Regnskapsmateriale som utgangspunkt

Kjernen i ethvert bokettersyn er selskapets regnskapsmateriale: hovedbok, saldobalanser, årsregnskap og eventuelle noter. Dette gir Skatteetaten et helhetsbilde av selskapets økonomi og danner utgangspunktet for å vurdere om de innrapporterte tallene stemmer med det underliggende regnskapet. I tillegg til selve regnskapet vil Skatteetaten som regel etterspørre bilagene som ligger til grunn for bokføringen — altså de enkelte fakturaene, kvitteringene og andre dokumentene som viser hva den enkelte transaksjonen faktisk gjelder.

Bilag, kontoutskrifter og avtaler

Utover selve bilagene er det vanlig at Skatteetaten ber om kontoutskrifter fra selskapets bankforbindelser, slik at pengestrømmene kan følges og sammenholdes med det som er bokført. Avtaler er også ofte relevante — dette kan være leiekontrakter, samarbeidsavtaler, ansettelseskontrakter eller kjøps- og salgsavtaler, avhengig av hva kontrollen omfatter. For Camilla sin del ble hun bedt om å legge frem kontrakter med noen av selskapets største kunder, i tillegg til leieavtalen for lokalene selskapet disponerer, fordi Skatteetaten ønsket å se hvordan enkelte inntekter og kostnader var avtalt og dokumentert.

Fakturaer — både de selskapet selv har sendt ut, og de selskapet har mottatt fra leverandører — er en sentral del av dokumentasjonen. Disse viser både inntektssiden og kostnadssiden av virksomheten, og er ofte det Skatteetaten bruker mest tid på å gå gjennom i detalj, særlig der det er spørsmål om enkeltposter er riktig klassifisert eller periodisert.

Hvor lenge må dette materialet oppbevares?

Et spørsmål som ofte dukker opp i denne sammenhengen, er hvor lenge selskapet egentlig plikter å ta vare på slikt materiale. Dette reguleres ikke av skatteloven, men av bokføringsloven, som stiller egne krav til oppbevaringstid for regnskapsmateriale. Som en generell hovedregel er oppbevaringstiden normalt rundt fem år for det meste av det løpende bokføringsmaterialet, men det finnes enkelte unntak og presiseringer i regelverket, så det er lurt å avklare de konkrete fristene med regnskapsfører eller revisor dersom du er usikker på hva som gjelder for akkurat ditt materiale. Poenget i denne sammenhengen er uansett at dokumentasjonen du blir bedt om under et bokettersyn, som hovedregel vil ligge innenfor den perioden du uansett er pliktig til å ha oppbevart den.

Hvordan bør du organisere det du legger frem?

Erfaringsmessig går bokettersyn raskere og ryddigere når dokumentasjonen legges frem på en strukturert måte, fremfor som en uordnet samling filer. Det er lurt å organisere materialet etter det tidsrommet og de kategoriene Skatteetaten har bedt om, gjerne i samråd med regnskapsfører, slik at det er lett å finne frem til riktig bilag dersom det kommer oppfølgingsspørsmål. Camilla og regnskapsføreren hennes valgte å lage en enkel oversikt der hver etterspurt post var koblet til riktig bilag og kontoutskrift, noe som gjorde at de kunne svare raskt og presist da Skatteetaten stilte oppfølgingsspørsmål om enkelte reisekostnader.

Hva om noe av det etterspurte ikke finnes eller er vanskelig å fremskaffe?

Det hender at ikke alt materiale er like lett tilgjengelig, særlig for eldre transaksjoner eller der det har vært skifte av regnskapssystem underveis. I slike tilfeller er det beste rådet å være åpen om situasjonen overfor Skatteetaten, forklare hvorfor materialet er vanskelig å fremskaffe, og gjøre et reelt forsøk på å rekonstruere grunnlaget så godt det lar seg gjøre — for eksempel gjennom kontoutskrifter eller korrespondanse med den aktuelle leverandøren eller kunden. Dette temaet, om manglende bilag spesifikt, er for øvrig så praktisk viktig at det fortjener en egen gjennomgang i seg selv.

Digital eller fysisk dokumentasjon?

De fleste selskaper i dag fører regnskapet digitalt, og Skatteetaten er godt innstilt på å motta dokumentasjon elektronisk — enten gjennom eget regnskapssystem, via Altinn, eller ved at filer sendes direkte til saksbehandler. For Camilla og Lindstad Design AS foregikk hele utvekslingen av dokumentasjon digitalt, ettersom både bilag, kontoutskrifter og avtaler allerede lå lagret elektronisk i selskapets systemer. Har du derimot eldre bilag som kun finnes i fysisk form — noe som fortsatt forekommer i en del mindre virksomheter — bør du avklare med Skatteetaten hvordan disse best kan formidles, enten ved skanning eller i noen tilfeller ved fysisk oversendelse.

Hva med lønns- og personaldokumentasjon?

Har selskapet ansatte, vil bokettersynet i mange tilfeller også omfatte dokumentasjon knyttet til lønn — lønnsslipper, arbeidskontrakter, timelister og innberetning til a-meldingen. Dette er særlig aktuelt der kontrollen berører spørsmål om riktig innrapportering av lønn, naturalytelser eller andre personalrelaterte poster. For en virksomhet som Lindstad Design AS, med ansatte som til tider fakturerer reiser og utlegg i forbindelse med kundeoppdrag, ble også reiseregninger og utleggsdokumentasjon en del av det som ble gjennomgått, i tillegg til den mer ordinære regnskapsdokumentasjonen.

Oppsummert om hva som typisk etterspørres

Selv om omfanget varierer fra sak til sak, går disse kategoriene igjen i de aller fleste bokettersyn: regnskapsmateriale og hovedbok, bilag for de aktuelle transaksjonene, kontoutskrifter fra selskapets bankforbindelser, relevante avtaler, og fakturaer både ut og inn av selskapet. Ved å ha en viss oversikt over hvor denne typen dokumentasjon oppbevares — og gjerne sørge for at rutinene for arkivering er gode også i det daglige — blir et eventuelt fremtidig bokettersyn betydelig enklere å håndtere enn om alt må rekonstrueres fra bunnen av når varselet først kommer.

Kort oppsummert - Kjernen i dokumentasjonen er regnskapsmateriale, bilag, kontoutskrifter, avtaler og fakturaer. - Bokføringsloven, ikke skatteloven, regulerer hvor lenge slikt materiale skal oppbevares — normalt rundt fem år for det meste, men avklar detaljene med regnskapsfører. - Strukturert og oversiktlig fremlagt dokumentasjon gjør kontrollen raskere og enklere for begge parter. - Mangler du noe av det etterspurte, er åpenhet og forsøk på rekonstruksjon bedre enn å la det ligge ubesvart. - Gode arkiveringsrutiner i det daglige gjør et fremtidig bokettersyn langt mindre krevende.