Bakgrunnssjekk av jobbsøkere: grensene for hva du kan hente inn
Bakgrunnssjekk jobbsøker har klare grenser, og de fleste arbeidsgivere går lenger enn loven tillater uten å vite det. Hedda ville sjekke ut den mest lovende kandidaten til regnskapsstillingen grundig før hun ansatte ham, og lurte på hvor langt hun egentlig kunne gå. Referanser kan du innhente, men bare med søkerens samtykke og helst referanser søkeren selv har oppgitt, mens et fritt søk i sosiale medier fort går utover det som er saklig relevant for stillingen. Politiattest kan du bare kreve når loven gir deg hjemmel til det for akkurat den type stilling, og en kredittsjekk krever et saklig behov knyttet til stillingens innhold, ikke bare nysgjerrighet på søkerens privatøkonomi.
Referanser krever samtykke, gjerne fra søkerens egen liste
Du kan ringe referanser, men de bør være personer søkeren selv har oppgitt og samtykket til at du kontakter, ikke tidligere kolleger du har funnet på egen hånd via nettverket ditt. Hedda ringte de to referansene kandidaten hadde oppgitt, og noterte kort hva de svarte, i stedet for å ta uformell kontakt med en tidligere sjef hun tilfeldigvis kjente fra et annet nettverk. Den fristelsen er lett å gi etter for i en liten bransje, men den går utenfor det søkeren har samtykket til. Hedda hadde i årevis fulgt en uskreven rutine hun hadde arvet fra forgjengeren sin, uten å tenke over at flere av stegene i den rutinen egentlig krevde et grunnlag hun ikke hadde. Samme forsiktighet bør gjelde når du senere lagrer ansattes personopplysninger etter at noen faktisk er ansatt. Spør gjerne søkeren direkte om referansene kan kontaktes før du ringer, selv om navnene allerede står i søknaden, det gir kandidaten en siste sjanse til å varsle en referanseperson på forhånd.
Sosiale medier – offentlig er ikke det samme som relevant
At noe er offentlig tilgjengelig på nett, betyr ikke automatisk at det er saklig for jobben du skal ansette til. Et fritt søk gjennom kandidatens private profiler, feriebilder og politiske ytringer har som regel ingenting med jobben å gjøre, og bruk av slik informasjon i vurderingen kan komme tilbake som et problem hvis kandidaten mistenker at avslaget skyldtes noe irrelevant. Hedda begrenset seg til å sjekke LinkedIn-profilen, som kandidaten selv hadde delt i søknaden, og lot resten ligge. Bruker bedriften systematiske søk i sosiale medier som en fast del av rekrutteringsprosessen for alle kandidater, bør dette dessuten stå beskrevet i utlysningen, slik at søkerne vet det på forhånd i stedet for å oppdage det i etterkant.
Politiattest krever hjemmel for akkurat denne stillingen
Du kan ikke be om politiattest bare fordi det føles trygt, det kreves en konkret lovhjemmel knyttet til stillingens art, som gjerne gjelder arbeid med barn, sårbare grupper eller enkelte særskilte funksjoner. Regnskapsstillingen Hedda skulle besette, hadde ingen slik hjemmel, og hun droppet derfor tanken om å be om attest, selv om hun i utgangspunktet trodde det ville styrke tryggheten i ansettelsen. Er du usikker på om akkurat din stilling har en slik hjemmel, er utgangspunktet at du ikke skal be om det før du har fått bekreftet at loven faktisk åpner for det for den konkrete stillingstypen.
Kredittsjekk må begrunnes i stillingens innhold
En kredittsjekk av en jobbsøker er ikke automatisk lovlig bare fordi stillingen involverer penger. Begrunnelsen må knyttes til noe konkret ved stillingens innhold, som at personen skal ha selvstendig disposisjonsrett over selskapets midler eller signaturrett i banken. For en vanlig regnskapsmedarbeider uten slik myndighet er det vanskeligere å forsvare en kredittsjekk enn for eksempel for en økonomisjef med fullmakt til å overføre store beløp. Hedda vurderte til slutt at stillingen hun lyste ut, ikke innebar egen disposisjonsrett over kontoene, og lot kredittsjekken ligge, siden hun ikke kunne begrunne den i noe konkret ved akkurat denne rollen. Skulle hun senere ansette noen til en stilling med reell disposisjonsrett, hadde hun allerede tenkt gjennom hvordan hun ville begrunne og dokumentere en kredittsjekk for akkurat den rollen.
Søknadene til dem du ikke ansetter, skal ikke ligge for lenge
Når ansettelsesprosessen er over, skal søknader og opplysninger om kandidater som ikke fikk jobben, ikke lagres på ubestemt tid «i tilfelle det dukker opp en annen stilling senere». Hedda satte en fast rutine om å slette søknadene til de kandidatene hun ikke gikk videre med, en viss tid etter at stillingen var besatt, med mindre kandidaten selv ba om å bli vurdert for fremtidige stillinger. Kontrolltiltak overfor allerede ansatte, som GPS-sporing av firmabiler, følger for øvrig egne, strengere regler enn selve rekrutteringsprosessen. Ansetter du noen til slutt, skal ansettelsesforholdet følges av en skriftlig arbeidsavtale etter arbeidsmiljøloven § 14-5, uavhengig av hvor grundig bakgrunnssjekken var. Hedda satte til slutt en fast slettefrist i kalenderen for hver ansettelsesrunde, slik at hun ikke måtte huske på det manuelt for hver eneste stilling hun lyste ut fremover.
Kort oppsummert
- Referanser skal som hovedregel være dem søkeren selv har oppgitt og samtykket til at du kontakter.
- Et fritt søk i sosiale medier bør begrenses til det søkeren selv har delt offentlig i forbindelse med søknaden.
- Politiattest krever en konkret lovhjemmel for akkurat den aktuelle stillingen, ikke en generell trygghetsfølelse.
- Kredittsjekk må begrunnes i stillingens faktiske innhold, som disposisjonsrett over midler, ikke i stillingens tittel alene.
- Søknader fra kandidater som ikke ble ansatt, skal slettes etter en fast, begrenset periode.