Slik velger du regnskapsprogram og rutiner for et lite foretak

Dette må regnskapsprogrammet kunne

Loven stiller ikke opp en liste over funksjoner, men flere krav i bokføringsloven og bokføringsforskriften avgjør hva et program må klare:

• Sporbarhet. Du skal lett kunne følge en bokført opplysning fra bilaget via spesifikasjoner til rapporteringen og tilbake igjen. Bilag skal nummereres eller identifiseres slik at det kan kontrolleres at de er fullstendige (bokføringsloven § 6).
• Retting. Etter fristene skal feil rettes med en ny postering som reverserer den opprinnelige, ikke ved at du sletter (§ 9). Programmet må derfor ikke la deg overskrive låste perioder.
• Sikkerhetskopi. Elektronisk regnskapsmateriale skal sikkerhetskopieres, og kopien skal oppbevares adskilt fra originalen og testes minst én gang i året (forskriften § 7-2).
• Standard uttrekk. De som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelige, skal kunne gjengi dem i standardisert form, i dag SAF-T (forskriften § 7-8).
• Mva-melding. Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal programmet gi tallene til skattemeldingen for merverdiavgift.

Sjekk også hvor leverandøren lagrer dataene. Ligger de i utlandet, gjelder egne vilkår for oppbevaring.

Rutiner som holder regnskapet à jour

Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier. Den skal være à jour innen fristene for rapporteringen og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (bokføringsloven § 7). Foretak med færre enn 600 bilag i året skal ajourføre senest innen fristene for pliktig rapportering (forskriften § 4-1).

Mva-melding leveres normalt hver andre måned. Periodene er januar og februar, mars og april, og så videre. Fristen er en måned og ti dager etter perioden, og 31. august for tredje periode. Har du omsetning på inntil en million kroner, kan skattekontoret samtykke i årlig levering, forutsatt at du har vært registrert i minst tolv måneder og har overholdt pliktene dine (skatteforvaltningsforskriften §§ 8-3-1, 8-3-3 og 8-3-10).

En rutine som fungerer for de fleste små foretak: bokfør bilag ukentlig, avstem mot bankkontoen månedlig, og ikke vent til fristen. Salgsdokumenter skal utstedes snarest og senest en måned etter levering (bokføringsforskriften § 5-2-2). Tar du imot kontantsalg, skal det som hovedregel registreres i et kassasystem med produkterklæring, med unntak i forskriften (bokføringsloven § 10 a).

Velge regnskapsprogram for et lite foretak

Start med behovet, ikke med prislisten. Hvor mange bilag har du i året? Skal programmet lage fakturaer, håndtere lønn eller lager, eller koble seg til nettbutikk og bank? Mange små foretak med få bilag klarer seg med enkle løsninger, mens et foretak med lager, ansatte og mange kunder trenger mer.

Sjekk deretter det som loven krever: at du kan hente ut hele regnskapet, også etter at du har sagt opp avtalen, at bilag kan lagres og nummereres, og at sikkerhetskopi og eksport er ordnet. Prøv gratisversjonen og legg inn tre måneders bilag før du bestemmer deg. Bytter du senere, kan overleveringen til nytt system bli arbeidskrevende, og noen av reglene er omtalt i Hva skjer med regnskapsmaterialet når jeg bytter regnskapsfører?.

Nye krav fra 2027 og 2030

Skattedirektoratet har fastsatt endringer i bokføringsforskriften som følger opp lovendringer fra juni 2026. Disse reglene er vedtatt, men ikke i kraft ennå:

• 1. januar 2027: plikt til å utstede elektronisk faktura ved salg til andre bokføringspliktige. Frem til 2030 gjelder plikten i praksis bare når mottakeren kan ta imot e-faktura. Samtidig faller unntaket for virksomheter med under fem millioner kroner i omsetning fra kravet om elektronisk tilgjengelige bokførte opplysninger.
• 1. januar 2028: kjøpers organisasjonsnummer skal stå på salgsdokumentet.
• 1. januar 2030: plikt til å motta elektroniske fakturaer og krav om bokføring i et elektronisk regnskapssystem.

Ifølge forskriftsendringene er bokføringspliktige med omsetning på 50 000 kroner eller mindre i året unntatt fra de nye kravene. Velger du program nå, bør det kunne sende og motta e-faktura på godkjente standarder som EHF.

Kort oppsummert

• Et regnskapsprogram skal gi sporbarhet fra bilag til rapportering, hindre sletting etter fristene og ta sikkerhetskopi.
• Du skal bokføre à jour innen rapporteringsfristene og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, men foretak med under 600 bilag kan nøye seg med fristene.
• Mva-melding leveres normalt hver andre måned, og skal bygge på bokføringen.
• Velg et program som kan sende og motta e-faktura. Plikten til å utstede e-faktura kommer 1. januar 2027, og kravet om elektronisk regnskapssystem er vedtatt fra 2030.