Rammeavtale med kommunen – rett til oppdrag, eller bare mulighet?

Byrået fikk plassen, men ikke oppdragene

Larysa la ned mye arbeid i tilbudet som ga henne en av tre plasser på kommunens rammeavtale for grafisk design, og forventet en jevn strøm av mindre oppdrag i årene som fulgte. I stedet har hun mottatt tre henvendelser totalt, mens en kollega i bransjen med plass på samme avtale forteller at han knapt har hørt noe fra kommunen i det hele tatt. Det som virket som en solid inntektskilde på papiret, har i praksis vist seg å være mer en mulighet enn en forpliktelse fra kommunens side.

Byrået hadde til og med ansatt en ekstra designer delvis i påvente av oppdragene fra kommunen, en beslutning Larysa i ettertid ser var for optimistisk gitt hvor lite som faktisk kom inn. Hun er langt fra alene om denne erfaringen: flere små og mellomstore leverandører som vinner plass på kommunale rammeavtaler, planlegger kapasitet ut fra tallene i konkurransegrunnlaget, uten å ha lest tilstrekkelig nøye om de tallene faktisk er bindende for oppdragsgiver.

Estimert volum er ikke det samme som garantert volum

Konkurransegrunnlaget for en rammeavtale inneholder ofte et anslag over hvor mye kommunen forventer å kjøpe i avtaleperioden, men et slikt anslag binder normalt ikke kommunen til å faktisk kjøpe den mengden. Har avtalen derimot en eksplisitt bestemmelse om garantert minstevolum, altså et beløp eller en mengde kommunen forplikter seg til å avrope uansett, er situasjonen en annen, og Larysa kan i så fall ha et krav dersom kommunen ikke oppfyller det garanterte minimumet. Det første hun bør gjøre, er derfor å lese avtalen på nytt med akkurat dette skillet for øye, ikke stole på hukommelsen fra da tilbudet ble levert halvannet år tidligere.

Parallelle avtaler fordeler oppdrag gjennom minikonkurranse

Når flere leverandører står på samme rammeavtale, skal enkeltoppdrag som hovedregel fordeles gjennom en minikonkurranse mellom dem, ikke ved at kommunen fritt velger hvem den vil bruke fra gang til gang. Det betyr at Larysa skal bli invitert til å konkurrere om hvert enkelt avrop sammen med de andre leverandørene på avtalen, med kriterier som normalt er fastsatt i selve rammeavtalen. Har kommunen isteden bare gått til én av de tre leverandørene gjentatte ganger uten å involvere de andre i noen minikonkurranse, er det en praksis som kan være i strid med det avtalen selv legger opp til, uavhengig av hvor stort det totale avropsvolumet er. Dette skiller seg fra situasjonen der selve kontrakten endres vesentlig etter tildeling, som handler om innholdet i én bestemt kontrakt, ikke om hvordan løpende oppdrag fordeles mellom flere leverandører på samme avtale.

Kjøper kommunen utenom avtalen, er det noe annet enn lavt volum

Det virkelig alvorlige spørsmålet for Larysa er om kommunen i stedet for å bruke rammeavtalen, har kjøpt tilsvarende designtjenester direkte fra andre leverandører utenfor avtalen. Er rammeavtalen ment å dekke kommunens behov for denne typen tjenester, og kommunen likevel kjøper parallelt fra noen som aldri var med i konkurransen, kan det i verste fall dreie seg om en ulovlig direkteanskaffelse, ikke bare et spørsmål om skjevt fordelte avrop mellom de godkjente leverandørene. Larysa bør derfor undersøke om kommunen har kjøpt design fra andre i perioden, for eksempel gjennom innsyn i fakturaer eller protokoller, før hun konkluderer med at det lave volumet bare skyldes redusert behov.

Slik følger Larysa opp videre, uten å ødelegge relasjonen

Larysa bør ta direkte kontakt med kommunens innkjøpsansvarlige og be om en forklaring på hvorfor avropene har vært så få, og samtidig spørre konkret om hvordan minikonkurransene faktisk gjennomføres i praksis. Dette bør gjøres i en vanlig, uformell henvendelse først, ikke som en formell klage, siden hun fortsatt ønsker oppdrag fra kommunen videre. Viser det seg at kommunen har kjøpt tilsvarende tjenester utenom avtalen på en måte som ikke lar seg forklare, er det et helt annet nivå av sak, og da kan en klage til KOFA være aktuelt, med den dokumentasjonen hun har samlet som grunnlag.

Samtalen med innkjøpsansvarlig ga Larysa et konkret svar: kommunen hadde faktisk gjennomført to minikonkurranser det siste året uten å invitere byrået hennes, fordi noen internt hadde glemt å oppdatere leverandørlisten etter en omorganisering. Det var ingen bevisst forbigåelse, bare en praktisk glipp, men den hadde likevel kostet henne to konkrete oppdrag hun aldri fikk sjansen til å konkurrere om. Kommunen rettet opp feilen for de neste konkurransene, og Larysa fikk beskjed om at hun ville bli inkludert framover, noe som langt på vei løste saken uten at det var nødvendig å gå videre med noen formell klage.

Kort oppsummert

• En rammeavtale kommunen inngår, forplikter den ikke til et bestemt volum, med mindre avtalen har en garantert minsteandel.
• Oppdrag på en rammeavtale med flere leverandører skal som hovedregel fordeles gjennom minikonkurranse mellom dem.
• Sjekk om kommunen kjøper tilsvarende tjenester utenom rammeavtalen, det er noe annet enn bare lavt avropsvolum.
• Ta først direkte kontakt med innkjøpsansvarlig for en forklaring, før du vurderer en formell klage.
• Kjøper kommunen systematisk utenom en avtale som skulle dekket behovet, kan det være en ulovlig direkteanskaffelse.