Oppdragsgiver avlyste konkurransen etter ukevis med arbeid – hva nå?

Mathias brukte tre uker på tilbudet, og fikk en e-post om avlysning to dager før fristen

Mathias driver et lite programvarefirma og hadde satt av tre uker sammen med to utviklere til å utforme et tilbud på et digitalt saksbehandlingssystem for en kommune. To dager før tilbudsfristen kom en kort e-post: konkurransen ble avlyst på grunn av «endrede budsjettrammer». Mathias hadde da allerede brukt en betydelig andel av firmaets kapasitet for kvartalet på et tilbud som aldri ble levert, og lurte på om han hadde noe krav overhodet.

Han hadde i tillegg takket nei til et annet mindre oppdrag i samme periode, nettopp fordi han regnet med at det kommunale prosjektet ville fylle kapasiteten for kvartalet. Den indirekte kostnaden ved en avlysning er derfor ofte større enn selve timene brukt på tilbudet, siden den også omfatter det du takket nei til underveis.

Saklig grunn: hvorfor oppdragsgiver har vid adgang til å avlyse

Oppdragsgiver kan avlyse en konkurranse så lenge det finnes en saklig grunn, og terskelen for hva som regnes som saklig er ikke spesielt høy. Bortfall av budsjett, endrede behov, eller at ingen av tilbudene som kom inn var egnet, er alle eksempler på gyldige grunner. Regelen er utformet slik fordi det offentlige ikke skal tvinges til å inngå en dårlig avtale bare fordi en konkurranse er satt i gang. For Mathias betydde det at en ren budsjettendring, uten videre, sannsynligvis var en lovlig avlysningsgrunn i seg selv.

Andre eksempler på saklig grunn er at markedet ga færre eller dårligere tilbud enn forventet, at behovet endret seg vesentlig etter at konkurransen ble kunngjort, eller at det i ettertid ble oppdaget en saksbehandlingsfeil som gjorde det nødvendig å starte konkurransen på nytt for å sikre likebehandling. Fellesnevneren er at oppdragsgiver må kunne peke på en reell, etterprøvbar grunn, ikke bare en subjektiv følelse av at prosessen ikke førte fram slik man håpet.

Når avlysningen selv er feilen, ikke en løsning på en annen feil

Det stiller seg annerledes når avlysningen skjer fordi oppdragsgiver selv har gjort en feil i konkurransegrunnlaget som burde vært fanget opp lenge før tilbudsfristen. Har oppdragsgiver visst om budsjettsituasjonen i ukevis uten å informere markedet, og likevel latt tilbyderne bruke tid og ressurser på et tilbud som aldri hadde noen reell sjanse, er det et annet bilde enn en genuint uforutsett endring. I slike tilfeller kan tilbudskostnadene kreves dekket, fordi oppdragsgiver har opptrådt uaktsomt underveis, ikke bare avlyst av en legitim grunn.

Har oppdragsgiver for eksempel fått konkrete signaler om budsjettkutt flere uker før konkurransen ble kunngjort, uten å avklare finansieringen før utlysning, er det noe annet enn en plutselig og uforutsett endring. I et slikt tilfelle kan tilbyderne argumentere for at oppdragsgiver har opptrådt uaktsomt ved å sette i gang en konkurranse som aldri var reelt finansiert, og at kostnadene ved å delta derfor bør dekkes selv om selve avlysningen i seg selv var lovlig nok.

Samme oppdrag, ny utlysning: hva som skal til for at det teller som omgåelse

Blir den samme jobben lyst ut på nytt kort tid etter, med bare mindre justeringer i kravspesifikasjonen, styrker det mistanken om at avlysningen egentlig handlet om noe annet enn budsjett eller behov, for eksempel et ønske om å favorisere en annen leverandør. Sammenlign den nye utlysningen mot den opprinnelige punkt for punkt. Er kravene identiske bortsett fra kosmetiske endringer, og er tidsrommet mellom avlysning og ny utlysning kort, har du et sterkere grunnlag for å reise spørsmål om avlysningen var reell.

Vurderer du om en ny utlysning i realiteten er en vesentlig endring av det opprinnelige oppdraget, se særlig på om kravspesifikasjonen, kontraktens varighet og tildelingskriteriene er identiske eller bare kosmetisk omformulert. Er hovedinnholdet det samme, men med en litt annen ordlyd eller en marginalt justert kravstruktur, styrker det mistanken om at avlysningen handlet om noe annet enn det oppdragsgiver oppga som grunn.

Hva du kan kreve, og hva du sjelden får

Du kan sjelden kreve tapt fortjeneste ved en lovlig avlysning, siden ingen kontrakt noen gang ble inngått. Det du kan vurdere å kreve, er de dokumenterte kostnadene ved å utarbeide tilbudet, dersom avlysningen skyldes en feil eller unnlatelse hos oppdragsgiver. Vurder risikoen og kostnaden ved å reise et krav opp mot beløpet det faktisk er snakk om. Mathias valgte å sende en skriftlig henvendelse med krav om dekning av timene brukt, dokumentert med timelister, og fikk et delvis forlik uten å måtte gå videre med saken.

Er du usikker på om saken din ligner mer på et erstatningskrav for tapt anbud enn på en avlysningssak, heng deg fast i om det noen gang forelå en tildelingsbeslutning. Ble konkurransen avlyst før noen vant, er du i avlysningssporet. Kom det en tildeling først, og bare deretter en avlysning av selve kontraktsinngåelsen, ligner saken mer på en sak om tapt anbud.

Har du i tillegg dokumentert et konkret alternativt oppdrag du takket nei til for å prioritere det avlyste, styrker det argumentet for at avlysningen faktisk har kostet deg noe reelt, ikke bare timene brukt på selve tilbudsarbeidet.

Kort oppsummert

• Oppdragsgiver har vid adgang til å avlyse en konkurranse, så lenge det finnes en saklig grunn som budsjettbortfall eller feil i kravspesifikasjonen.
• Tapt fortjeneste dekkes normalt ikke ved lovlig avlysning, siden ingen kontrakt noen gang ble inngått.
• Skyldes avlysningen en feil eller forsømmelse hos oppdragsgiver selv, kan du kreve dokumenterte tilbudskostnader dekket.
• En ny utlysning av samme oppdrag kort tid etter, med bare kosmetiske endringer, kan svekke troverdigheten til den opprinnelige avlysningsgrunnen.