Kvalifikasjonskrav om omsetning – kan en nystartet bedrift delta?

Frida fikk et omsetningskrav hun ikke kunne oppfylle alene, åtte måneder inn i driften

Frida startet et konsulentselskap innen IT-rådgivning og ville by på et digitaliseringsprosjekt for kommunen der hun bodde. Konkurransegrunnlaget krevde en årlig omsetning på minst fem millioner kroner i hvert av de to siste årene, et krav selskapet hennes umulig kunne oppfylle etter bare åtte måneders drift. Frida vurderte først å hoppe over hele konkurransen, før hun leste konkurransegrunnlaget en gang til og oppdaget en formulering om at kravet også kunne dekkes ved «annen relevant dokumentasjon av økonomisk og finansiell kapasitet».

Hadde Frida ikke lest konkurransegrunnlaget en gang til, kunne hun ha latt hele muligheten gå fra seg uten å vite at det fantes et alternativ. Mange nystartede virksomheter gjør nettopp dette: de leser det første, strenge kravet, og konkluderer med at de uansett ikke kan delta, uten å lete etter unntaksbestemmelsen som ofte ligger lenger nede i dokumentet.

Forholdsmessighet: kravet skal stå i stil med oppdraget, ikke med oppdragsgivers nervøsitet

Kvalifikasjonskrav skal stå i et rimelig forhold til oppdragets art og omfang. Et krav om fem millioner i omsetning for et rådgivningsoppdrag verdt sekshundre tusen kroner er vanskelig å forsvare som forholdsmessig, selv om oppdragsgiver har en forståelig interesse i å velge en leverandør som ikke går konkurs underveis. Er kravet satt langt høyere enn kontraktsverdien skulle tilsi, uten en saklig grunn knyttet til risiko eller kompleksitet i akkurat dette oppdraget, er det et krav som kan angripes.

Samme forholdsmessighetskrav gjelder når konkurransegrunnlaget ber om referanser fra et bestemt antall tilsvarende oppdrag de siste årene. Et krav om tre referanseoppdrag av lignende størrelse de siste tre årene er ofte umulig å oppfylle for et selskap som knapt har eksistert så lenge, selv om de ansatte i selskapet har akkurat den erfaringen som etterspørres. Har oppdragsgiver satt et slikt krav uten å åpne for at erfaringen kan dokumenteres på andre måter, bør du be om en presisering før du eventuelt lar være å levere tilbud i det hele tatt.

Å låne styrke: morselskapsgaranti og andre foretaks kapasitet

En nystartet virksomhet kan som hovedregel støtte seg på et annet foretaks økonomiske og tekniske kapasitet, for eksempel et morselskap, en samarbeidspartner eller en underleverandør, forutsatt at dette dokumenteres og at foretaket faktisk stiller sine ressurser til rådighet for kontrakten. Frida hadde ikke noe morselskap, men hun hadde en samarbeidsavtale med et større rådgivningsmiljø hun leide kontorplass hos, og fikk dem til å signere en støtteerklæring om at deres kapasitet sto bak leveransen om det skulle bli nødvendig.

En støtteerklæring bør beskrive konkret hvilke ressurser det andre foretaket stiller til rådighet, og hvordan dette henger sammen med gjennomføringen av akkurat dette oppdraget, ikke bare en generell bekreftelse på at «vi støtter søkeren». Oppdragsgiver kan kreve at foretaket som stiller garantien, er solidarisk ansvarlig sammen med deg for at oppdraget faktisk blir gjennomført som forutsatt. Trekker samarbeidspartneren støtten sin etter at tilbudet er levert, men før kontrakt er signert, kan det i verste fall gjøre at du ikke lenger oppfyller kvalifikasjonskravene, og dermed må avvises fra konkurransen.

Referanser fra tidligere arbeidsgiver teller, selv om selskapet er nytt

Det er selskapets erfaring som normalt skal dokumenteres, men mange konkurransegrunnlag åpner for at nøkkelpersonellets egen erfaring, også fra tidligere arbeidsgivere, kan telle med når det gjelder faglige kvalifikasjonskrav. Frida hadde ni års erfaring med digitaliseringsprosjekter fra en tidligere stilling, og dokumenterte dette med attester og konkrete prosjektbeskrivelser. Dette dekket det faglige kravet fullt ut, selv om det økonomiske kravet fortsatt måtte løses separat gjennom støtteerklæringen.

Dokumenter nøkkelpersonellets erfaring med konkrete attester fra tidligere arbeidsgivere, gjerne supplert med en kort beskrivelse av hvilken rolle vedkommende faktisk hadde i de aktuelle prosjektene. Er det ett enkelt nøkkelpersonell som bærer mesteparten av den faglige erfaringen, bør du også vurdere hva som skjer dersom vedkommende slutter midt i kontraktsperioden, siden noen oppdragsgivere stiller krav om at nøkkelpersonell skal bli værende gjennom hele prosjektet eller erstattes med tilsvarende kompetanse.

Slik klager du på et krav som er strengere enn nødvendig

Mener du et krav er klart uforholdsmessig, be oppdragsgiver om en begrunnelse for hvorfor kravet er satt som det er, gjerne før tilbudsfristen. Får du ikke et saklig svar, kan du bringe saken inn for KOFA eller varsle oppdragsgiver skriftlig om at kravet vurderes brakt inn for nemnda. For de minste kjøpene gjelder egne, enklere regler, se terskelverdiene for kommunale innkjøp. Frida valgte til slutt å levere tilbud med støtteerklæringen vedlagt, i stedet for å klage, og kom gjennom kvalifikasjonsvurderingen uten videre spørsmål.

Klager du til KOFA på et kvalifikasjonskrav du mener er uforholdsmessig, bør klagen komme så tidlig som mulig, helst før tilbudsfristen, siden nemnda i praksis har begrenset mulighet til å gjøre noe med et krav etter at konkurransen er avsluttet og kontrakt signert. Venter du med å reagere til etter at du er avvist, er det ofte for sent å endre selve kravet, og det eneste som gjenstår er en vurdering av om avvisningen av akkurat ditt tilbud var riktig ut fra kravet slik det sto.

Kort oppsummert

• Kvalifikasjonskrav skal stå i et rimelig forhold til oppdragets størrelse og risiko, ikke settes høyere enn nødvendig.
• En nystartet bedrift kan som hovedregel støtte seg på et morselskaps eller en samarbeidspartners økonomiske kapasitet gjennom en dokumentert støtteerklæring.
• Nøkkelpersonellets erfaring fra tidligere arbeidsgivere kan dekke faglige kvalifikasjonskrav selv om selskapet selv er nytt.
• Et krav som virker uforholdsmessig strengt kan tas opp med oppdragsgiver før fristen, eller bringes inn for KOFA i etterkant.