§ 1-7. Meldinger mellom selskapet og aksjeeierne

Paragrafen regulerer hvordan selskapet og aksjeeierne skal kommunisere. Fra selskapet til aksjeeierne er det styret som bestemmer hvilken måte som brukes. Vil styret gå over til en ny måte, må aksjeeierne få beskjed i god tid før omleggingen. Uansett metode skal meldingene være trygge og egnet til formålet.

Motsatt vei er reglene enklere for aksjeeieren. En melding til selskapet kan alltid sendes til forretningsadressen. Har selskapet oppgitt en digital adresse og en postadresse, kan også disse brukes. Aksjeeieren slipper dermed å gjette hvilken kanal som virker. Reglene gjelder meldinger som loven krever eller åpner for, ikke all kontakt mellom partene.

Ordene «betryggende» og «hensiktsmessig» setter en skranke for styrets valg. Styret står fritt til å velge metode, men kan ikke velge en løsning som er usikker eller upraktisk for aksjeeierne. Loven gir ingen liste over godkjente metoder, så vurderingen må gjøres konkret. Kravet om varsel i rimelig tid gjør at aksjeeierne ikke skal bli overrasket av at meldinger plutselig kommer på en ny måte.

Departementet kan gi nærmere krav til meldingene i forskrift. Loven fastsetter altså rammene, mens detaljene om utformingen kan komme senere.

Paragrafen må leses sammen med § 1-6, som handler om at dokumentasjon skal lages og oppbevares på en trygg måte. Den må også leses sammen med § 1-8. Der er regelen at meldinger til eiere av forvalterregistrerte aksjer sendes forvalteren, med mindre meldingen allerede er sendt direkte til eieren. § 1-5a forklarer at et møte kan være fysisk eller elektronisk. Til sammen viser paragrafene at loven legger opp til at selskapet kan drives digitalt.

Eksempel: Styret vil gå over til utsendelse av meldinger bare på elektronisk vei. Aksjeeierne må da få beskjed i rimelig tid før omleggingen. En aksjeeier som vil skrive til selskapet, kan likevel alltid bruke forretningsadressen.