Hovedregelen: barnehagedekning er skattepliktig
Her må Cecilie dessverre justere forventningene sine noe. I motsetning til flere av de andre personalgodene som er tema i denne artikkelserien — som gaver, personalrabatt eller treningsordninger — finnes det ingen generell skattefri ordning for at arbeidsgiver dekker ansattes ordinære barnehageutgifter. Betaler Cecilie hele eller deler av foreldrebetalingen for Amalies barnehageplass direkte, enten som et kontantbidrag til Amalie eller ved å betale barnehagen direkte på hennes vegne, blir dette som hovedregel regnet som en skattepliktig fordel for Amalie, på lik linje med lønn.
Dette overrasker mange arbeidsgivere, nettopp fordi barnehagedekning intuitivt kan virke som et like naturlig velferdsgode som for eksempel treningsordninger. Forskjellen ligger i at lovgiver har valgt å ikke innføre noe tilsvarende unntak for barnehageutgifter slik man har gjort for enkelte andre typer goder — reglene på dette området er rett og slett strengere.
Det smale unntaket: bedriftsbarnehage
Det finnes ett unntak, men det er lite praktisk relevant for de aller fleste små AS-er: dersom arbeidsgiveren selv driver eller disponerer barnehageplasser som en del av virksomheten — det vil si en reell bedriftsbarnehage, ikke bare en avtale om å betale for eksterne barnehageplasser — kan det gjelde andre og gunstigere regler for verdsettelsen av fordelen for de ansatte som benytter seg av tilbudet.
For at dette unntaket skal være aktuelt, må selskapet i realiteten ha en tilknytning til driften av selve barnehagen — for eksempel eie eller disponere barnehageplasser på et vis som går utover bare å betale foreldrebetalingen for ansattes barn i en ordinær, ekstern barnehage. For et lite designbyrå som Vindfjell Design AS, med fem ansatte og ingen tilknytning til barnehagedrift, er dette unntaket i praksis helt urealistisk å benytte seg av. Det er derfor et unntak Cecilie bør vite om at det finnes, men ikke noe hun kan planlegge rundt for sin egen bedrift.
Hva kan Cecilie gjøre i stedet?
Selv om direkte dekning av barnehageregningen ikke er skattefritt, er det ikke slik at Cecilie er helt uten handlingsrom hvis hun ønsker å støtte Amalie økonomisk. Hun kan for eksempel gi Amalie høyere lønn, som riktignok beskattes som ordinær lønnsinntekt, men som i det minste er en ryddig og forutsigbar løsning uten fare for at Skatteetaten senere omklassifiserer en «skattefri» ordning som aldri egentlig var det. Alternativt kan hun vurdere om noe av situasjonen faller inn under den alminnelige gavegrensen — men her må hun være varsom, for gjentakende, faste bidrag til en løpende utgift som barnehage ligger fjernt fra idéen om en gave ved en konkret anledning, og vil trolig ikke bli akseptert som en skattefri gave selv om beløpet i seg selv ligger under gavegrensen.
Et konkret eksempel på hva som går galt
Se for deg at Cecilie, i beste mening, avtaler med Amalie at Vindfjell Design AS betaler 3 000 kroner direkte til barnehagen hver måned, i tillegg til Amalies ordinære lønn. Dette utgjør 36 000 kroner i året. Fordi dette er en løpende dekning av en ordinær privatutgift — og ikke noe som faller inn under noen av de anerkjente unntakene — vil hele beløpet normalt regnes som skattepliktig lønn for Amalie. Selskapet må beregne arbeidsgiveravgift av beløpet, og det skal gjøres forskuddstrekk som av all annen lønn. Ordningen blir dermed ikke den «ekstra fordelen» Cecilie hadde tenkt seg — den blir i realiteten bare en ny form for lønn, med de samme skattemessige konsekvensene som om hun hadde økt Amalies månedslønn tilsvarende.
Oppsummert: enkleste og tryggeste vei
For de aller fleste små AS-er er konklusjonen enkel, om enn kanskje ikke den Cecilie håpet på: vil du støtte en ansatt økonomisk med barnehageutgiftene deres, er den ryddigste veien å gjøre det gjennom ordinær lønn, med full åpenhet om at dette beskattes som lønn. Det finnes ikke noe smart triks eller en skjult skattefri ordning for barnehagedekning slik det gjør for enkelte andre personalgoder — og forsøker man seg på en løsning som later som noe annet, risikerer man en etterberegning fra Skatteetaten som gjør hele øvelsen dyrere enn om man aldri hadde forsøkt.
Hvorfor er reglene strengere her enn for eksempel trening?
Det kan virke inkonsekvent at trening og enkelte andre velferdstiltak kan gis skattefritt når alle ansatte behandles likt, mens barnehagedekning ikke har noen tilsvarende åpning selv om ordningen skulle gjelde alle ansatte med barn i barnehagealder. Forskjellen ligger i at lovgiver har valgt å regulere disse godetypene hver for seg, og ikke alle typer utgifter er gitt et tilsvarende unntak selv om formålet — å støtte ansatte økonomisk eller sosialt — kan minne om hverandre. For Cecilie er poenget at hun ikke kan analogisere fritt fra andre personalgoder til barnehage; hver ordning må vurderes ut fra sitt eget, konkrete regelverk, og for barnehage er konklusjonen altså strengere enn mange forventer.
Kan Cecilie i stedet tilby fleksible arbeidstider eller hjemmekontor?
Ønsker Cecilie å avlaste Amalie og andre småbarnsforeldre i staben uten å havne i en skattefelle, kan hun i stedet vurdere tiltak som ikke innebærer noen direkte økonomisk overføring i det hele tatt — som fleksibel arbeidstid rundt henting og bringing, mulighet for hjemmekontor enkelte dager, eller å legge interne møter utenfor de mest hektiske morgen- og ettermiddagstimene. Slike tiltak koster ikke selskapet noe i kroner og utløser ingen skatteplikt for de ansatte, fordi det ikke oppstår noen økonomisk fordel å skattlegge — bare en mer fleksibel organisering av arbeidet. Dette er ikke et alternativ til lønnsstøtte for de som virkelig trenger det, men det er et godt supplement Cecilie kan innføre uten å måtte tenke på skattemessige konsekvenser i det hele tatt.
Kort oppsummert - Å dekke ansattes ordinære barnehageutgifter er som hovedregel skattepliktig for den ansatte, uansett om det skjer som kontantbidrag eller direkte betaling til barnehagen. - Det finnes ikke noen generell skattefri ordning for barnehagedekning slik det gjør for flere andre personalgoder. - Det eneste unntaket er reell bedriftsbarnehage, der arbeidsgiver selv driver eller disponerer barnehageplasser — lite aktuelt for de fleste små AS. - Et fast, løpende bidrag til barnehageregningen blir normalt behandlet som skattepliktig lønn i sin helhet. - Vil du støtte en ansatt økonomisk med barnehageutgifter, er ordinær lønnsøkning den tryggeste og mest forutsigbare løsningen.