Kan vi forhandle om prisen etter at tilbudet er levert?
Det avhenger av hvilken prosedyre oppdragsgiveren har valgt. I en åpen eller begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelen er det ikke tillatt å forhandle. I en konkurranse med forhandling kan det forhandles om tilbudene, men ikke om tildelingskriteriene og de absolutte kravene. For kjøp mellom 1,3 millioner kroner og EØS-terskelen kan oppdragsgiveren ha dialog som også omfatter forhandlinger, hvis han har varslet det i konkurransegrunnlaget.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Om du kan forhandle pris i anbud, avhenger av prosedyren
Mange tror at et anbud alltid er et ferdig tilbud som ikke kan røres, og at det aldri forhandles. Det stemmer for noen prosedyrer, men ikke for alle. Hvilken regel som gjelder, står i konkurransegrunnlaget, og den følger av størrelsen på kontrakten og prosedyren oppdragsgiveren har valgt.
Du kan ikke selv ta initiativ til å forhandle om prisen. Reglene står i anskaffelsesloven og forskriften til den. Det er oppdragsgiveren som avgjør om det skal skje, og det skal i så fall skje på like vilkår for alle.
Åpen og begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelen: forhandling er forbudt
I en åpen anbudskonkurranse kan alle gi tilbud. I en begrenset anbudskonkurranse kan alle melde seg på, men bare inviterte leverandører får gi tilbud. I begge tilfeller står det i forskriften at det ikke er tillatt å gjennomføre forhandlinger (§ 23-6 tredje ledd). Oppdragsgiveren kan altså ikke be deg om å senke prisen, og du kan ikke tilby en rabatt etter at tilbudet er levert.
Oppdragsgiveren kan likevel be deg skriftlig om å ettersende, supplere, avklare eller utfylle opplysninger innen en kort tilleggsfrist, hvis noe synes uklart eller mangler. Det skal ikke føre til at tilbudet forbedres (§ 23-5). Svarer du på en avklaring ved å senke prisen, har du gått for langt.
Kjøp mellom 1,3 millioner kroner og EØS-terskelen: dialog med adgang til forhandling
Her er reglene mykere. Etter tilbudsfristen skal oppdragsgiveren beslutte om han vil ha dialog med leverandørene, og dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene, blant annet avklaringer og forhandlinger (§ 9-2 og § 9-3).
Men det er betingelser. Planlegger oppdragsgiveren dialog, skal han si det i anskaffelsesdokumentene, angi hva dialogen skal gjelde og så langt det er mulig beskrive hvordan den skal gjennomføres. Han kan ha dialog med én eller flere leverandører, men utvelgelsen skal skje etter likebehandlingsprinsippet. Han skal behandle leverandørene likt og ikke gi noen opplysninger som gir dem en fordel. Han skal heller ikke gi de andre leverandørene tilgang til dine løsninger eller andre fortrolige opplysninger uten samtykke (§ 9-3).
Fraviker oppdragsgiveren det han har opplyst om dialog i konkurransegrunnlaget, må han begrunne det i anskaffelsesprotokollen (§ 10-5). Hva en kommune kan drøfte med leverandører før en konkurranse, står i dialog før utlysning.
Konkurranse med forhandling
Over EØS-terskelen kan oppdragsgiveren bruke konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring bare når bestemte vilkår er oppfylt (§ 13-1 og § 13-2). Vilkårene er blant annet at behovet ikke kan dekkes uten å tilpasse løsninger som allerede finnes, at anskaffelsen gjelder design eller innovative løsninger, at kontrakten er så kompleks eller risikofylt at det er nødvendig å forhandle, eller at tidligere tilbud i en åpen eller begrenset konkurranse var uakseptable.
I en slik konkurranse skal oppdragsgiveren forhandle med alle leverandørene, med mindre han har redusert antallet. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet, men ikke tildelingskriteriene og de absolutte kravene. Alle skal få tilstrekkelig tid til å gi reviderte tilbud. Forhandlingene avsluttes med en felles frist for endelige tilbud, og de endelige tilbudene kan det ikke forhandles om (§ 23-7). Oppdragsgiveren kan tildele uten å forhandle hvis han har forbeholdt seg den retten i kunngjøringen.
Etter tildelingen kan ikke kontrakten omskrives fritt
Mange lurer på om de kan snakke om pris etter at vinneren er valgt. Når valget er tatt, kan ikke oppdragsgiveren eller vinneren omforhandle det som lå til grunn for tildelingen. Under EØS-terskelen er bare endringer som ikke er vesentlige, tillatt uten ny konkurranse (§ 11-2). Over terskelen er endringer som endrer kontraktens økonomiske balanse til leverandørens fordel alltid vesentlige (§ 28-2).
Randi og forhandlingsmøtet
Randi driver et IT-firma og leverer tilbud på et fagsystem for en kommune. Kontrakten er anslått til 1,9 millioner kroner uten mva, så den ligger under EØS-terskelen men over 1,3 millioner. Konkurransegrunnlaget sier at kommunen vil ha dialog med de to tilbyderne som kommer best ut, og at dialogen kan gjelde pris, leveringstid og kontraktsvilkår.
Randis tilbud er på 1,92 millioner kroner. Kommunen inviterer henne og Stian, som leder en konkurrerende bedrift, til hvert sitt møte. I møtet senker Randi prisen til 1,78 millioner kroner og tilbyr oppstart to uker tidligere. Stian får samme invitasjon og samme adgang til å forbedre tilbudet sitt. Kommunen gir ikke Stian opplysninger om Randis løsning, for det er fortrolig uten samtykke.
I en annen konkurranse, en åpen anbudskonkurranse for 4,5 millioner kroner, sender Randi etter fristen en e-post til innkjøperen og tilbyr 5 prosent rabatt. Det går ikke. Der er forhandling forbudt, og e-posten kan i verste fall regnes som et forsøk på å påvirke vurderingen.
Kort oppsummert
- Om du kan forhandle pris i anbud, avhenger av prosedyren, og det er oppdragsgiveren som bestemmer, ikke du.
- I åpen og begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelen er forhandling forbudt. Avklaringer er tillatt så lenge tilbudet ikke forbedres.
- For kjøp mellom 1,3 millioner kroner og terskelen kan dialog omfatte forhandling, hvis oppdragsgiveren har varslet det på forhånd.
- I konkurranse med forhandling kan det forhandles om tilbudene, men ikke om tildelingskriteriene og de absolutte kravene.
- I alle tilfeller skal leverandørene behandles likt, og fortrolige løsninger deles ikke uten samtykke.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.