§ 1-6. Dokumentasjon: krav til utarbeidelse og oppbevaring

Paragrafen stiller krav til selve dokumentasjonen i et allmennaksjeselskap. Papirer som loven krever at selskapet lager, skal både lages og lagres på en forsvarlig måte. De må være lesbare, og de må kunne hentes fram fra Norge. Krav om at noe skal være skriftlig, stenger heller ikke for elektroniske løsninger. En melding som selskapet eller en aksjeeier sender digitalt, kan derfor ikke underkjennes bare fordi loven bruker ordet «skriftlig».

Ingenting i paragrafen hindrer at dokumentasjonen ligger elektronisk, så lenge den er trygt lagret, lesbar og tilgjengelig herfra. Hva som regnes som en trygg måte, hvor lenge ulike dokumenttyper skal oppbevares og hvor sikker en signatur må være, kan departementet fastsette nærmere i forskrift. Paragrafen selv oppgir ingen bestemt oppbevaringstid.

Eksempel: Selskapet skal gi aksjeeierne en melding som loven kaller skriftlig. Styret sender den elektronisk. Det er tillatt, siden skriftlighetskravet ikke hindrer digitale løsninger.

Paragrafen henger tett sammen med § 1-7 om meldinger mellom selskapet og aksjeeierne. Der er hovedregelen at styret velger kommunikasjonsmåten, og at meldingene skal være trygge og hensiktsmessige. Etter § 1-8 skal selskapets meldinger til eiere av forvalterregistrerte aksjer sendes forvalteren, med mindre meldingen allerede er sendt direkte til eieren. § 1-5a forklarer at et møte kan holdes fysisk eller elektronisk. Til sammen gir disse paragrafene rammen for digital drift av selskapet.

§ 16-10 om endelig oppløsning viser hit, og det gjør også § 13-18 om forvaltningen av det overdragende selskapet.