Kan et styremedlem gå av midt i perioden?

Du kan si fra deg vervet

Å sitte i styret i en forening er et frivillig verv. Det finnes ingen lov som pålegger deg å sitte ut perioden, og foreningen kan ikke tvinge deg til det. Av og til står det i vedtektene at en som vil gå av, skal gi skriftlig melding til styret eller styrelederen, og da følger du det.

Hva som skjer i praksis, er et spørsmål om hvordan det gjøres. Går du av midt i et prosjekt, med økonomien i uorden eller uten å varsle noen, kan foreningen bli stående i en vanskelig situasjon. Det kan få betydning for om du har opptrådt forsvarlig. Det er ingen formell regel som sier når du tidligst kan gå, men det er rimelig å gi styret tid til å finne en erstatter og å levere fra deg det du har ansvaret for.

Hvem overtar plassen

Hva som skjer med den ledige plassen, avgjøres av vedtektene. Vanlige løsninger er:

• Et varamedlem rykker opp, ofte i den rekkefølgen årsmøtet valgte dem.
• Styret kan selv supplere seg ved å peke ut et nytt medlem fram til neste årsmøte.
• Det innkalles til et ekstraordinært årsmøte som velger et nytt styremedlem.
• Plassen står tom til neste ordinære årsmøte, hvis styret fortsatt er beslutningsdyktig.

Sier vedtektene ingenting om dette, er det naturlig at årsmøtet fyller plassen. Styret bør i mellomtiden vurdere om det fortsatt kan fatte vedtak. Vedtektene krever ofte at et minste antall medlemmer er til stede, eller at styret har et oddetall medlemmer. Faller styret under minstekravet, kan vedtak som treffes, bli angrepet. Se også Årsmøtevedtak i strid med vedtektene.

Hvis det er lederen som går av, må vedtektene si hvem som overtar. Det er vanligvis nestlederen, og ellers kan styret konstituere seg på nytt.

Melding til registrene

Er foreningen i Enhetsregisteret, må endringer i styret meldes uten ugrunnet opphold, jf. enhetsregisterloven § 5-2. Etter § 5-3 gjelder meldeplikten hvert enkelt styremedlem, daglig leder, forretningsfører eller kontaktperson. Det betyr at også den som går av, har en egen interesse av å se til at det blir meldt. Er foreningen i Frivillighetsregisteret, skal endringer meldes innen rimelig tid, jf. frivillighetsregisterloven § 10. Se enhetsregisterloven.

Mangler registreringen, kan banken og kommunen fortsatt tro at du er signaturberettiget eller kontaktperson. Har den som går av, signaturrett i banken, bør bankfullmakten endres samtidig.

Når styret blir for lite

Går flere ut samtidig, eller er styret lite fra før, kan det bli for få igjen. Vedtektene setter ofte et minste antall styremedlemmer eller krever at flertallet er til stede for at styret skal kunne treffe vedtak. Uten dette må styret være varsomt med å gjøre store avtaler eller disponere over penger før plassene er fylt. Den enkleste veien er å kalle inn til et ekstraordinært årsmøte som velger nye medlemmer.

Det er også lurt å lese gjennom hva som er vanlig praksis. Har dere sjelden hatt avganger, og vedtektene er vage, kan et kort vedtak i styret om hvordan dere håndterer plassen være nok, så lenge vedtaket ikke er i strid med vedtektene. Står det i vedtektene at bare årsmøtet kan velge styremedlemmer, kan styret ikke supplere seg selv.

Hva med verv som kasserer eller leder

Går kassereren av, bør overleveringen gjøres skriftlig. Det som skal overleveres, er regnskapsbøker, bilag, kontoinformasjon og passord, bankkort og oversikt over hva som skal betales eller kreves inn. Kontoen kan ikke disponeres av den som har gått av, så banken må få beskjed så raskt som mulig.

Går lederen av, trer vanligvis nestlederen inn. Står ikke det i vedtektene, må styret velge en ny leder blant seg, eller årsmøtet må gjøre det. Frem til det er klart, bør styret begrense seg til nødvendige saker.

Ansvar etter at du har gått av

Å gå av fritar ikke for ansvar for tiden i styret. Styremedlemmer kan ha ansvar for skade som skyldes uaktsomme beslutninger, og kravet kan komme også etter at vervet er over. Det som skjedde mens du satt der, kan fortsatt få betydning. Ansvaret er forklart i Hva er styreansvar?.

Har du vært uenig i et vedtak, bør uenigheten stå i protokollen. Går du av fordi du ikke kan stå inne for noe, kan en skriftlig begrunnelse til styret også gjøre situasjonen tydeligere.

Kort oppsummert

• Et styremedlem kan i utgangspunktet gå av før perioden er over. Det finnes ingen lov som tvinger noen til å sitte ut.
• Vedtektene sier hvem som fyller plassen, ofte et varamedlem eller et nytt valg.
• Avgangen må meldes til Enhetsregisteret uten ugrunnet opphold, og til Frivillighetsregisteret innen rimelig tid.
• Et styremedlem som går av, kan fortsatt ha ansvar for beslutninger som ble fattet mens han satt i styret.
• Gi beskjed skriftlig, lever fra deg det du har ansvaret for, og få endret bankfullmakten.