§ 1-8. Krav til dokumentasjon i statsforetak

§ 1-8 stiller krav til hvordan statsforetak skal utarbeide og oppbevare dokumentasjon som loven ellers krever fra dem. Kravet gjelder ikke hvilke dokumenter som må lages, men hvordan de dokumentene som først finnes skal behandles. Informasjonen skal ikke gå tapt, og dokumentasjonen skal være sikret som kilde både i dag og i framtiden. Den skal også være i en form som kan leses og forstås, og den skal være tilgjengelig fra Norge.

I praksis er foretaket ikke bundet til papir bare fordi loven bruker ordet «skriftlig». Krav om skriftlige meldinger stenger ikke for digitale løsninger, så lenge informasjonen blir bevart på en trygg og lesbar måte. Departementet har også fått hjemmel til å gi forskrift om hvor lenge ulike dokumenttyper skal oppbevares, om hva som regnes som en forsvarlig metode for å lage og lagre dokumenter, og om hvilket sikkerhetsnivå en signatur må ha. Slike forskrifter kan dermed presisere detaljene uten at loven selv må endres.

Kravet til dokumentasjon må ses i lys av de andre innledende paragrafene i loven. Formålsparagrafen i § 1-1 legger opp til en saksbehandling som passer for at staten er eneeier, og god dokumentasjon er en forutsetning for det. Fordi statsforetaket etter § 1-3 selv har rettigheter og plikter og er part i saker for domstoler og myndigheter, blir dokumentasjonen også bevis for hva foretaket faktisk har gjort og bestemt. Etter § 1-4 hefter ikke staten for foretakets forpliktelser, noe som gjør det enda viktigere at foretakets egne dokumenter er ryddige og til å stole på. § 1-6 slår fast at forvaltningsloven og statsansatteloven ikke gjelder for foretaket, slik at dokumentasjonsplikten i § 1-8 dekker et felt disse lovene ellers ville regulert. Til sist følger det av § 1-7 at denne plikten ikke kan fravikes i vedtektene, med mindre loven selv åpner for det.