Ansattes personopplysninger: hva arbeidsgiver kan lagre, og hvor lenge
Ansattes personopplysninger skal ikke lagres for alltid bare fordi det er enklest å la personalmappen ligge urørt. Rahel, som er daglig leder i et lite firma med sju ansatte, satte seg en fredag ettermiddag for å rydde i et arkiv fullt av gamle sykmeldinger, en advarsel fra flere år tilbake til en ansatt som sluttet for lenge siden, og lønnsslipper helt tilbake til oppstarten. Spørsmålet hun endte opp med, var ikke bare hva som skulle kastes, men hvilke opplysninger loven faktisk krever at hun beholder, hvilke hun bør slette, og hvilke som krever ekstra varsomhet fordi de sier noe om helsen til en ansatt.
Personalmappen: hva som hører hjemme der, og hva som ikke gjør det
En personalmappe bør inneholde det som faktisk trengs for å administrere ansettelsesforholdet: arbeidsavtale, lønnsopplysninger, kompetansedokumentasjon og eventuell korrespondanse knyttet til ansettelsen. Det den ikke bør inneholde, er løse notater om personlige forhold som ikke har noe med jobben å gjøre, eller gamle utkast til dokumenter som aldri ble sendt. Rahel fant flere slike løse ark i arkivet, ting som aldri burde vært lagret i utgangspunktet, og som ikke tjente noe formål verken for firmaet eller den ansatte. En ryddig arbeidsavtale som klart definerer hva som samles inn ved ansettelse, gjør denne jobben enklere fra starten av, i stedet for å måtte ryddes opp i flere år senere.
Sykefravær og advarsler skal ikke ligge der for alltid
Opplysninger om sykefravær er en særlig kategori som krever ekstra varsomhet, både i hvem som får tilgang til dem internt og i hvor lenge de lagres. En sykmelding fra en ansatt som sluttet for tre år siden, tjener ikke lenger noe formål, og bør normalt slettes når arbeidsforholdet er avsluttet og eventuelle etterfølgende krav er avklart. Det samme gjelder skriftlige advarsler: de skal lagres så lenge de er relevante for oppfølgingen av arbeidsforholdet, ikke ubestemt tid etter at saken er avsluttet eller den ansatte har sluttet. Rahel bestemte seg for en enkel regel: advarsler og sykefraværsdokumentasjon slettes senest to år etter at arbeidsforholdet er avsluttet, med mindre det pågår en konkret tvist som gjør at dokumentasjonen fortsatt trengs.
Lønnsdata følger bokføringslovens frist, ikke ansettelsesforholdet
Lønnsopplysninger er samtidig regnskapsmateriale, og her har Rahel ikke noe fritt valg: bokføringsloven setter en hovedregel på fem års oppbevaring, regnet fra utløpet av det regnskapsåret opplysningene hører til, uavhengig av om den ansatte fortsatt jobber i firmaet. Det betyr at lønnsslipper og lønnskjøringer skal beholdes lenger enn mye av det andre i personalmappen, selv om den ansatte har sluttet for lenge siden. Forskjellen mellom denne fristen og fristene for annet innhold i mappen er verdt å holde atskilt, slik at Rahel ikke risikerer å slette noe hun egentlig plikter å beholde, samtidig som hun rydder opp i det som faktisk skal bort.
Sletting etter fratreden, og hva den ansatte selv har rett til å se
Når en ansatt slutter, bør personalmappen gjennomgås med en gang, ikke bare bli liggende. Det som ikke lenger trengs, som gamle utkast og irrelevante notater, kan slettes umiddelbart, mens lønnsdata og eventuell dokumentasjon knyttet til pågående saker beholdes så lenge det faktisk er nødvendig. Den ansatte har samtidig innsynsrett i egne opplysninger, også etter at arbeidsforholdet er avsluttet, og kan be om å få vite hva som fortsatt ligger lagret om vedkommende. En innsynshenvendelse fra en tidligere ansatt følger i praksis mange av de samme reglene som gjelder for kunder, selv om avsenderen her er noen som kjenner virksomheten godt fra innsiden.
Hva Rahel endte med å gjøre med de sju årene i arkivskapet
Etter gjennomgangen satt Rahel igjen med tre bunker: dokumenter som skulle beholdes fordi loven krevde det, dokumenter som skulle slettes med en gang fordi de ikke lenger tjente noe formål, og en liten bunke hun var usikker på og valgte å avklare med regnskapsføreren før hun bestemte seg. Hun skrev ned den enkle regelen hun endte opp med, som en fast rutine for firmaet framover: lønnsdata beholdes i fem år etter regnskapsårets slutt, ansettelsesrelaterte dokumenter beholdes så lenge arbeidsforholdet varer og ryddes senest to år etter fratreden, og alt annet vurderes fortløpende ut fra om det fortsatt har et formål. Rutinen tok en ettermiddag å skrive ned, men sparer henne trolig for flere dager med tilsvarende opprydning neste gang noen slutter i firmaet.
Rahel valgte også å informere de nåværende ansatte om rutinen, ikke bare for å være ryddig, men fordi hun så det som en del av det å behandle egne folk med respekt. En kort e-post forklarte hva som ble lagret om dem, hvor lenge, og hvem i firmaet som hadde tilgang til personalmappen. Ingen av de sju ansatte hadde noen innvendinger, men to av dem spurte konkret om hva som skjedde med bakgrunnssjekken som ble gjort ved ansettelsen, og fikk til svar at også den fulgte samme regel: relevant så lenge ansettelsesforholdet varer, og ryddet vekk deretter med mindre loven sier noe annet.
Kort oppsummert
- Personalmappen skal inneholde det som faktisk trengs for ansettelsesforholdet, ikke løse notater eller irrelevant korrespondanse.
- Ansattes personopplysninger som advarsler og sykefraværsdokumentasjon skal ha en fastsatt levetid, ikke lagres ubestemt tid etter at de sluttet.
- Lønnsdata er samtidig regnskapsmateriale, med en hovedregel om fem års oppbevaring fra utløpet av regnskapsåret, uavhengig av om ansettelsesforholdet er avsluttet.
- Personalmappen bør gjennomgås når en ansatt slutter, slik at det som ikke lenger trengs, slettes med en gang.
- Tidligere ansatte har fortsatt rett til innsyn i egne opplysninger, selv etter at arbeidsforholdet er avsluttet.