Kan jeg stille spørsmål til oppdragsgiveren om konkurransegrunnlaget?
Ja, du kan stille spørsmål til oppdragsgiveren om konkurransegrunnlaget. Over EØS-terskelen skal oppdragsgiveren gi supplerende opplysninger senest seks dager før tilbudsfristen, hvis du har spurt i tide. Svaret skal sendes til alle leverandørene som deltar, ikke bare til deg, fordi alle skal likebehandles. Stil derfor spørsmålet skriftlig i konkurranseverktøyet, og la være å avsløre hvordan du tenker å løse oppdraget.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Spørsmål om konkurransegrunnlaget går til alle
Leverandører kan be om avklaringer, og det er vanlig at oppdragsgiveren åpner for det i selve kunngjøringen eller i konkurranseverktøyet. Alle spørsmål og svar skal gjøres kjent for samtlige leverandører. Det følger av likebehandlingsprinsippet i anskaffelsesloven § 4: ingen leverandør skal få opplysninger som de andre ikke får.
For deg betyr det at et spørsmål er et spørsmål til alle konkurrentene også. Stiller du det, vet de at du lurer på det, og de får samme svar.
Hva oppdragsgiveren må i konkurranser over EØS-terskelen
Her er reglene tydelige. På forespørsel fra en leverandør skal oppdragsgiveren gi supplerende opplysninger om konkurransegrunnlaget senest seks dager før tilbudsfristens utløp, forutsatt at du har bedt om dem i tilstrekkelig tid. I hastetilfeller, når fristen er forkortet, er fristen fire dager. Opplysningene som gis, skal sendes til alle leverandørene som deltar (forskriften § 14-2 annet ledd).
Gir oppdragsgiveren tilleggsopplysninger senere enn dette, skal tilbudsfristen forlenges forholdsmessig. Unntaket er når opplysningene er ubetydelige for tilbudet, eller når du ikke spurte i rimelig tid før fristen (§ 20-1 tredje og fjerde ledd). Har du ventet til siste dag, kan du altså ikke regne med at oppdragsgiveren svarer, og heller ikke at fristen flyttes.
Kjøp mellom 1,3 millioner kroner og EØS-terskelen
For disse kjøpene har forskriften ingen uttrykkelig bestemmelse om hvordan spørsmål skal besvares. Det betyr ikke at du står uten rettigheter. Oppdragsgiveren har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget (§ 8-4 tredje ledd), og likebehandlingsprinsippet gjelder fullt ut. Svarer oppdragsgiveren én leverandør, må de andre få vite det også. Frem til kontrakten er signert kan oppdragsgiveren endre konkurransegrunnlaget bare med endringer som ikke er vesentlige (§ 8-4 fjerde ledd).
Tilbudsfristen skal ta hensyn til hvor komplisert kontrakten er og hvor lang tid det tar å lage tilbud (§ 8-14). Spør tidlig, så er det lettere å argumentere for at fristen må flyttes hvis svaret kommer sent.
Slik formulerer du spørsmålet
Skriv spørsmålet skriftlig og bruk kanalen konkurransegrunnlaget oppgir. En telefonsamtale gir deg ingenting du kan vise til senere, og den kan komme i strid med likebehandlingen.
Pek på det punktet du lurer på, for eksempel «punkt 3.2 i kravspesifikasjonen», og skriv hva som er uklart. Vil du vite hvor stor leveransen er, spør om volum og tidsperiode i stedet for å foreslå en løsning. Be oppdragsgiveren klargjøre i stedet for å endre kravet, med mindre kravet virker urimelig. Hold deg til det du trenger for å regne pris og kvalitet. Ikke avslør prisen din, metodene dine eller hvem du tenker å samarbeide med.
Ikke prøv å få svar utenom kanalen. Hva en kommune kan snakke med leverandører om før en konkurranse, er forklart i dialog før utlysning. Over EØS-terskelen kan oppdragsgiveren avvise en leverandør som har forsøkt å påvirke beslutninger eller få tilgang til fortrolige opplysninger som kan gi en urettmessig fordel (§ 24-2 tredje ledd).
Hvis svaret endrer kravene
Svaret kan vise at konkurransegrunnlaget må rettes. Over EØS-terskelen kan oppdragsgiveren før fristen foreta rettelser og endringer som ikke er vesentlige. De skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget (§ 14-2 første ledd). Er endringen så stor at leverandørene trenger mer tid, skal fristen forlenges. Er den vesentlig, er det vanligvis en ny konkurranse som må kunngjøres.
Dag og skoleskyssen
Dag driver et transportfirma med seks biler. Kommunen har kunngjort en rammeavtale om skoleskyss, anslått til 4,2 millioner kroner over to år. Det er over EØS-terskelen for kommuner, så de mest detaljerte reglene gjelder. Tilbudsfristen går ut 20. mars.
Den 11. mars oppdager Dag at konkurransegrunnlaget ikke sier hvor mange kjørte kilometer kommunen regner med per år. Han kan ikke prise ruten uten det tallet. Han stiller spørsmålet skriftlig i verktøyet samme dag, nøytralt og uten å nevne hvordan han ville organisert kjøringen.
Kommunen svarer 17. mars, altså tre dager før fristen. Svaret er sendt til alle leverandørene som har hentet konkurransegrunnlaget. Det er senere enn seks dager før fristen, og kilometertallet er viktig for prisen. Kommunen må derfor forlenge tilbudsfristen forholdsmessig. Den nye fristen offentliggjøres til alle.
Hadde Dag spurt først 18. mars, hadde han spurt for sent til å kunne kreve svar innen seks dager, og kommunen hadde ikke trengt å utsette noe.
Kort oppsummert
- Du kan stille spørsmål om konkurransegrunnlaget, og svaret går til alle leverandørene i konkurransen.
- Over EØS-terskelen skal oppdragsgiveren svare senest seks dager før fristen, hvis du spør i tide. Svarer han senere, skal fristen forlenges.
- For kjøp mellom 1,3 millioner kroner og terskelen har forskriften ingen fast svarfrist, men likebehandling og oppdragsgiverens risiko for uklarheter gjelder.
- Stil spørsmål skriftlig, konkret og uten å avsløre egne løsninger, og ta ikke kontakt utenom kanalen.
- Spør tidlig, for spørsmål om konkurransegrunnlaget som kommer sent, gir deg svakere krav på svar og ny frist.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.