Bokføringsplikt og regnskapsplikt: forskjellen forklart
Bokføringsplikt er plikten til å registrere og dokumentere alle transaksjoner løpende og å oppbevare regnskapsmaterialet. Regnskapsplikt er plikten til å lage årsregnskap etter regnskapsloven. Alle som har regnskapsplikt har også bokføringsplikt, men du kan ha bokføringsplikt uten å ha regnskapsplikt, for eksempel som enkeltpersonforetak. Forskjellen betyr mye for hva du må gjøre i løpet av året og hva du må sende inn etterpå.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Bokføringsplikt: løpende registrering og dokumentasjon
Bokføringsplikten følger av bokføringsloven. Den går ut på at alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner skal registreres fullstendig og nøyaktig i et regnskapssystem, dokumenteres med bilag, spesifiseres og oppbevares. Grunnprinsippene står i § 4, og oppbevaringsreglene i § 13. Bilag og bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Plikten er løpende. Du bokfører underveis i året, ikke bare når året er over. Hvor ofte, avhenger av virksomheten og fristene for rapportering til skattemyndighetene. Bokføringen er grunnlaget for alt som senere rapporteres, som mva-meldingen og skattemeldingen.
Hvem som har plikten, følger av bokføringsloven § 2, og det er to veier inn. Den første går via regnskapsplikt: enhver som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, har også bokføringsplikt. Den andre går via skatteplikt: enhver som driver virksomhet og skal levere skattemelding, har bokføringsplikt for virksomheten.
Regnskapsplikt: årsregnskapet
Regnskapsplikt etter regnskapsloven er plikten til å utarbeide et årsregnskap for hvert regnskapsår (regnskapsloven § 3-1). Årsregnskapet skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Senest én måned etter at det er fastsatt, skal regnskapspliktige sende årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen til Regnskapsregisteret (§ 8-2).
Årsregnskapet er offentlig. Enhver har rett til å se innholdet hos den regnskapspliktige eller i Regnskapsregisteret (§ 8-1). Det gjør årsregnskapet til noe helt annet enn bokføringen, som er interne data.
Hvem som er regnskapspliktig, framgår av regnskapsloven § 1-2. Aksjeselskaper er regnskapspliktige uansett størrelse. Enkeltpersonforetak er det bare om de har eiendeler for over 20 millioner kroner eller flere enn 20 årsverk i gjennomsnitt, og vilkåret må være oppfylt to år på rad.
Forskjellen på bokføringsplikt og regnskapsplikt
Kort fortalt gjelder dette:
- Bokføringsplikt handler om registrering og dokumentasjon gjennom året, og om å kunne vise hva som ligger bak tallene.
- Regnskapsplikt handler om å lage et sammenstilt årsregnskap etter reglene i regnskapsloven og sende det inn.
- Regnskapsplikt gir alltid bokføringsplikt, mens bokføringsplikt kan finnes alene.
- Begge pliktene gjelder aksjeselskaper. Et enkeltpersonforetak har normalt bare bokføringsplikt.
Straff for brudd er samlet i straffeloven § 392 om regnskapsovertredelse. Den gjelder den som overtrer bestemmelser om bokføring og dokumentasjon, årsregnskap, årsberetning eller regnskapsoppbevaring. Strafferammen er bot eller fengsel inntil to år. Kommer årsregnskapet for sent inn til Regnskapsregisteret, kan det i tillegg få andre følger. Se svaret om forsinkelsesgebyr for årsregnskap.
Regnskapsfører og de to pliktene
Du kan overlate bokføringen til en regnskapsfører. Bokføringsloven § 14 regner med det: har noen helt eller delvis fått oppgaven med å bokføre og oppbevare regnskapsmaterialet, har også de plikt til å gi offentlige kontrollmyndigheter bistand og innsyn. Bokføringsplikten og regnskapsplikten er likevel knyttet til virksomheten. Det er den bokføringspliktige etter § 2 som svarer for at reglene følges, uansett hvem som gjør arbeidet.
Størrelse styrer hvor omfattende årsregnskapet blir
Regnskapsloven deler de regnskapspliktige inn i størrelsesgrupper. Et mikroforetak overskrider høyst én av tre grenser: balansesum på 5 millioner kroner, salgsinntekter på 10 millioner kroner og 10 årsverk i gjennomsnitt. Mikroforetak følger i utgangspunktet reglene for små foretak. Små foretak overskrider høyst én av grensene 84 millioner kroner i balansesum, 168 millioner kroner i salgsinntekt og 50 årsverk (regnskapsloven § 1-5). Et lite aksjeselskap har dermed forenklede regler for hva årsregnskapet skal inneholde, men det har fortsatt plikt til å lage ett og sende det inn.
Størrelsen sier ingenting om bokføringen. Bokføringskravene er de samme for et lite selskap som for et stort, selv om det er mer arbeid å oppfylle dem når det er mange transaksjoner.
Kalenderen: hva som skjer når
Plikten til å bokføre løper hele året, og fristene følger rapporteringen til skattemyndighetene. I tillegg kommer årsregnskapet etter regnskapsåret: det skal fastsettes innen seks måneder, og innen én måned etter fastsettingen skal det sendes til Regnskapsregisteret. Er kalenderåret regnskapsår, skal årsregnskapet fastsettes senest 30. juni, og det skal sendes inn senest en måned etter fastsettingen.
Et enkeltpersonforetak uten regnskapsplikt har ikke denne siste fristen. Det leverer derimot skattemelding med opplysninger fra bokføringen.
Amina fra enkeltpersonforetak til aksjeselskap
Amina Rahman starter nettbutikk med ullprodukter som enkeltpersonforetak. Første året omsetter hun for 620 000 kroner. Hun skal levere skattemelding for virksomheten og har dermed bokføringsplikt. Hver faktura, hvert kjøp av garn og hver fraktkostnad registreres og dokumenteres. Hun lager ikke noe årsregnskap, for eiendelene hennes er verdt rundt 150 000 kroner, og hun har ingen ansatte. Skattemeldingen bygger på bokføringen hennes.
Tre år senere stifter hun et aksjeselskap og flytter virksomheten dit. Nå er situasjonen en annen. Selskapet har både bokføringsplikt og regnskapsplikt fra første regnskapsår. Hun må hvert år lage et årsregnskap, få det fastsatt og sende det til Regnskapsregisteret. Årsregnskapet er åpent for alle som vil se det. Selve bokføringen gjør hun på samme måte som før, men nå skal tallene i tillegg samles i et årsregnskap.
Kort oppsummert
- Bokføringsplikt og regnskapsplikt er to forskjellige plikter: bokføring er løpende registrering, regnskapsplikt er årsregnskap.
- Alle med regnskapsplikt har også bokføringsplikt, men et enkeltpersonforetak har ofte bare bokføringsplikt.
- Regnskapspliktige skal fastsette årsregnskapet innen seks måneder og sende det til Regnskapsregisteret én måned etter fastsettingen.
- Brudd på reglene om bokføring og årsregnskap kan straffes som regnskapsovertredelse etter straffeloven § 392.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.