bør inneholde

Skatteetaten oppgir at en kjørebok for yrkeskjøring bør vise dato, kjørerute fra og til, hva kjøringen gjaldt og antall kilometer for hver tur. Kilometerstand ved årets begynnelse og slutt gjør føringen enda sterkere, fordi den viser hvor mye bilen ble brukt til sammen.

Du kan føre boken for hånd, i et regneark eller i en app som registrerer turene automatisk. Formen er ikke utslagsgivende. Det som teller, er at opplysningene er ført løpende og ikke skrevet opp i etterkant fra hukommelsen.

Gode tilleggsopplysninger er kundens navn eller et ordrenummer. Da kan hver tur kobles til en faktura i regnskapet.

Når kjørebok er særlig viktig

Hvor mye du kjører i næringen, avgjør hvordan bilen behandles skattemessig. Det er tre situasjoner der dokumentasjonen får størst betydning:

• Du krever fradrag etter kilometersats for en privatbil som brukes i næringen.
• Bilen er næringsbil, og du må vise at yrkeskjøringen er over grensen på 6 000 kilometer.
• Du hevder at yrkeskjøringen er så omfattende at bilens listepris kan settes ned ved beregning av privat bruk.

Oppbevaring og andre bilag

Reglene om oppbevaring av regnskapsmateriale står i bokføringsloven § 13. Der er det listet hva som regnes som oppbevaringspliktig, blant annet dokumentasjon av bokførte opplysninger og korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon. En kjørebok kan være slik dokumentasjon når den ligger bak et fradrag i regnskapet.

Bompengekvitteringer, parkeringskvitteringer og faktura for drivstoff hører også med. De bekrefter at bilen var brukt til det du oppgir. Se også bokføringsplikt for småbedrifter for hva som gjelder for oppbevaring generelt.

Har du dessuten en bil som regnes som næringsbil, ligger tilbakeføringen av privat bruk i skatteloven § 6-12.

Når Skatteetaten ber om dokumentasjon

Skatteetaten kan velge ut skattemeldingen din til kontroll, eller be om utfyllende opplysninger om enkeltposter. Spør de om bilkostnader, forventer de å få se hvordan du kom frem til kilometerne. Svarer du med en kjørebok som er ført løpende gjennom året, er saken som regel enkel.

Svarer du med et anslag, må Skatteetaten ta stilling til hvor troverdig det er. Jo mer detaljert og konsistent anslaget er, desto bedre. Et anslag som stemmer med fakturaer, kalenderavtaler og bompengeoversikter, står sterkere enn et rundt tall.

Det er derfor en fordel å ha dokumentasjonen klar før du leverer, ikke etterpå. Hvor lenge du bør oppbevare bilagene, er regulert av bokføringsreglene.

Slik gjør du det enkelt

Den enkleste løsningen er å føre turene samme dag, for eksempel i telefonen. Da blir føringen kort, den stemmer med kalenderen din, og du slipper å rekonstruere et helt år i februar. Merk av turer som er rene yrkesturer. Fører du også private turer, får du oversikten over total kjørelengde, og den kan vise at fordelingen mellom privat og næring er riktig.

Kort oppsummert

• Det er ikke lovpålagt å føre kjørebok i enkeltpersonforetak.
• Du må likevel kunne dokumentere yrkeskjøringen, og kjørebok er det vanligste beviset.
• En kjørebok bør vise dato, rute, formål og kilometer, ført løpende.
• Mangler dokumentasjonen, kan Skatteetaten avvise fradraget helt eller delvis.
• Dokumentasjonen oppbevares etter bokføringsloven.