Kan jeg avskrive påkostninger på en leid lokale?

Utgangspunktet: påkostninger i leid lokale kan avskrives

Selv om Kaffekroken AS ikke eier selve bygningen, er hovedregelen at kostnader til bygningsmessige tiltak i leide lokaler — ofte omtalt som påkostninger eller innredning i leide lokaler — kan avskrives skattemessig, på samme måte som andre større investeringer i driftsmidler. Tanken er at selskapet, selv uten å eie selve bygget, likevel har investert i noe som skal generere inntekter for virksomheten over flere år fremover, og at et slikt tiltak derfor bør følge det samme grunnleggende avskrivningsprinsippet som andre langsiktige investeringer.

I praksis blir slike påkostninger normalt plassert i en egen kategori tilknyttet bygningsmessige tiltak, og avskrevet over tid i tråd med de reglene som gjelder for denne typen investering.

Hva gjør dette området mer komplisert enn ordinære driftsmidler?

Til forskjell fra en maskin eller en bil selskapet eier fullt ut, oppstår det her flere praktiske og noe skjønnsmessige spørsmål som ikke har like enkle svar. For det første spiller leieperiodens lengde ofte inn i vurderingen av hvordan en slik investering skal håndteres skattemessig, siden investeringen i utgangspunktet er knyttet til en tidsbegrenset rett til å bruke lokalet, ikke et evigvarende eierskap. For det andre spiller tiltakets art en rolle: et nytt kjøkken og faste installasjoner vurderes gjerne annerledes enn løst inventar Maria kunne tatt med seg videre dersom hun flyttet kafeen til et annet lokale.

For det tredje kan det oppstå spørsmål om hva som skjer med den gjenværende, ikke-avskrevne verdien dersom leieforholdet opphører før investeringen er ferdig avskrevet — flytter Maria kafeen før femårskontrakten er over, eller blir kontrakten ikke fornyet, kan dette påvirke hvordan den gjenværende saldoen skal håndteres videre.

Et eksempel på hvordan dette kan slå ut

Si at deler av Marias investering på 320 000 kroner gjelder faste bygningsmessige installasjoner — nytt kjøkken, rørlegging, og fast innredning som ikke uten videre kan flyttes med til et nytt lokale — mens en annen del gjelder løst inventar som bord, stoler og en kaffemaskin som fint kan flyttes med dersom Kaffekroken AS en dag flytter til et annet lokale. Det løse inventaret vil normalt kunne plasseres i en ordinær saldogruppe (typisk gruppe d) og avskrives etter de vanlige reglene vi har beskrevet i tidligere artikler i denne serien. De faste, bygningsmessige tiltakene derimot, krever en mer skjønnsmessig vurdering av hvordan de skal avskrives, blant annet sett opp mot leiekontraktens lengde.

Hvorfor er det så viktig å skille disse fra hverandre?

Fordi feil behandling kan gi feil fradragstidspunkt over flere år, og fordi Skatteetaten ved en eventuell kontroll kan stille spørsmål ved hvordan fordelingen er gjort, dersom den ikke er godt begrunnet og dokumentert. Det er derfor lurt at Maria, allerede når ombyggingen faktureres og bokføres, sørger for en tydelig oppdeling mellom det som er løst inventar, og det som er faste bygningsmessige tiltak i det leide lokalet — gjerne med hjelp fra regnskapsføreren, slik at fordelingen er riktig fra starten av og ikke må rekonstrueres i ettertid.

Hva om utleier betaler tilbake noe av kostnaden?

Det hender at en utleier bidrar økonomisk til en oppgradering av lokalet, for eksempel fordi utleier selv ser en verdi i at bygget forbedres — dette kalles gjerne et leietakertilskudd. Dekker gårdeieren av Kaffekroken AS' lokale for eksempel 50 000 kroner av Marias totale investering på 320 000 kroner, vil dette normalt påvirke hvor stort beløp Kaffekroken AS selv skal legge til grunn som sin egen investering å avskrive — siden det bare er den delen selskapet faktisk har båret kostnaden for selv, som skal inngå i grunnlaget for avskrivning. Får Maria et slikt tilskudd, bør dette avklares og dokumenteres tydelig sammen med resten av ombyggingsregnskapet, slik at grunnlaget for avskrivningen blir riktig fra starten av.

Hva om lokalet leies gjennom flere påfølgende kontrakter?

Mange leieforhold fornyes gjentatte ganger over mange år, gjerne med en ny kontrakt hver gang den forrige utløper. Fornyes leiekontrakten til Kaffekroken AS etter de første fem årene, uten avbrudd i den faktiske bruken av lokalet, vil dette normalt ikke i seg selv utløse noen ny vurdering av den gjenværende, ikke-avskrevne saldoen fra den opprinnelige investeringen — Maria fortsetter driften i det samme lokalet som før. Det er først dersom leieforholdet faktisk opphører, eller lokalet fraflyttes, at spørsmålet om den gjenværende saldoen for alvor melder seg, slik vi kommer inn på under.

Hva skjer hvis leieforholdet avsluttes tidlig?

Dersom Kaffekroken AS, mot formodning, må avslutte leieforholdet før femårsperioden er over — enten fordi utleier ikke fornyer avtalen, eller fordi Maria selv velger å flytte virksomheten — oppstår det spørsmål om hva som skal skje med den delen av investeringen som ennå ikke er avskrevet. Dette er nettopp et av de områdene hvor reglene er mer skjønnsmessige enn for ordinære driftsmidler Maria selv eier fullt ut og fritt kan ta med seg eller selge videre. Denne artikkelen gir generell informasjon og erstatter ikke individuell rådgivning fra regnskapsfører eller advokat tilpasset din konkrete situasjon — og påkostninger i leide lokaler er nettopp et av de temaene hvor en slik konkret vurdering er særlig verdt å innhente, gjerne allerede før investeringen gjennomføres.

Hva bør Maria gjøre i praksis?

Det klart beste tidspunktet for Maria å avklare dette på, er før ombyggingen igangsettes, ikke i etterkant. Ved å ta en samtale med regnskapsfører tidlig i prosessen, kan hun få på plass en fornuftig fordeling mellom løst inventar og faste bygningsmessige tiltak, samt en forståelse av hvordan investeringen bør håndteres dersom leieforholdet av en eller annen grunn skulle avsluttes tidligere enn planlagt. Dette gir henne et langt tryggere utgangspunkt enn å oppdage kompliserte spørsmål først når skattemeldingen skal fylles ut, eller enda verre, når leiekontrakten uventet ikke blir fornyet.

Kort oppsummert - Påkostninger og bygningsmessige tiltak i leide lokaler kan som hovedregel avskrives, selv om selskapet ikke eier selve bygningen. - Løst inventar som kan flyttes med, avskrives normalt etter ordinære saldogruppe-regler, mens faste bygningsmessige tiltak krever en mer skjønnsmessig vurdering. - Leieperiodens lengde og tiltakets art påvirker ofte hvordan slike investeringer skal håndteres skattemessig. - Opphør av leieforholdet før investeringen er ferdig avskrevet reiser egne spørsmål om den gjenværende saldoen. - Avklar fordeling og behandling med regnskapsfører før ombyggingen igangsettes, ikke i etterkant.