Hva skjer hvis tilbudet kommer inn etter fristen?
Et tilbud som er mottatt etter tilbudsfristen skal oppdragsgiveren avvise, og forskriften har ikke noe unntak for forsinkelser på bare noen minutter. Det samme gjelder tilbud som er levert på annen måte enn kravet til kommunikasjonsmiddel sier. Du skal få beskjed skriftlig med en kort begrunnelse. Mener du at tilbudet ble mottatt i tide, eller at forsinkelsen skyldtes oppdragsgiverens eget system, kan du klage.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Regelen: tilbud levert etter fristen skal avvises
I anskaffelsesforskriften står det at oppdragsgiveren skal avvise en leverandør eller et tilbud når tilbudet ikke er mottatt innen tilbudsfristen. Det samme gjelder når tilbudet er levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel (§ 9-4 for kjøp fra 1,3 millioner kroner, § 24-1 over EØS-terskelen). Formuleringen er «skal», ikke «kan». Oppdragsgiveren har dermed ingen valgfrihet.
Bakgrunnen er likebehandling. Alle leverandører skal ha like lang tid, og ingen skal få justere tilbudet etter at fristen har gått. Hadde oppdragsgiveren kunnet godta ett tilbud som kom for sent, ville de andre med rette hevdet at de fikk dårligere vilkår.
For kjøp mellom 500 000 og 1,3 millioner kroner har forskriften ikke samme detaljerte avvisningsregler. Prinsippet om likebehandling i anskaffelsesloven § 4 gjør det likevel vanskelig å se bort fra fristen for én enkelt leverandør.
Hvordan fristen måles
Det er tidspunktet tilbudet er mottatt hos oppdragsgiveren som teller. Oppdragsgiveren skal sikre at tidspunktet for mottak og åpning kan fastslås nøyaktig, at ingen har tilgang til innholdet før fristen er ute, og at forsøk på å bryte reglene kan spores (§ 22-3). Er det oppgitt et klokkeslett i kunngjøringen, er det det som gjelder.
Begynte du å laste opp før klokken men var ikke ferdig før etter, risikerer du at tilbudet regnes som mottatt for sent. Loven sier ikke at det er tidspunktet for oppstart som teller. Se hvordan verktøyet markerer mottak, og regn med at store filer tar tid.
Oppdragsgiveren kan forlenge fristen, men må i så fall gjøre det for alle. Skal fristen forlenges fordi konkurransegrunnlaget er endret, skal alle leverandørene som har fått det, få beskjed (§ 20-1 og § 14-2 over EØS-terskelen). Det er ikke tillatt å gi én leverandør ekstra tid.
Når forsinkelsen skyldes oppdragsgiverens system
Reglene sier at tilbudet må være mottatt innen fristen. Skyldes forsinkelsen en teknisk feil hos oppdragsgiveren eller i verktøyet, for eksempel at innleveringsløsningen var nede, får du ikke automatisk medhold, men saken stiller seg annerledes. Oppdragsgiveren har ansvar for at løsningen virker, og skal kunne dokumentere når tilbudet kom (§ 22-3). Da bør du sikre bevis med en gang: skjermbilder, feilmeldinger, e-postkvitteringer og tidspunkt.
Hvordan en slik sak vurderes i det enkelte tilfellet, har ikke loven et eget svar på. Det avhenger av hva som faktisk skjedde, og av hvem som hadde kontroll over feilen.
Slik reagerer du etter en avvisning
Oppdragsgiveren skal snarest mulig sende deg en skriftlig melding om avvisningen, med en kort begrunnelse (§ 9-7 tredje ledd). Les den nøye og se om tidspunktene stemmer med det du har.
Du kan be om en nærmere forklaring og sende en skriftlig innsigelse. Før kontrakten er inngått, kan du også kreve midlertidig forføyning ved tingretten (anskaffelsesloven § 9). I konkurranser over EØS-terskelen suspenderer en slik begjæring oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt hvis den fremsettes innen karensperioden (§ 25-3). Vil du ha erstatning, må du vise at oppdragsgiveren har brutt reglene og at du har lidd et tap (§ 10). Er avvisningen lovlig, er det ikke noe brudd. Mer om dette står i erstatning etter tapt anbud. Andre formfeil som kan føre til avvisning, er behandlet i avvisning av tilbud på formelle feil.
Magnus og de tre minuttene
Magnus driver en elektrikerbedrift og skal levere tilbud til kommunen på arbeid for 3,4 millioner kroner uten mva. Fristen er satt til kl. 12.00. Han starter opplastingen kl. 11.52 med en fil på 180 MB, og internettlinjen på kontoret er treg. Verktøyet registrerer at filen er mottatt kl. 12.03.
Dagen etter får Magnus en melding om at tilbudet er avvist fordi det er mottatt etter tilbudsfristen. Han ber om loggen. Den viser at tjenesten var i drift hele tiden, og at mottaket er registrert kl. 12.03. Da har han ikke noe grunnlag for å angripe avvisningen, siden oppdragsgiveren ikke hadde noe valg.
Hadde loggen vist at tjenesten var utilgjengelig fra 11.50 til 12.05, ville saken vært en annen. Da kunne Magnus ha reist innsigelse, og kommunen ville måttet forklare hvorfor tilbudet likevel skulle regnes som for sent.
Slik unngår du forsinkelser
Lever dagen før fristen hvis du kan. Test pålogging og opplasting i god tid, spesielt hvis du har vedlegg. Ikke vent til siste time med å lage en bruker i verktøyet. Sjekk i konkurransegrunnlaget og i verktøyet om du kan laste opp på nytt før fristen. Ta vare på kvitteringen du får.
Kort oppsummert
- Et tilbud levert etter fristen skal avvises, og forskriften har ikke noe unntak for forsinkelse på noen få minutter.
- Det er tidspunktet for mottak hos oppdragsgiveren som teller, og systemet skal kunne vise tidspunktet nøyaktig.
- Oppdragsgiveren kan ikke gi én leverandør mer tid, men kan forlenge fristen for alle.
- Du skal få en skriftlig avvisning med begrunnelse, og du kan klage hvis du mener forsinkelsen ikke skyldtes deg.
- Lever helst dagen før, og ta vare på kvitteringen fra verktøyet.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.