Trening som velferdstiltak — hovedregelen
Treningsabonnement eller andre mosjonstilbud kan som hovedregel dekkes skattefritt av arbeidsgiver dersom ordningen regnes som et generelt velferdstiltak i virksomheten. Med velferdstiltak menes tiltak som har som formål å fremme trivsel, helse og samhørighet blant de ansatte som gruppe — ikke å gi den enkelte en økonomisk fordel som i realiteten fungerer som ekstra lønn.
Det avgjørende vilkåret for at et slikt tiltak skal regnes som skattefritt, er at det er tilgjengelig for alle ansatte på like vilkår. Det er dette som skiller et reelt velferdstiltak fra en skjult lønnsfordel: så lenge alle i selskapet har den samme muligheten til å benytte seg av ordningen, uavhengig av stilling, ansiennitet eller om de faktisk velger å bruke tilbudet, kan ordningen som hovedregel behandles som skattefri for hele gruppen.
Hva skjer hvis bare noen får tilbudet?
Motsatt gjelder at dersom bare eieren, eller et fåtall utvalgte ansatte, får dekket treningsabonnement mens resten av de ansatte ikke får noe tilsvarende tilbud, faller ordningen normalt utenfor unntaket for velferdstiltak. Da blir verdien av treningsabonnementet i stedet en skattepliktig fordel for akkurat den eller de personene som faktisk får det dekket — på samme måte som om selskapet hadde gitt dem et kontantbeløp øremerket trening.
Dette er nøkkelpoenget Sindre må forstå: det holder ikke at ordningen i teorien er «åpen for alle» hvis den i praksis bare er eieren som benytter seg av den, samtidig som det ikke finnes noen reell, kommunisert mulighet for de andre ansatte til å velge det samme. Skatteetaten ser på realiteten i ordningen, ikke bare hvordan den er formulert på papiret.
Eksempel: Kodeverket AS innfører treningsordning riktig
La oss si at Sindre bestemmer seg for å innføre en treningsordning der Kodeverket AS dekker inntil 4 000 kroner i året til treningssenter, svømmehall eller lignende mosjonstilbud for hver av de fire ansatte — Sindre selv, Nora, Preben og Vilde. Ordningen kommuniseres skriftlig til alle, med samme beløpsgrense og samme vilkår for alle fire.
Nora og Sindre benytter seg av ordningen fullt ut og får dekket 4 000 kroner hver til et treningssenter i sentrum. Preben velger i stedet et svømmekort til 2 800 kroner, mens Vilde takker nei og ikke bruker ordningen i det hele tatt. Fordi ordningen er reelt tilgjengelig for alle fire på like vilkår — selv om ikke alle faktisk benytter seg av den i like stor grad — kan Nora, Sindre og Preben få dekket beløpene sine skattefritt. At Vilde velger å ikke bruke tilbudet sitt, svekker ikke ordningens status som et likebehandlet velferdstiltak for de andre.
Eksempel: samme ordning, men innført feil
Sammenlign dette med en alternativ situasjon: Sindre dekker sitt eget treningsabonnement på 6 000 kroner i året, uten å tilby noe tilsvarende til Nora, Preben eller Vilde, fordi han tenker «jeg er sjefen, og dette er noe jeg trenger for å holde ut arbeidspresset». Her mangler ordningen den nødvendige likebehandlingen. De 6 000 kronene vil da normalt bli ansett som en skattepliktig fordel for Sindre personlig, selv om han i egen bevissthet tenkte på det som et helt naturlig gode ved å eie og drive selskapet.
Praktiske grep for å sikre at ordningen holder
For at en treningsordning skal stå seg ved en eventuell kontroll, bør Sindre sørge for noen enkle ting: ordningen bør være skriftlig formulert med like vilkår og samme beløpsgrense for alle ansatte, den bør være reelt kommunisert til hele staben — ikke bare underforstått for ledelsen — og selskapet bør kunne dokumentere at tilbudet faktisk har stått åpent for alle, selv om ikke alle velger å benytte seg av det. Det er heller ikke noe krav om at alle må bruke akkurat samme treningssenter eller aktivitet — poenget er likebehandlingen i tilbudet, ikke i den enkeltes faktiske treningsvaner.
Sindre bør også være oppmerksom på at «alle ansatte» i denne sammenhengen betyr alle som faktisk er ansatt i selskapet — også deltidsansatte eller sesongansatte bør normalt omfattes av ordningen på tilsvarende vilkår, dersom selskapet har slike. Utelater man enkelte grupper ansatte systematisk fra en ellers skattefri ordning, svekker det igjen argumentet om reell likebehandling.
Må beløpsgrensen være lik for alle, eller kan den variere med stilling?
Et spørsmål Sindre bør tenke gjennom er om selve beløpsgrensen i ordningen kan variere mellom ansatte, for eksempel slik at ledere får dekket mer enn andre. Jo mer en ordning differensierer mellom ansattgrupper uten en saklig, arbeidsrelatert begrunnelse, desto svakere blir argumentet om at dette er et generelt velferdstiltak for alle. Den tryggeste praksisen er å sette samme beløpsgrense og samme vilkår for hele staben, slik Sindre gjør i eksempelet over. Skulle han likevel ønske å differensiere, bør differensieringen være tydelig begrunnet og fortsatt sikre at alle ansatte har en reell, sammenlignbar mulighet til å benytte seg av et treningstilbud — ikke bare de i visse stillinger.
Hva om selskapet i stedet betaler kontant refusjon i etterkant?
Formen på ordningen har også betydning. Betaler Kodeverket AS treningssenteret direkte, eller refunderer den ansattes egen utgift mot kvittering innenfor den fastsatte grensen, er dette normalt en ryddig og lett dokumenterbar ordning. Gir Sindre i stedet de ansatte et fritt kontantbeløp med beskjed om at «dette er ment til trening, men bruk det som du vil», mister ordningen lett sin karakter av å være et konkret velferdstiltak, og kan i stedet bli vurdert som en ordinær kontantytelse som er skattepliktig uansett formål. Skal ordningen holde seg innenfor unntaket for velferdstiltak, bør den derfor være knyttet til en faktisk, dokumentert treningsutgift — ikke et fritt disponibelt beløp.
Kort oppsummert - Treningsabonnement kan dekkes skattefritt som et velferdstiltak dersom ordningen er tilgjengelig for alle ansatte på like vilkår. - Nøkkelordet er likebehandling — ikke om hver enkelt ansatt faktisk velger å bruke tilbudet. - Dekkes trening bare for eieren eller et fåtall utvalgte, blir det normalt en skattepliktig fordel for dem det gjelder. - Ordningen bør være skriftlig, med samme vilkår og beløpsgrense for alle, og reelt kommunisert til hele staben. - Deltids- og sesongansatte bør normalt omfattes på samme vilkår som fast ansatte for at likebehandlingen skal være reell.