Kan jeg bytte regnskapsprogram samtidig som jeg bytter regnskapsfører?

Når det passer å bytte regnskapsprogram samtidig

Mange byråer jobber mest effektivt i ett eller to programmer og vil helst ha kundene der. Da får du én overgang i stedet for to. Ulempen er at mye skal flyttes på en gang: åpne poster, bankkobling, fakturamottak, kassesystem og eventuelt lønn.

Det første du må finne ut, er hvem som eier abonnementet på det gamle programmet. Står det i ditt navn, styrer du selv uttaket av data. Har det gamle byrået hatt deg på sin egen lisens, ligger dataene i byråets miljø, og du er avhengig av at byrået leverer dem ut.

Mange byråer bruker standard leveransevilkår fra bransjeforeningen Regnskap Norge. Der står det at byrået skal overlevere bokførte opplysninger slik at du kan oppfylle kravet til elektronisk tilgjengelighet. Programvaren kan ikke overdras uten samtykke fra den som har rettighetene til den, og byrået kan ta betalt for overleveringen. Sjekk hva som står i din oppdragsavtale, og les mer om overlevering ved bytte av regnskapsfører.

Hvorfor årsskiftet er det enkleste tidspunktet

Bytter du ved nyttår, ligger hele det gamle året i det gamle programmet, og det nye året starter med inngående balanse (saldoene på alle kontoer ved årets start). Det gir et rent snitt.

Bytter du midt i året, er regnskapsåret fordelt på to systemer. Da må saldobalansen (oversikten over saldo per konto) på byttedagen legges inn i det nye programmet, sammen med åpne poster i kunde- og leverandørreskontroen (listene over hvem som skylder deg penger, og hvem du skylder). Årsregnskap og skattemelding må bygges på tall fra begge systemene. Det går, men risikoen for poster som blir ført to ganger eller ikke blir ført, øker.

Selv ved nyttårsbytte trenger noen det gamle programmet en stund til. Årsoppgjøret for det gamle året gjøres etter nyttår, og fristene for skattemeldingen og årsregnskapet ligger i mai, juni og juli. Avtal hvem som gjør årsoppgjøret, og at den som gjør det, har tilgang til det gamle systemet frem til alt er levert.

Dette må du ta ut av det gamle systemet

Ta ut dataene før abonnementet stopper, ikke etter. Dette bør være med:

• hovedbok og saldobalanse for alle år som ligger i programmet
• kunde- og leverandørreskontro med åpne poster
• bilagene (skannede kvitteringer og fakturaer) med kobling til posteringene
• mva-spesifikasjoner og innsendte mva-meldinger
• lønnsdata som lønnsslipper, a-meldingsgrunnlag og feriepengegrunnlag
• utgående fakturaer, og hvilket fakturanummer serien sluttet på
• en SAF-T-fil, som er standardformatet for å hente regnskapsdata ut av et system

Kravene står i bokføringsloven. Etter reglene som gjelder i 2026, skal årsregnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon av bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, og materialet skal kunne leses og skrives ut på papir i hele perioden (bokføringsloven § 13). Les mer om hvor lenge regnskapet må oppbevares.

Har virksomheten 5 millioner kroner eller mer i omsetning uten mva, gjelder et krav i tillegg. Bokførte opplysninger som har vært elektroniske, skal være tilgjengelige elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13 b og bokføringsforskriften § 7-7), og virksomheten skal kunne gjengi dem i standardisert form (§ 7-8). En PDF av hovedboken er da ikke nok. Du trenger dataene i en form som kan leses inn igjen.

Fakturaene dine skal ha en nummerserie som gjør det mulig å kontrollere at alt salg er registrert (bokføringsforskriften § 5-1-3). Noter hvor den gamle serien slutter, og hvor den nye begynner.

Det praktiske som ofte glipper

• Elektroniske fakturaer (EHF) fra leverandører går til det programmet som er registrert som mottaker. Flyttes ikke mottaket, havner fakturaene i det gamle systemet.
• Bankkoblingen og betalingsfullmaktene må settes opp på nytt.
• Kassasystem og nettbutikk som sender salg rett til regnskapet, må kobles om.
• Kjøres lønn i samme program, må ansatte, skattetrekk og feriepengegrunnlag flyttes. Grunnlaget fra i år trengs når feriepengene utbetales neste år.
• Det nye byrået trenger skriftlig fullmakt fra deg for å sende meldinger til Skatteetaten og andre (regnskapsførerloven § 5-2).

Kort oppsummert

• Du kan bytte regnskapsprogram samtidig som du bytter regnskapsfører, og årsskiftet er det enkleste tidspunktet.
• Ta ut alle data før det gamle abonnementet stopper: hovedbok, reskontro, bilag, mva, lønn og en SAF-T-fil.
• Regnskapsmaterialet skal kunne leses og skrives ut i fem år etter regnskapsårets slutt, etter reglene som gjelder i 2026.
• Avtal skriftlig hvem som tar ut dataene, og hvem som har tilgang til det gamle systemet til årsoppgjøret er levert.