Styremøte i borettslaget: slik holder dere det lovlig
For å holde styremøte i borettslaget lovlig må styret ha mer enn halvparten av alle medlemmene til stede, og vedtak krever mer enn halvparten av de stemmene som er gitt. Styreleder sørger for at styret møtes så ofte det trengs, og leder møtet. Inhabile medlemmer deltar ikke i behandlingen. Styret skal føre protokoll som de deltakende medlemmene signerer.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Slik holder du styremøte i borettslaget: innkalling
Styreleder skal sørge for at styret holder møte så ofte som det trengs. Et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret kalles sammen (borettslagsloven § 8-5). Det finnes altså ingen fast regel om antall møter per år, men styreleder kan ikke la være å kalle inn når det er behov, og andre i styret kan kreve det.
Styreleder avgjør også om sakene skal behandles i fysisk møte eller på annen måte, for eksempel på video eller telefon. Alle styremedlemmene kan likevel kreve fysisk møte. Har et medlem krevd det, bør styret holde seg til det.
Loven sier ikke noe om hvor lang tid i forveien innkallingen må sendes eller hvordan. Det er vanlig at styreleder sender en sakliste noen dager før, slik at alle kan forberede seg. Vedtektene kan ha egne bestemmelser om innkalling, så sjekk dem først.
Hvem leder møtet
Styreleder skal lede styremøtet. Er styreleder ikke til stede og det ikke er valgt noen nestleder, skal styret velge en møteleder (§ 8-7 første ledd). Møtelederens stemme har betydning hvis stemmene står likt, for da gjelder det møtelederen har stemt for (§ 8-6).
Når styret kan fatte vedtak
Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Det er antall medlemmer i styret som teller, ikke antall som møter opp. Har styret fem medlemmer, må minst tre være til stede.
Et vedtak kan gjøres med mer enn halvparten av de stemmene som er gitt. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må likevel alltid utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene (§ 8-6). I et styre på fem betyr det minst to stemmer for.
Står stemmene likt, gjelder det møtelederen har stemt for. Har styret fire medlemmer til stede og to stemmer for og to mot, avgjør møtelederens side utfallet, så lenge kravet om en tredjedel er oppfylt. Det er derfor viktig å bli enige om hvem som leder møtet før avstemningen, særlig hvis styreleder er borte.
Medlemmer som er inhabile
Et styremedlem må ikke være med i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller en nærstående har en klar personlig eller økonomisk særinteresse i (§ 8-14). Det samme gjelder forretningsføreren. Slike medlemmer skal ikke delta i drøftelsen eller stemme, og protokollen bør vise at medlemmet var inhabilt.
Protokollen
Styret skal føre protokoll over styresakene, og de styremedlemmene som deltok, skal signere den (§ 8-7 annet ledd). Protokollen er styrets dokumentasjon av hva som ble besluttet. Den bør vise hvem som deltok, hva sakene var, hva som ble vedtatt og hvordan stemmene falt, og eventuell uenighet bør kunne leses ut av den. Se også dissens i styreprotokoll.
møtet som ikke var lovlig
Gunnar er styreleder i et borettslag med fem styremedlemmer. En torsdag kveld sitter han og Dagfinn og blir enige om å bytte forretningsfører. De skriver en protokoll og får vedtaket signert. De tre andre får beskjed dagen etter.
Her har det gått galt. Styret er bare vedtaksført hvis mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede, altså minst tre av fem. To var ikke nok. Vedtaket er ikke truffet av et vedtaksført styre, og de tre andre kan be om at saken tas opp på nytt.
Året etter gjør de det riktig. Gunnar kaller inn alle fem til et møte 18. juni. Fire møter opp, og Sofie sender melding om forfall. Saken om ny forretningsfører står på saklisten. Tre stemmer for og én mot. Det er mer enn halvparten av de stemmene som er gitt, og det er mer enn en tredjedel av alle styremedlemmene. Gunnar fører protokollen, og de fire som deltok, signerer den.
Saker styret ikke kan vedta uansett hvor lovlig møtet er
Et korrekt holdt styremøte er ikke nok for alle saker. Styret kan ikke uten samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall gjøre vedtak om blant annet ombygging, salg eller kjøp av fast eiendom, lån med pant foran innskuddene, eller tiltak som koster laget mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9). Slike saker må styret først legge fram for generalforsamlingen.
Vedtektene kan ha egne regler om styrets arbeid, og de gjelder så langt de ikke strider mot loven. Utover det loven krever, kan styret selv bestemme rutiner som faste møtedager, saklister, en protokollfører og hvem som sender referat til andelseierne.
Styret bør også ha rutiner for hvordan det følger opp vedtakene sine. En vedtaksliste med navn og frist hjelper. Mer om hvor ofte styret bør møtes finner du i hvor ofte må styret møtes.
Kort oppsummert
- Styreleder skal sørge for at styret møtes så ofte det trengs, og et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret kalles sammen.
- Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede.
- Vedtak krever flertall av de stemmene som er gitt, og vedtak om endringer må ha støtte fra minst en tredjedel av alle medlemmene.
- Inhabile medlemmer deltar ikke i behandlingen.
- Styret skal føre protokoll, og de som deltok, signerer den. Slik holder du styremøte i borettslaget på en måte som tåler gjennomgang.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.