Ubrukte feriedager fra i fjor forsvant fra saldoen – kan de gjøre det?

En tom saldo er ikke det samme som avviklet ferie

Kristoffer logget seg inn i lønnsportalen i januar og oppdaget at feriesaldoen fra i fjor viste null, selv om han var ganske sikker på at han bare hadde tatt ut halvparten av de 25 virkedagene han hadde krav på. Da han spurte lønningskontoret, fikk han først et vagt svar om at «ferie som ikke er brukt, faller bort ved årsskiftet». Det er ikke riktig uten videre. Et tall som forsvinner fra en oversikt i et lønnssystem, forteller deg ingenting om hva som faktisk har skjedd juridisk med de dagene. Enten er dagene reelt avviklet, og da skal det finnes en logg over når, eller så er det snakk om en feil i systemet, eller en arbeidsgiver som ikke har fulgt sine egne plikter etter ferieloven. Ingen av delene løses ved at tallet bare nulles ut uten forklaring.

Kristoffer ba etter hvert om å få se selve loggen bak tallet fremfor kun sluttsummen på skjermen. Det viste seg at systemet hadde registrert en uke som «avviklet» i en periode han faktisk lå hjemme med influensa uten å ha søkt om å utsette ferien, fordi ingen på arbeidsplassen hadde informert ham om at han kunne kreve det. Uten den loggen ville han aldri fått vite hvorfor akkurat de dagene manglet.

Arbeidsgiverens plikt til å sørge for at ferien faktisk blir tatt

Det er lett å tenke at ansvaret for å ta ut ferie ligger hos den ansatte alene, men loven legger en tydelig plikt på arbeidsgiveren også. Fastsetting av ferietidspunkt skal drøftes med deg eller tillitsvalgte i god tid, og du skal få beskjed om når ferien din er fastsatt i god tid, senest to måneder i forkant om det praktisk lar seg gjøre, jf. ferieloven § 6. Har Kristoffer aldri fått noen slik beskjed for de manglende dagene i fjor, aldri blitt spurt om når han ønsket å ta dem, og aldri signert eller bekreftet noe ferieoppgjør for perioden, er det et tegn på at arbeidsgiveren ikke har oppfylt sin del av avtalen, uansett hva en intern saldo måtte vise. En arbeidsgiver kan ikke ensidig bestemme at dager er brukt opp bare fordi et regnskapsår er over.

Når sykdom er grunnen til at ferien ikke ble avviklet

Var grunnen til at ferien ikke ble tatt at du selv var syk, gjelder en egen rett til å få den utsatt, forutsatt at sykdommen dokumenteres i tide overfor arbeidsgiveren, jf. ferieloven § 9. Har Kristoffer vært sykmeldt store deler av høsten og aldri fått avviklet restferien sin av den grunn, er dette nettopp en situasjon loven har tatt høyde for, og en tom saldo uten at denne prosessen noen gang ble fulgt, gir god grunn til å stille spørsmål ved hva som egentlig skjedde. Gjelder dette deg, finner du de konkrete vilkårene og fristene i artikkelen om sykmeldt hele ferieåret.

Slik dokumenterer du kravet ditt

Start med å be om en skriftlig oversikt fra lønningskontoret over hvilke datoer som er registrert som avviklet ferie for de aktuelle dagene. Et samlet tall alene forteller deg lite. Sammenlign deretter datoene mot din egen kalender, arbeidsplan eller e-postkorrespondanse om ferieønsker. Finner du ingen reell match, altså ingen dager der du faktisk var borte fra jobb av egen fri vilje, har du et solid utgangspunkt for å kreve at arbeidsgiveren enten lar deg avvikle de manglende dagene senere, eller utbetaler feriepengene som skulle fulgt med dem. De fleste slike saker løses når en konkret liste med datoer legges fram, siden det sjelden er noen som bevisst prøver å lure bort feriedager, men desto oftere et lønnssystem som har telt feil. Fortsetter arbeidsgiveren å avvise henvendelsen uten dokumentasjon, finner du fremgangsmåten videre i artikkelen om hva du gjør hvis arbeidsgiver bryter ferieloven.

Har du i mellomtiden byttet jobb, endrer ikke det utgangspunktet. Feriedager som aldri ble avviklet hos den forrige arbeidsgiveren, skal fortsatt være gjort opp, enten som betalte fridager mens du fortsatt jobbet der, eller som feriepenger utbetalt ved sluttoppgjøret. Er du usikker på om det siste lønnsoppgjøret ditt faktisk inkluderte dette, er det verdt å be om et skriftlig sluttoppgjør som viser feriepengegrunnlaget for hele det siste ansettelsesåret, fremfor kun de siste månedene før du sluttet. En arbeidsgiver som ikke lenger har deg som ansatt, har fortsatt plikt til å gjøre opp for feriedager som aldri ble avviklet mens forholdet varte.

Kort oppsummert

• En tom feriesaldo etter årsskiftet er ikke i seg selv bevis for at feriedagene faktisk er avviklet.
• Arbeidsgiveren skal drøfte og fastsette ferietidspunktet hvert år, med beskjed senest to måneder før ferien starter.
• Var du syk før eller under ferien, har du rett til å få dagene erstattet, forutsatt at sykdommen er dokumentert med legeerklæring.
• Be om en skriftlig oversikt over konkrete datoer for avviklet ferie, ikke et samlet tall i et lønnssystem.
• Finner du ingen reelle datoer som stemmer, kan du kreve at manglende feriedager avvikles senere eller gjøres opp med feriepenger.