Må jeg ta vare på papirkvitteringer når jeg har tatt bilde av dem?
Du kan ofte kaste papirkvitteringen og oppbevare et bilde av den i stedet, men bare hvis kravene til elektronisk oppbevaring er oppfylt. Bokføringsloven § 13 tillater at originalt regnskapsmateriale erstattes ved overføring til andre medier, så lenge muligheten til å etterprøve regnskapet ikke svekkes. Bildet må være lesbart, det må kunne skrives ut på papir, og det må være sikret mot tap og endring. Papiret skal beholdes til sikkerhetskopien er tatt.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Oppbevaring av papirkvittering som bilde: hva loven sier
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneBokføringsloven § 13 annet ledd sier at originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre medier hvis muligheten til å etterprøve den pliktige regnskapsrapporteringen i oppbevaringstiden ikke svekkes. Et skannet bilag eller et mobilfoto kan altså stå i stedet for papiret.
Loven stiller vilkår til resultatet. Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Det skal kunne fremlegges for kontrollmyndighetene i hele oppbevaringstiden i en form som gjør etterkontroll mulig, og det skal være lesbart og kunne skrives ut på papir. Dette følger også av grunnprinsippene i bokføringsloven § 4.
Bokføringsforskriften § 7-1 gjentar poenget: regnskapsmaterialet skal oppbevares slik at lesekvaliteten opprettholdes i hele oppbevaringsperioden.
Krav til bildet og lagringen
Et bilde som er uskarpt, beskåret eller tatt i dårlig lys, svekker etterprøvbarheten. Hele kvitteringen må være med, og tall og tekst må kunne leses uten å gjette. Tar du bilde av en kvittering som står på termopapir, må du gjøre det mens teksten fortsatt er synlig. Papiret kan falme med tiden, og da finnes det ingen leselig original å gå tilbake til. Se også svaret om falmet kvittering.
Bildet må lagres på en måte som beskytter mot at det endres eller slettes ved en feil. Det er ikke nok å la det ligge i bildegalleriet på mobilen mellom ferie- og familiebilder. Mange velger å sende bildet rett inn i regnskapsprogrammet, der det knyttes til posteringen. Kontrollsporet mellom bilag og postering må fungere (bokføringsloven § 6), og bilaget skal kunne identifiseres, for eksempel med et bilagsnummer.
Når papiret erstattes, må du ha en sikkerhetskopi av det elektroniske materialet (forskriften § 7-2). Kopien skal oppbevares adskilt fra originalen og testes minst én gang i året. Du må ha en fortegnelse over hva som er kopiert, hvor ofte og hvor originalen og kopien ligger. Fortegnelsen skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Når papiret kan kastes
Er papiret erstattet av en elektronisk kopi, skal originalen likevel oppbevares til sikkerhetskopien er tatt (forskriften § 7-2 tredje ledd). Først når den er på plass, og du har kontrollert at filen kan åpnes og leses, er originalen overflødig.
Ligger bildene i en skytjeneste med servere i utlandet, gjelder egne vilkår. Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia og Sveits, men du skal informere skattekontoret skriftlig om hva som oppbevares, hvor og hvordan kontrollmyndighetene får tilgang (forskriften § 7-5). Materialet må kunne hentes frem og skrives ut i Norge.
Vær oppmerksom på at bokføringsloven § 13 er vedtatt endret med virkning fra 1. januar 2027. Beskrivelsen her bygger på reglene som gjelder i dag.
Hvor lenge bildet må oppbevares
Oppbevaringstiden er den samme for et bilde som for papiret. Dokumentasjon av bokførte opplysninger, altså bilagene, skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler, vesentlig korrespondanse, pakksedler og prisoversikter skal oppbevares i tre år og seks måneder (§ 13 annet ledd). Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i merverdiavgiftsloven § 9-1 annet ledd bokstav b, skal oppbevares i ti år (forskriften § 7-3). Svaret om hvor lenge regnskapet skal oppbevares går gjennom fristene.
Mobilbilder, apper og skytjenester
Mange bruker en bilag-app eller regnskapsprogrammets egen skanner. Kravene er de samme uansett hvilken løsning du velger. Bildet må være lesbart og komplett, og det må kunne hentes frem og skrives ut i hele oppbevaringstiden. Bruker du en ekstern tjeneste, bør du vite hvor dataene lagres og hva som skjer med dem hvis du sier opp avtalen. Du er fortsatt bokføringspliktig, og du må kunne fremlegge materialet for kontrollmyndighetene i hele oppbevaringstiden (bokføringsloven § 14).
Vilde og markedskvitteringene
Vilde Strand lager og selger håndstøpte lys på julemarkeder og i nettbutikk. Hun kjøper voks, veker og emballasje hos flere leverandører, og får cirka 30 papirkvitteringer i måneden. Hun fotograferer hver kvittering med en bilag-app samme dag og sender bildet inn i regnskapsprogrammet. Der får hver kvittering et bilagsnummer og knyttes til en postering.
En gang i uken kontrollerer hun at de siste bildene er leselige. Regnskapsprogrammet tar sikkerhetskopi hver natt til en server som ligger adskilt fra den ordinære lagringen, og hun gjennomfører en testgjenoppretting hver januar. Papirkvitteringene legger hun i en eske til testen er gjort. Deretter er papiret overflødig.
Det gikk galt for en av kvitteringene fra november: bildet var tatt på skrå og avskåret nederst, så beløpet og mva-linjen manglet. Fordi hun oppdaget feilen mens papiret fortsatt lå i esken, fikk hun tatt et nytt bilde. Hadde hun kastet papiret først, ville hun måttet be leverandøren om en kopi.
Kort oppsummert
- Du kan erstatte papirkvitteringen med et bilde hvis muligheten til å etterprøve regnskapet ikke svekkes.
- Papirkvittering og bilde er likestilt når bildet er lesbart, kan skrives ut og er sikret mot tap og endring.
- Behold papiret til sikkerhetskopien er tatt og du har sjekket at bildet kan leses.
- Oppbevaringstiden er fem år for bilag, og ti år for dokumentasjon av visse kapitalvarer.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.