Må jeg telle varelageret ved årsskiftet?
Ja, har du varelager, skal det telles ved regnskapsårets slutt og dokumenteres i en opptellingsliste. Fører du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året, så sant du kan dokumentere tilgang og avgang frem til årsskiftet. Listen skal vise art, mengde og verdi for hver vare.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Du skal telle varelageret ved årsskiftet
Reglene står i bokføringsforskriften § 6-1: varelager skal telles ved regnskapsårets slutt. For de fleste betyr det 31. desember. Opptellingen er dokumentasjonen for varelageret som balanseregnskapet viser. Bokføringsloven § 11 krever dokumentasjon for alle balanseposter, bortsett fra dem som er ubetydelige (bokføringsloven § 11). Har du et lite eller ubetydelig lager, er det altså ikke sikkert at det kreves noen omfattende telling. Har du varer til salg, er hovedregelen likevel at du teller.
Plikten gjelder alle som er bokføringspliktige og har varelager. Den gjelder også ENK uten regnskapsplikt. Tjenesteytere uten varelager har ingenting å telle.
Hva opptellingslisten skal inneholde
Dokumentasjonen skal være en spesifisert oppstilling over hver enkelt vare med varens art, kvantum med måleenhet og verdi, og en summeringskolonne. Beregningsmåten for verdiene skal fremgå. Varer som er fritatt for merverdiavgift eller har ulike mva-satser, skal skilles ut i egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste.
Listen skal være ordentlig og oversiktlig. Bruker du papirlister, skal de være nummerert før tellingen starter. Dokumentasjonen skal være datert og vise hvem som har foretatt opptellingen. Papirlistene skal oppbevares, men du kan skanne dem.
Telling i løpet av året
Har du et betryggende lagerregnskap, kan du telle lageret et annet tidspunkt, forutsatt at du kan dokumentere tilgang og avgang fra opptellingen og frem til årsskiftet på en tilfredsstillende måte. Du slipper da å stenge butikken i romjulen, men du må ha oversikt over hva som kom inn og gikk ut etter tellingen. Verdien ved årsskiftet utledes fra opptellingen og bevegelsene etterpå.
Slik verdsettes varene
Verdien for hver vare kan beregnes til anskaffelseskost, eller til varens kalkulerte utsalgsverdi hvis anskaffelseskosten på tilfredsstillende måte kan beregnes ut fra den. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er regnet ut. Den regnskapsmessige og skattemessige verdien av lageret skal fremgå. For bokføringspliktige som ikke har regnskapsplikt, for eksempel et vanlig ENK, er det nok at den skattemessige verdien står i dokumentasjonen.
Verdien påvirker resultatet. Et høyere lager ved årsskiftet gir isolert sett et høyere overskudd, fordi en større del av innkjøpene er blitt stående på lager i stedet for å bli en kostnad. Derfor er det viktig at tallene stemmer.
Slik forbereder du tellingen
Reglene gir et godt oppsett for tellingen:
- Nummerer tellearkene før du begynner, hvis du bruker papir.
- Sett opp egne grupper for varer uten mva, varer med ulike mva-satser og varer med ulik bruttofortjeneste.
- Bestem på forhånd om du verdsetter til anskaffelseskost eller kalkulert utsalgsverdi, og skriv hvordan du har regnet ut kostprisen.
- Datér listen og skriv navnet på den som har talt.
- Er noen varer verdsatt til virkelig verdi, skal de stå som en egen gruppe.
Camilla teller garnlageret
Camilla Roll driver en nettbutikk for garn som ENK. Hun teller lageret 28. desember og fører listen i et regneark som hun skriver ut og undertegner. Tre varegrupper vises slik:
- 120 nøster merinogarn til 62 kroner, til sammen 7 440 kroner
- 80 nøster alpakkagarn til 95 kroner, til sammen 7 600 kroner
- 45 nøster silkeblanding til 140 kroner, til sammen 6 300 kroner
Summen er 21 340 kroner. Hun skriver i listen at verdien er anskaffelseskost, og viser til leverandørfakturaene. Et lagerprogram registrerer salgene, så hun kan senere dokumentere hva som gikk ut etter tellingen. Skulle hun heller telle 15. november, måtte hun kunne vise alle inn- og utleveringer frem til 31. desember.
Stian teller i november
Stian Moe driver en jernvarehandel som ENK og velger å telle lageret 20. november. Verdien til anskaffelseskost er 310 000 kroner. Han fører et lagerregnskap, og fra 20. november til 31. desember kjøper han inn varer for 42 000 kroner, mens varer for 55 000 kroner (til kostpris) går ut av lageret.
Lageret ved årsskiftet blir da 310 000 pluss 42 000 minus 55 000, altså 297 000 kroner. Han legger opptellingslisten fra 20. november sammen med utskrift av bevegelsene i perioden, slik at beregningen kan etterprøves. Uten lagerregnskap hadde han ikke kunnet bruke denne ordningen, og måtte telle 31. desember.
Hva hvis du ikke har talt
Mangler opptelling, mangler dokumentasjonen av lageret, og dermed et grunnlag for balansen. Skattemyndighetene kan fastsette det faktiske grunnlaget ved skjønn når det du har levert, ikke gir et forsvarlig grunnlag (skatteforvaltningsloven § 12-2). Overtredelse av dokumentasjonsreglene kan også straffes som regnskapsovertredelse. Opptellingslisten er en del av dokumentasjonen av balansen og skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Mer om hva en liten bedrift må dokumentere, står i Hvilke krav til bokføring har en liten bedrift?.
Kort oppsummert
- Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt, og opptellingen skal dokumenteres i en liste.
- Listen skal vise art, mengde og verdi for hver vare, være datert og vise hvem som talte.
- Har du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året og dokumentere bevegelsene frem til årsskiftet.
- Du kan verdsette til anskaffelseskost, og listen oppbevares i fem år.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.