Ansatt nekter å ta ferie – kan arbeidsgiver pålegge ferie?
Pålegge ferie arbeidsgiver har rett til å gjøre, men bare innenfor rammene av styringsretten og etter at spørsmålet er drøftet med den ansatte først. Inger driver en klesbutikk og fikk en ansatt som nektet å ta ut restferie før årsskiftet, midt i en periode butikken egentlig trengte bemanning. Arbeidsgiver bestemmer i utgangspunktet når ferien skal legges, ikke arbeidstakeren, men det forutsetter et reelt forsøk på å bli enige og at varselet gis i god tid før avviklingen. Det Inger ikke kunne gjøre, var å la ferien stå ubrukt og heller betale den ut i lønn: feriepenger som ikke er avviklet, skal fortsatt tas ut, ikke kjøpes fri.
Styringsretten bestemmer tidspunktet, ikke fritt etter eget hode
Inger hadde alltid trodd at ferieplanlegging var noe de ansatte selv styrte, helt til hun fikk en medarbeider som rett og slett ikke ville avvikle restferien sin. Arbeidsgivers styringsrett gir i utgangspunktet retten til å fastsette når ferien skal tas, men den retten er ikke fri.
Den forutsetter at ferien varsles i god tid før den skal avvikles, slik at den ansatte kan innrette seg, og at arbeidsgiver har gjort et reelt forsøk på å komme fram til enighet før noe fastsettes ensidig. Inger hadde selv opplevd butikkens travleste uker, og forsto at det handlet om mer enn bare å ville ha kontroll: en ansatt som forsvinner uvarslet midt i høysesong, er en reell driftsutfordring for en liten butikk uten mange å sette inn i stedet.
Drøftingsplikten er en samtale du må kunne dokumentere
Før Inger kunne fastsette tidspunktet selv, måtte hun først ta opp saken med den ansatte og faktisk forsøke å bli enige, ikke bare informere om en beslutning som allerede var tatt. Hun skrev ned dato og innhold i samtalen, slik at det senere var mulig å vise at drøftingen faktisk hadde funnet sted.
Uten den dokumentasjonen står arbeidsgiver svakere hvis den ansatte i etterkant hevder at ferien ble tvunget på uten noen forutgående dialog. I samtalen foreslo Inger tre ulike perioder den ansatte kunne velge mellom, nettopp for å vise at det var et reelt valg og ikke bare en beskjed forkledd som en drøfting.
Restferie fra i fjor følger egne regler
Restferie som ikke er avviklet fra et tidligere år, kan ikke bare legges til side eller strykes fra regnskapet. Den følger egne regler for overføring til påfølgende år, og skal som hovedregel fortsatt tas ut som fri, ikke gjøres opp i penger i stedet.
Inger måtte derfor legge en konkret plan for når den gamle restferien faktisk skulle avvikles, i stedet for å la den bli stående uavklart år etter år slik den hadde gjort tidligere. Hun laget en enkel oversikt over hele staben, med hvor mange dager hver enkelt hadde til gode, og en dato for når resten senest skulle være avviklet.
Nekter den ansatte fortsatt, har du likevel siste ord
Etter at Inger hadde gjennomført en reell drøfting uten at partene ble enige, sto hun likevel med retten til å fastsette tidspunktet endelig, innenfor lovens rammer. Hun ga et skriftlig ferievarsel som viste både datoene og at samtalen faktisk hadde funnet sted.
Den ansatte var uenig, men aksepterte til slutt beslutningen, fordi prosessen rundt den var ryddig og etterprøvbar, ikke fordi hun ga etter for press. Inger valgte samtidig en periode som lå et godt stykke unna de mest hektiske ukene, slik at avgjørelsen fremsto som rimelig for begge, selv om den ansatte i utgangspunktet hadde ønsket noe annet. Rutinen for ferievarsel skrev hun også inn i malen for arbeidsavtalen hun bruker ved nyansettelser, slik at forventningene er klare fra første dag.
Tvist om ferie havner sjelden hos advokat alene
De fleste feriekonflikter løses direkte mellom partene eller med en kort avklaring fra en rådgiver om at fremgangsmåten var riktig, uten at det blir en formell sak. Advokat blir mer aktuelt hvis uenigheten dreier seg om penger, for eksempel krav om feriepenger for ferie den ansatte mener aldri ble reelt avviklet.
I de tilfellene kan et krav under grensen for småkrav behandles gjennom forliksrådet fremfor en full rettssak, noe som holder kostnaden nede for begge parter. Ingers sak endte aldri der: den skriftlige dokumentasjonen av drøftingen og varselet gjorde at den ansatte selv innså at det ikke var noe å vinne på å gå videre.
Ferieplanen bør ligge klar før konflikten oppstår
Det Inger endret mest etter denne episoden, var ikke selve håndteringen av konflikten, men tidspunktet hun tok tak i ferieplanleggingen. Tidligere ventet hun til sent på våren med å spørre de ansatte om ferieønsker, noe som ga lite rom for reell dialog hvis noen hadde avvikende ønsker. Nå starter hun prosessen tidlig på nyåret, med en enkel liste der alle melder inn ønsket periode, og eventuelle overlapp eller uenigheter avklares mens det fortsatt er god tid igjen til sommeren.
Denne endringen har gjort at hun sjelden havner i en situasjon der hun må fastsette ferien ensidig i det hele tatt. De fleste ansatte er langt mer fleksible når de opplever at de faktisk blir spurt tidlig, fremfor å få en beskjed presentert som en avgjort sak rett før avviklingen skal skje.
Kort oppsummert
- Arbeidsgiver bestemmer i utgangspunktet tidspunktet for ferien, men skal først drøfte det med den ansatte.
- Gi ferievarselet skriftlig og i god tid, og noter datoen samtalen faktisk fant sted.
- Feriepenger som ikke er avviklet, skal tas ut som fri, ikke byttes mot ekstra lønn.
- Restferie fra tidligere år følger egne regler for overføring, ikke bare årets ferieplan.
- Fastholder den ansatte nei etter en reell drøfting, kan arbeidsgiver likevel beslutte tidspunktet endelig.