Slik skriver du et inkassovarsel til en kunde som ikke betaler

Hva loven krever av et inkassovarsel

Kravet til varselet står i inkassoloven § 9. Før et krav kan settes i inkasso, skal fordringshaveren (den som har pengene til gode) eller inkassatoren ha sendt skyldneren et skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk. Varselet skal sendes etter at kravet har forfalt, og det skal gi en betalingsfrist. Fristen må ha løpt ut uten at beløpet er betalt.

Fristen skal være på minst 14 dager. Regn den fra dagen du sender varselet, og legg gjerne et par dager til slik at det er trygt at kunden har mottatt det. Et varsel som sendes samtidig med fakturaen, eller før forfall, oppfyller ikke kravet.

Det finnes ikke noe krav om at du først har sendt en vanlig purring. Mange gjør det likevel, fordi en vennlig påminnelse ofte får kunden til å betale uten at det blir mer kostbart. Forskjellen mellom de tre trinnene er forklart i purring, inkassovarsel og betalingsoppfordring.

Reglene om god inkassoskikk gjelder også når du driver inn dine egne krav (§ 8). Du kan ikke bruke metoder som gir kunden urimelig press, og du bør holde deg til saken i teksten.

Dette bør stå i varselet

Loven nevner bare varselet og fristen. For at varselet skal fungere og kunne brukes som bevis senere, bør du ha med:

• ditt navn eller firmanavn, organisasjonsnummer og kontonummer for betaling
• kundens navn og adresse, og referanse til fakturaen
• hva kravet gjelder, med fakturanummer og dato
• forfallsdato og beløp, delt i hovedkrav, forsinkelsesrente og eventuell kompensasjon
• en betalingsfrist med en bestemt dato
• beskjed om at kravet ellers vil bli sendt til inkasso, og at det kan gi ytterligere kostnader
• hvordan kunden kan svare dersom han mener kravet er feil

Er kunden en bedrift, kan du kreve forsinkelsesrente fra forfallsdagen når den er satt på fakturaen. Satsen fastsettes av departementet hvert halvår, så slå opp riktig sats for perioden. I tillegg kan du kreve kompensasjon for inndrivelseskostnader tilsvarende 40 euro etter forsinkelsesrenteloven § 3 a. Skyldneren skal etter inkassoloven § 17 erstatte nødvendige kostnader ved utenrettslig inndriving, også når du driver inn kravet selv. Hva som er nødvendig, må være i samsvar med hva du faktisk har brukt og hva som er rimelig.

Slik sender du varselet

Varselet må være skriftlig. Send det på en måte du kan dokumentere, enten som brev eller som e-post til en adresse kunden har brukt overfor deg i saken. Ta vare på kopi og sendetidspunkt. Bruker kunden en felles fakturaportal, kan du legge varselet der og i tillegg sende en e-post.

Skriv kort og saklig. Unngå trusler som ikke er rettet mot det du faktisk kan gjøre, som å nevne politianmeldelse når saken er et vanlig betalingskrav. Det kan bli sett som urimelig påtrykk.

Hva skjer etter fristen

Betaler kunden innen fristen, er saken avsluttet. Husk å si fra at kravet er oppgjort, og bokfør forsinkelsesrenten og kompensasjonen du eventuelt fikk.

Betaler han ikke, har du to veier. Du kan overlate kravet til et inkassobyrå, som deretter må sende en egen betalingsoppfordring med minst 14 dagers frist før rettslig inndriving settes i gang (§ 10). Eller du kan sende en forliksklage selv. Følg trinnene i rekkefølge, slik at ingen av dem kan trekkes i tvil senere.

Husk også foreldelsen. Hva et inkassovarsel betyr for fristen, er forklart i avbryter et inkassovarsel foreldelsesfristen.

Kort oppsummert

• Skriv et inkassovarsel selv: skriftlig, etter forfall, med en betalingsfrist på minst 14 dager.
• Varselet skal si at kravet ellers sendes til inkasso, og bør vise hovedkrav, rente og kompensasjon hver for seg.
• Du kan kreve 40 euro i kompensasjon fra bedriftskunder, i tillegg til forsinkelsesrente.
• Send varselet slik at du kan bevise at kunden fikk det, og vent til fristen har gått ut.
• Bestrider kunden kravet, er det avtalen og dokumentasjonen som avgjør, ikke antall varsler.