Utgangspunktet: fordelen kan fordeles etter faktisk bruksandel

Hovedregelen er at fordelen ved bruk av en delt firmabil kan fordeles forholdsmessig mellom de ansatte som faktisk deler på bilen, basert på deres reelle bruksandel gjennom året. Dette er en praktisk og rimelig tilnærming — det ville vært urimelig om to personer som deler en bil 50/50 hver skulle beskattes som om de hadde bilen alene i 100 prosent av tiden. Problemet, som med så mye annet i firmabilbeskatningen, ligger i dokumentasjonskravet: uten god dokumentasjon av den faktiske fordelingen vil Skatteetaten kunne legge til grunn full fordel på hver enkelt bruker som har hatt tilgang til bilen, uavhengig av hvor mye de faktisk brukte den.

Regneeksempel: Kjetil og Marte deler en bil i Lindstrøm Bygg AS

Lindstrøm Bygg AS har en Skoda Superb med listepris kr 410 000 som to av de ansatte, Kjetil og Marte, deler på gjennom hele året. Kjetil har bilen mandag til onsdag hver uke, mens Marte har den torsdag til søndag — en fordeling som er nedfelt skriftlig i en intern avtale og som følges opp gjennom en delt kalender hvor begge registrerer hvem som har bilen til enhver tid, samt en kjørebok som viser faktisk bruk.

Den totale årlige fordelen for bilen beregnes først etter standardmodellen: 30 % av kr 370 300 (kr 111 090) pluss 20 % av kr 39 700 (kr 7 940), til sammen kr 119 030. Basert på den dokumenterte fordelingen — Kjetil har bilen omtrent 3/7 av tiden og Marte omtrent 4/7 — kan fordelen fordeles tilsvarende: Kjetil fordelsbeskattes for omtrent kr 51 013 (3/7 av totalen), mens Marte fordelsbeskattes for omtrent kr 68 017 (4/7 av totalen). Til sammen utgjør dette fortsatt den totale fordelen på kr 119 030, men fordelt rettferdig mellom de to basert på faktisk bruk, i stedet for at begge skulle blitt beskattet for hele beløpet hver for seg.

Hva skjer uten god dokumentasjon?

Sammenlign dette med en situasjon hvor Lindstrøm Bygg AS ikke har noen skriftlig avtale, ingen delt kalender og ingen kjørebok — bilen står bare tilgjengelig for begge, og de bruker den "som det passer". I et slikt tilfelle vil Skatteetaten ved en kontroll ha vesentlig svakere grunnlag for å akseptere noen forholdsmessig fordeling, og vil kunne legge til grunn at begge har hatt full rådighet over bilen gjennom hele året de facto hadde tilgang til den — noe som i verste fall betyr at både Kjetil og Marte fordelsbeskattes for hele beløpet på kr 119 030 hver, altså til sammen kr 238 060 mellom dem, dobbelt så mye som om fordelingen hadde vært riktig dokumentert.

Praktiske krav til dokumentasjon ved delt bruk

For at en forholdsmessig fordeling skal holde ved en eventuell kontroll, bør selskapet ha en skriftlig, tydelig avtale om hvordan bilen deles mellom brukerne, gjerne med faste dager eller uker tildelt hver person. En løpende ført kalender eller kjørebok som viser hvem som faktisk hadde bilen til enhver tid, ikke bare den opprinnelige planen, er avgjørende — planer endres, og det er den faktiske bruken, ikke den opprinnelige intensjonen, som skal legges til grunn for beskatningen. Jo mer presis og fortløpende ført denne dokumentasjonen er, desto sterkere står selskapet og de ansatte i en eventuell kontrollsak.

Hva om bruksfordelingen svinger mye gjennom året?

Er fordelingen ujevn — for eksempel fordi Kjetil er mye borte på kurs enkelte måneder mens Marte da bruker bilen mer — bør fordelingen ideelt sett beregnes basert på den faktiske, dokumenterte bruken gjennom hele året, ikke en fast prosentandel fastsatt ved årets start som ikke lenger stemmer med virkeligheten. Dette krever noe mer administrativt arbeid, men sikrer at hver av de ansatte betaler skatt for nøyaktig den andelen av bilbruken de faktisk har hatt.

Bør selskapet vurdere flere biler i stedet?

For selskaper med mange ansatte som deler på få biler, kan det administrative arbeidet med å dokumentere delt bruk bli betydelig. I noen tilfeller kan det være enklere og mer forutsigbart å vurdere om selskapet heller bør ha flere, rimeligere biler enn én bil av høyere klasse som flere deler på — men dette er igjen en avveining mellom praktiske, økonomiske og skattemessige hensyn som bør vurderes konkret for det enkelte selskap.

Digitale bookingløsninger gjør fordelingen enklere å dokumentere

For selskaper som ønsker en ryddig og etterprøvbar løsning på delt bilbruk, finnes det i dag digitale bookingsystemer og apper hvor ansatte reserverer bilen for bestemte tidsrom, kombinert med GPS-logging som automatisk registrerer faktisk kjørt distanse per bruker. En slik løsning gir Lindstrøm Bygg AS et langt mer robust grunnlag for å dokumentere den forholdsmessige fordelingen mellom Kjetil og Marte enn en manuell kalender ville gjort, siden systemet fanger opp eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bruk automatisk. Investeringen i et slikt system er ofte beskjeden sammenlignet med den potensielle skattebesparelsen ved å unngå at begge ansatte blir fordelsbeskattet for hele bilens verdi hver for seg.

Hva om en tredje ansatt låner bilen sporadisk?

Utvider selskapet bruken slik at også en tredje ansatt, som ikke er del av den faste delingsordningen mellom Kjetil og Marte, av og til låner bilen for et enkeltstående oppdrag, bør denne bruken også registreres og eventuelt fordelsbeskattes for den aktuelle personen basert på faktisk bruksomfang. Blir denne tredje bruken hyppig nok, bør selskapet vurdere å formalisere også denne personens andel i den skriftlige delingsavtalen, i stedet for å la det stå som en uformell og udokumentert ordning som kan skape uklarhet om hvem som reelt sett har hatt rådighet over bilen til enhver tid.

Uansett hvilken løsning selskapet velger, er det den løpende, faktiske dokumentasjonen av hvem som har brukt bilen når, som til syvende og sist avgjør om den forholdsmessige fordelingen holder ved en eventuell kontroll.

Kort oppsummert - Fordelen ved delt bruk av firmabil kan fordeles forholdsmessig mellom brukerne basert på faktisk bruksandel. - Dette krever god dokumentasjon, for eksempel en skriftlig avtale, delt kalender og kjørebok. - Uten slik dokumentasjon kan Skatteetaten legge til grunn full fordel på hver bruker som har hatt tilgang til bilen. - Fordelingen bør baseres på faktisk, løpende dokumentert bruk gjennom året, ikke bare en opprinnelig plan. - For selskaper med mange ansatte kan flere rimeligere biler noen ganger være enklere å administrere enn delt bruk av én bil.