Kan et feilskrevet stiftelsesdokument rettes etter registrering?

Stiftelsesdokumentet er en kvittering, ikke et utkast

Harald og to venner stiftet et AS for seks uker siden. Planen var 33, 33 og 34 prosent av aksjene, likt fordelt så langt det går. Da han endelig leste stiftelsesdokumentet nøye i forrige uke, sto det 50, 25 og 25. Malen de brukte hadde et standardoppsett for hovedaksjonær og to minoritetseiere, og ingen av dem fanget det opp før signeringen.

Et stiftelsesdokument er ikke en kontrakt dere kan redigere når dere blir enige om noe nytt. Det er en beskrivelse av en historisk hendelse: hvem som tegnet aksjer, hvor mange, og hva som ble betalt inn. Når selskapet først er stiftet og registrert i Foretaksregisteret på grunnlag av det dokumentet, er spørsmålet ikke lenger «hva vil vi at det skal stå», men «stemmer det som står med det som faktisk skjedde».

Feil i stiftelsesdokumentet krever en annen løsning enn feil i vedtektene

Her deler saken seg i to helt forskjellige spor, og det er lett å blande dem.

Stemmer selve pengeoverføringene med den avtalte fordelingen, altså at Harald og de to andre faktisk betalte inn 33, 33 og 34 prosent av aksjekapitalen mens malen skrev feil tall i dokumentet, er dette en ren skrivefeil. Da kan det rettes ved en korrigert innsending til Foretaksregisteret, gjerne sammen med kontoutskrifter som viser hva som faktisk ble betalt av hvem.

Er det derimot pengene som fulgte malen, altså at hovedaksjonæren faktisk betalte inn for 50 prosent og de to andre for 25 hver, er feilen ikke lenger på papiret. Da er den virkelige fordelingen 50/25/25, og for å komme til 33/33/34 må dere gjennomføre en aksjeoverdragelse mellom stifterne. Det er ikke en retting av en feil, det er et salg av aksjer fra den som har for mange til de som har for få, og det skal håndteres deretter.

Feil i vedtektene, som formål eller antall styremedlemmer, ligger i en helt annen kategori. Vedtektene er selskapets løpende regelverk, ikke et referat fra stiftelsen, og hva som kreves for å endre vedtektene følger sine egne, enklere regler.

For Harald og de to andre betyr det i praksis at de først må avklare hvilket spor de er i, før noen sender noe som helst til Foretaksregisteret. Går de i gang med en korrigering før de vet hva som faktisk ble betalt, risikerer de å måtte gjøre jobben to ganger.

Slik retter dere feilen i praksis

Rekkefølgen som fungerer, er denne:

Finn ut hva som faktisk skjedde. Hent kontoutskriftene som viser innbetalingene fra hver av stifterne, og sammenlign dem med det som står i stiftelsesdokumentet. Dette avgjør hvilket av de to sporene over dere er i.

Bli enige skriftlig om hva den riktige situasjonen skal være, og få det bekreftet av alle stifterne – ikke bare muntlig på en kaffeprat.

Er det en skrivefeil, send korrigert dokumentasjon til Foretaksregisteret med de faktiske innbetalingene som vedlegg.

Er det en reell forskjell mellom det som ble betalt og det dere hadde planlagt, gjennomfør aksjeoverdragelsen, oppdater aksjeeierboken, og meld endringen.

Er feilen i styret eller andre vedtektsbestemmelser, kall inn til generalforsamling og gjennomfør vedtektsendringen etter de vanlige reglene.

Når Brønnøysund sier nei til endringsmeldingen

De fleste stiftere tror en feil i stiftelsesdokumentet er en formalitet som ordner seg med en telefon. Sånn er det sjelden. Foretaksregisteret skal passe på at det som er registrert, faktisk stemmer, og en saksbehandler som ser en «korrigert» aksjefordeling uten dokumentasjon for hvorfor, spør naturlig nok om mer. Det er ikke vrangvilje – det er jobben deres. Har dere ikke kontoutskriftene i orden, eller er stifterne uenige om hva som egentlig ble avtalt, kommer korrigeringen til å ta lenger tid enn de fleste regner med, og i verste fall blir den avvist til dokumentasjonen er komplett. Regn med at en ren skrivefeil kan ordnes i løpet av noen uker når dokumentasjonen er på plass, mens en reell aksjeoverdragelse tar noe lenger tid fordi den også skal inn i aksjeeierboken og bekreftes av alle parter.

Når det er verdt å hente advokat, og hva det koster

Er alle stifterne enige om hva som skulle vært riktig, og pengene stemmer med det dere trodde, er dette en jobb dere kan gjøre selv med god dokumentasjon. Det som driver prisen opp hos en advokat, er sjelden selve papirarbeidet – det er uenighet. Er en av stifterne uenig i hva som egentlig ble avtalt, eller nekter å signere den korrigerende aksjeoverdragelsen, går dette fra en formssak til en tvist om eierskap, og da bør dere ha en advokat med fra start. Verdien av aksjene som overføres, kan også utløse en vurdering fra revisor, særlig hvis selskapet har fått verdi siden stiftelsen. Har den opprinnelige formuleringen av vedtektsfestet formål også blitt for snever underveis, bør dere ta begge rettingene i samme runde.

Kort oppsummert

• En feil i stiftelsesdokumentet rettes ulikt avhengig av om det er skrivefeilen eller den faktiske innbetalingen som er gal.
• Stemmer innbetalingene med det avtalte, holder det med korrigert dokumentasjon til Foretaksregisteret.
• Stemmer ikke innbetalingene, må den riktige fordelingen etableres gjennom en aksjeoverdragelse mellom stifterne.
• Feil i vedtektene, som formål eller styresammensetning, rettes med en ordinær vedtektsendring på generalforsamlingen.
• Uenighet mellom stifterne om hva som egentlig var avtalt, er signalet på at dere trenger en advokat, ikke selve rettingen.