Kan arbeidsgiver kreve å se private meldinger på jobbtelefonen?
Nei, arbeidsgiveren kan ikke kreve å se private meldinger på jobbtelefonen bare fordi telefonen er arbeidsgiverens. Private områder på utstyr du har fått til bruk i arbeidet, er vernet av den samme forskriften som gjelder for innsyn i e-post. Arbeidsgiveren kan bare gå inn når det er nødvendig for driften, eller når det er begrunnet mistanke om et grovt pliktbrudd. Selv da skal private meldinger som ikke har betydning for saken, lukkes straks. Du skal varsles og normalt få være til stede.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Eierskap til jobbtelefonen gir ikke innsyn
Det er lett å tenke at arbeidsgiveren bestemmer over alt på en telefon arbeidsgiveren har kjøpt. Slik er det ikke. Forskriften om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale gjelder ikke bare for e-post. Den gjelder også for dine personlige områder i virksomhetens nettverk og i annet elektronisk utstyr arbeidsgiveren har stilt til din disposisjon. En jobbtelefon er slikt utstyr.
De fleste arbeidsgivere godtar at jobbtelefonen også brukes privat. Du sender SMS til familien, har WhatsApp med venner og tar bilder i ferien. Disse meldingene og bildene er dine personopplysninger, og ofte også personopplysninger om andre. At de ligger på arbeidsgiverens telefon, endrer ikke det.
Forskriften er gitt med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 9-5, og innsyn er et kontrolltiltak som også må oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven § 9-1.
Når arbeidsgiver kan få innsyn i private meldinger på jobbtelefon
Forskriften § 2 gir bare to grunnlag for innsyn:
- når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten
- ved begrunnet mistanke om at bruken av utstyret er et grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed
Det første grunnlaget passer dårlig på private meldinger. Driften kan trenge en kundeliste, et tilbud eller en jobbavtale som ligger på telefonen, men den trenger nesten aldri en melding til kjæresten din. Arbeidsgiveren må da lete etter det jobbrelaterte og holde seg unna resten.
Det andre grunnlaget krever en konkret og begrunnet mistanke. En vag følelse av at du har kontakt med en konkurrent er ikke nok. Det må finnes holdepunkter, for eksempel at en kunde har fortalt at du har tilbudt dem å flytte med deg. Og mistanken må gjelde noe alvorlig, ikke for eksempel at du bruker telefonen mye privat i arbeidstiden.
Forskriften sier også at arbeidsgiveren ikke har rett til å overvåke hvordan du bruker utstyret, med mindre formålet er å administrere nettverket eller avdekke sikkerhetsbrudd. Programvare som følger med på hvem du sender meldinger til, eller hva du skriver, går lenger enn dette.
Hvordan innsynet skal skje
Arbeidsgiveren må følge fremgangsmåten i forskriften § 3. Du skal så langt som mulig varsles først, med en begrunnelse, og få uttale deg. Du skal så langt som mulig få være til stede, og du kan ha med en tillitsvalgt. Meldinger som ikke er relevante for formålet, skal lukkes straks, og eventuelle kopier skal slettes.
Skjer innsynet uten at du var der, skal du etterpå få skriftlig beskjed om hva som ble åpnet og hva som kom frem. Reglene kan ikke avtales bort. En setning i mobilpolicyen om at «arbeidsgiver kan sjekke telefonen når som helst», har derfor ingen virkning ut over forskriften.
Når du leverer tilbake telefonen
Slutter du, skal telefonen normalt leveres tilbake. Forskriften § 4 sier at opplysninger på dine personlige områder som ikke trengs i den daglige driften, skal slettes innen rimelig tid etter at arbeidsforholdet er slutt. Det er ikke fritt frem å gå gjennom telefonen fordi du har levert den inn. Innsyn i private meldinger krever fortsatt et av grunnlagene i § 2, og forskriften gjelder også for tidligere ansatte.
I praksis er det lurt å be om å få slette private meldinger og bilder selv før du leverer telefonen, eller å avtale at telefonen tilbakestilles. Jobbrelatert innhold, som kundekontakter og meldinger med kolleger om oppdrag, skal du la være igjen.
Bruker du din egen telefon til jobb, er utgangspunktet et annet, fordi arbeidsgiveren ikke har stilt utstyret til disposisjon. Se privat mobil med jobbapp og sporing.
Mathias og meldingene til konkurrenten
Mathias er selger i et firma som selger kontormøbler. Han sier opp for å begynne hos en konkurrent og leverer jobbtelefonen siste arbeidsdag. Daglig leder, Ingeborg, vil gå gjennom WhatsApp-meldingene hans for å se om han har snakket med kunder om å bytte leverandør.
Ingeborg har ingen konkrete holdepunkter, bare en mistanke fordi han skal til en konkurrent. Det er ikke nok. Hun nøyer seg med å hente ut kundekontaktene og CRM-appen, som er jobbrelatert.
Tre uker senere ringer en fast kunde og forteller at Mathias tilbød dem rabatt hos den nye arbeidsgiveren mens han fortsatt var ansatt. Nå er mistanken konkret. Ingeborg sender Mathias et brev med begrunnelse og tilbyr ham å være til stede. Han kommer med en kollega. De søker bare i meldinger med kunden som ringte, og alt annet blir liggende urørt.
Kort oppsummert
- Arbeidsgiveren kan ikke se private meldinger på jobbtelefonen bare fordi telefonen er arbeidsgiverens.
- Innsyn krever at det er nødvendig for driften, eller begrunnet mistanke om et grovt pliktbrudd.
- Private meldinger som ikke er relevante, skal lukkes straks, og du skal varsles og normalt få være til stede.
- Ved slutt skal private opplysninger slettes innen rimelig tid, og innlevering gir ikke fri tilgang.
- Reglene i forskriften kan ikke fravikes i en mobilpolicy eller arbeidsavtale.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.