Den ordinære generalforsamlingen skal holdes hvert år innen utgangen av juni. Dette er en lovfestet frist styret plikter å overholde, uavhengig av når regnskapsåret faktisk er avsluttet i det enkelte borettslag. I tillegg gjelder egne regler for hvor lang varslingstid andelseierne skal ha før selve møtet.

Fristen for ordinær generalforsamling

Loven pålegger styret å holde ordinær generalforsamling innen utgangen av juni hvert år. På dette møtet skal spørsmålet om godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen alltid behandles, uavhengig av om det ellers er noen kontroversielle saker på sakslisten. Fristen er ment å sikre at andelseierne får jevnlig og forutsigbar innsikt i og kontroll over hvordan laget drives økonomisk, og at styret står til ansvar for foregående års forvaltning innen en rimelig tid etter at regnskapsåret er avsluttet. De aller fleste borettslag følger kalenderåret som regnskapsår, slik at fristen i praksis betyr at møtet skal holdes i løpet av årets første seks måneder.

Regnskapsår og møtetidspunkt

Fristen ved utgangen av juni gjelder uavhengig av når borettslagets regnskapsår faktisk avsluttes. De aller fleste borettslag følger kalenderåret som regnskapsår, og for disse er det enkelt: årsregnskapet for foregående år skal være klart og behandlet innen utgangen av juni året etter. Enkelte borettslag har likevel vedtektsfestet et avvikende regnskapsår, for eksempel fra juli til juni. Selv da er det ingen automatisk forskyvning av fristen for selve møtet — plikten til å holde ordinær generalforsamling innen utgangen av juni er knyttet til kalenderåret, ikke til når regnskapsperioden internt starter og slutter. Har laget avvikende regnskapsår, må styret derfor planlegge ekstra nøye, slik at et ferdig revidert regnskap faktisk foreligger i tide til å bli behandlet innenfor junifristen, uavhengig av hvordan regnskapsperioden ellers er lagt opp.

Innkallingsfristen

Før selve møtet skal styret sende ut innkalling til alle andelseiere med kjent adresse. Innkallingen skal sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet skal holdes. Dette gir andelseierne tid til å sette seg inn i sakslisten, årsregnskapet og eventuelle forslag til vedtak, samtidig som fristen ikke er så lang at innkallingen mister sin aktualitet.

I tillegg til selve innkallingsfristen skal styret på forhånd varsle andelseierne om datoen for møtet og om siste frist for å melde inn saker man ønsker behandlet. Denne fristen for å melde inn saker settes altså av styret selv, men må kommuniseres i god tid slik at andelseiere som har noe de vil ta opp, faktisk rekker å sende det inn før innkallingen sendes ut. Hvordan man som andelseier går frem for å melde inn en sak, er nærmere beskrevet i artikkelen «Kan jeg fremme en sak til generalforsamlingen?».

Typisk tidslinje frem mot møtet

Et vanlig årshjul for et borettslag som følger kalenderåret og sikter mot en generalforsamling tidlig i juni, kan se slik ut: I februar eller mars ferdigstiller regnskapsfører eller forretningsfører årsregnskapet, og revisor gjennomgår tallene der laget har revisjonsplikt. I april avklarer styret dato for møtet, og informerer andelseierne om denne datoen samt fristen for å melde inn saker — gjerne satt til begynnelsen av mai. Tidlig i mai mottar styret eventuelle innmeldte saker, og bruker de påfølgende ukene til å sette sammen endelig saksliste, ferdigstille årsberetningen og forberede egne forslag. Rundt to til tre uker før møtedatoen sendes selve innkallingen ut, med saksliste, årsregnskap, årsberetning og eventuelle forslag til vedtak vedlagt — innenfor lovens ramme på åtte til tjue dager. Møtet gjennomføres deretter i juni, godt innenfor fristen. En slik plan gir styret en trygg buffer mot uforutsette forsinkelser, for eksempel at revisor trenger noe mer tid enn ventet, uten at junifristen kommer i fare.

Praktisk gjennomføring av møtet

Loven regulerer i første rekke frister og saksbehandling, mens vedtektene og styrets praksis ofte avgjør de mer praktiske sidene — som hvor møtet holdes, om det gjennomføres fysisk, digitalt eller som en kombinasjon, og hvordan avstemninger rent teknisk gjennomføres. Uansett praktisk løsning må de grunnleggende kravene til frister, saksliste og stemmerett overholdes. I helt spesielle situasjoner, som under koronapandemien i 2020 og 2021, ga myndighetene borettslag midlertidig og lovhjemlet adgang til å utsette møtet eller gjennomføre det fullt digitalt. Slike unntak er historiske og krever egen hjemmel i loven — uten en særskilt slik hjemmel gjelder fristen ved utgangen av juni fullt ut, og styret kan ikke på eget initiativ vedta å skyve møtet til høsten fordi det er upraktisk.

Hva om styret ikke innkaller i tide

Dersom styret ikke holder ordinær generalforsamling innen fristen, er dette et brudd på loven som andelseierne ikke trenger å akseptere. I en slik situasjon kan andelseiere som til sammen oppfyller lovens krav til å kreve ekstraordinær generalforsamling, be om at det holdes et møte likevel — se artikkelen «Kan jeg kreve ekstraordinær generalforsamling?» for hvordan dette gjøres i praksis. Et styre som gjentatte ganger neglisjerer fristen, risikerer også at tilliten til styret svekkes og at spørsmålet om nyvalg kommer opp så snart et møte faktisk avholdes. I mer alvorlige tilfeller kan langvarig unnlatelse av å innkalle også være relevant når styrets håndtering av vervet for øvrig skal vurderes.

Eksempel

Si at Solbakken Borettslag planlegger ordinær generalforsamling tirsdag 12. juni. Styret sender ut innkalling til alle andelseiere 20. mai, det vil si 23 dager før møtet — noe som i praksis ligger utenfor lovens ramme på åtte til tjue dager, og styret bør derfor justere praksis til å sende innkallingen noe senere, for eksempel rundt 25.–28. mai, for å holde seg innenfor fristen samtidig som møtedatoen holdes godt innenfor utgangen av juni. Samtidig har styret allerede tidligere på våren varslet andelseierne om at møtedatoen er satt til 12. juni, og at frist for å melde inn saker er 1. mai — slik at andelseiere som ønsker en vedtektsendring eller annen sak behandlet, har god tid til å sende inn kravet skriftlig før den fristen løper ut.