Slik dokumenterer du leiebilen ved henting og levering

Hvorfor dokumentasjon betyr noe

Når utleieren krever penger for en skade, er det utleieren som må kunne godtgjøre at skaden oppsto i din leieperiode. Likevel er det praktisk du som sitter med det beste beviset: du var der da bilen ble levert. En enkel bildeserie fra uthentingen kan avgjøre en sak der utleieren ellers står med et skadebilde uten dato.

Du har ingen plikt til å dokumentere. Men uten bilder står ord mot ord, og utleieren har ofte et skjema som viser at bilen var uten skader da den ble utlevert.

Før du kjører: gå rundt bilen sammen med utleieren

Bruk tid på dette på stedet, helst i dagslys. Er det mørkt, bruk lommelykten på mobilen.

1. Gå rundt hele bilen sakte. Se på støtfangere, dører, felger, speil, panser, tak og frontrute.
2. Ta bilder av hver side og av hjørnene, og nærbilder av alle riper, bulker, steinsprut og felgskader. Legg en finger eller en mynt ved skaden for å vise størrelsen.
3. Ta opp en video der du går rundt bilen og snakker høyt: «Jeg henter bilen mandag 14. juli klokken 10.15, og dette er skadene jeg ser».
4. Bilder av innsiden: seter, dørtrekk, matter og bagasjerom. Sjekk også om det er lukt av røyk, siden slikt kan gi krav om rens.
5. Fotografer instrumentpanelet slik at kilometerstand og drivstoffnivå (eller batteriprosent for elbil) synes.
6. Ta bilde av dekkene og se etter dekkskader og mønsterdybde.
7. Sjekk at reservehjul, jekk, varseltrekant og ladekabel er med, hvis det er avtalt.

Få skadene ført på skjemaet

Utleieren har som regel et utleveringsskjema med et bilde av en bil der skader markeres. Kontroller at hver skade du har funnet, er tegnet inn eller beskrevet. Har ekspeditøren ikke tid, ta bilde av skjemaet og be om at det sendes til deg på e-post. Be om en kopi av skjemaet, signert av begge.

Fører utleieren «ingen skader» på skjemaet, men du ser en rift, ikke skriv under før den er ført på. Skriver du under på at alt er i orden, er det en erklæring utleieren senere kan støtte seg på.

Ved levering: gjør det samme en gang til

Levering er like viktig som henting.

• Fyll drivstoff eller lad bilen etter avtalen, og ta bilde av kvittering og målerne.
• Ta nye bilder og en video av hele bilen, helst på utleierens plass slik at bakgrunnen viser hvor det er tatt.
• Be en ansatt gå gjennom bilen med deg og kvittere på skjemaet for at bilen er mottatt uten nye skader.
• Be om kvittering eller e-post som bekrefter tidspunktet for innleveringen.

Leverer du utenfor åpningstid, for eksempel i en nøkkelboks, bør du ta flere bilder og film like før du legger igjen nøklene. Metadata på bildene viser tidspunkt. Utleieren kan ha egne regler for hvem som bærer risikoen mellom innleveringen og kontrollen, så les vilkårene.

Oppbevar dokumentasjon

Behold bildene og videoene i skyen og ikke bare på telefonen. Behold også:

• bookingbekreftelsen og leiekontrakten
• kvitteringen for betaling og eventuelt depositum
• utleveringsskjemaet og innleveringsskjemaet
• e-poster og meldinger med utleieren
• kvittering for drivstoff eller lading

Et krav kan komme uker etter at du leverte bilen. Behold alt til du er trygg på at saken er avsluttet, og gjerne lenger. Kommer det et krav om skade, drivstoff eller bompenger, vil du kunne legge fram sakene punkt for punkt.

Bruk dokumentasjonen hvis kravet kommer

Får du et krav, bestrid det skriftlig, send inn de relevante bildene og be utleieren dokumentere sitt eget grunnlag. Har utleieren trukket penger fra kortet, kontakt banken. Den som nekter for å ha godkjent en betalingstransaksjon, kan kreve at banken dokumenterer at den er godkjent, jf. finansavtaleloven § 3-7. Mer om hvordan du går fram står i saken om krav under reparasjon, og om beviskrav i saken om bevisbyrde. Se også avtaleloven.

Spesielle situasjoner

Henter du bilen i mørket eller på en travel dag, ta bilder likevel og be om at skadene skrives ned. Er bilen skitten, si fra og ta bilder av området rundt skaden, slik at skitten ikke skjuler noe. Har bilen en skade som ikke er ført på, ring utleieren og få det bekreftet på e-post før du kjører. Hentes bilen av noen andre enn deg, for eksempel en kollega, be dem følge samme rutine.

Kort oppsummert

• Ta bilder og video av hele bilen, kilometerstand og drivstoff ved henting og ved levering.
• Få alle skader ført på utleveringsskjemaet før du kjører, og få en signert kopi.
• Når du skal dokumentere leiebilen, ta nye bilder ved levering og be om kvittering fra utleier.
• Lagre dokumentasjonen trygt og ta vare på kontrakt og kvitteringer i lang tid.
• Dokumentasjonen gjør det enklere å motbevise et krav du ikke mener er ditt.