Det kom færre gjester enn meldt – må vi betale for alle kuvertene?

Færre gjester enn meldt: betale for kuvertene

Når du bestiller catering til et selskap, oppgir du et antall gjester, og prisen regnes ut per person eller per kuvert. De fleste firmaer setter en frist for endelig antall, ofte fem til sju dager før. Antallet du har bekreftet innen fristen, er normalt det du betaler for.

Etter at fristen har gått, har firmaet satt i gang innkjøp, planlagt personalet og begynt på produksjonen. Det er derfor vanlig at avtalen sier at antallet er bindende, og at endringer etter fristen ikke gir reduksjon. Det er også vanlig at firmaet godtar å øke antallet mot et tillegg, så lenge de rekker det.

At gjestene uteblir, er noe dere som arrangør har risikoen for. Firmaet har ikke noe med hvem som faktisk møter opp. Det er antallet som er avtalt, som er det dere skal betale for.

Før fristen: meld endringer skriftlig

Har du fått avbud før fristen, send en skriftlig melding med nytt antall og be om bekreftelse. Mange firmaer krever også at nedgang kommer innen en viss grense, for eksempel ikke mer enn 10 prosent uten gebyr. Les vilkårene nøye.

Er endringen stor, kan firmaet ha rett til å justere prisen, for eksempel fordi pris per kuvert var basert på et bestemt volum. Avtalen avgjør dette. Spør om det før du endrer.

Be alltid om en skriftlig bekreftelse på det endelige antallet og prisen. Hvis firmaet bekrefter 50 kuverter og du kun har 45 gjester, kan du ikke i etterkant hevde at du bare skulle ha betalt for 45.

Etter fristen: hva avtalen sier

Sier avtalen at antallet er bindende, skylder du pris for alle kuvertene. Det er avtalens hovedregel, og den gjelder med mindre den er urimelig. Åpner avtalen for en liten reduksjon etter fristen, for eksempel inntil 5 prosent, kan du bruke den.

Noen firmaer kommer imot hvis du har meldt fra tidlig nok til at de ikke har kjøpt inn maten. Det er ingen rettighet, men det kan lønne seg å spørre. Firmaet har også en plikt til å begrense sitt eget tap, så lenge det ikke går ut over deres eget oppdrag.

Hvis prisen er en samlet pris for et arrangement og ikke per person, er det ikke et kuvertantall du betaler for i det hele tatt, og færre gjester endrer ingenting.

Er mat og drikke avtalt som per forbruk, for eksempel drikke etter regning, betaler du for det som faktisk er servert.

Når et vilkår kan settes til side

Avtaleloven § 36 lar et vilkår settes helt eller delvis til side hvis det ville være urimelig å la det gjelde. Terskelen er høy, og det er sjelden nok at du angrer på antallet etter fristen. Det kan likevel bli aktuelt hvis:

• uteblivelsen skyldes noe dere ikke kunne forutse, som akutt sykdom i en stor del av selskapet
• firmaet ikke kan vise at det har hatt kostnader ved kuvertene som ikke ble brukt
• vilkåret var skjult eller uklart da du bestilte

Husk at en domstol ser på alle forholdene samlet. Å vise til at tapet for firmaet er lite, kan være din beste innvending. Be om oversikt over hva firmaet har kjøpt inn.

Forhandling og klage

Ta kontakt med firmaet så snart du vet at det blir færre, selv om fristen er passert. Skriv hva som har skjedd, og hvilket beløp du mener er rimelig å betale. Foreslå gjerne at du betaler for maten som ble produsert, ikke for det som ikke ble brukt. Mange firmaer går med på et kompromiss, spesielt hvis det er en kunde de vil beholde.

Hvis det ikke går, kan du klage til Forbrukertilsynet, som mekler mellom forbrukere og næringsdrivende. Kommer dere ikke til enighet, kan saken tas videre til Forbrukerklageutvalget (forbrukerklageloven §§ 2 og 13). Klagen må sendes innen én måned etter at meklingen er avsluttet.

Betal gjerne den delen av regningen du ikke bestrider, slik at saken bare gjelder differansen.

Kort oppsummert

• Du må normalt betale for antallet kuverter du har bekreftet innen fristen i avtalen.
• Meld fra om endringer før fristen, skriftlig, og få bekreftelse på nytt antall og pris.
• Etter fristen reduseres prisen bare hvis avtalen åpner for det eller firmaet går med på det.
• Avtaleloven § 36 kan i ekstreme tilfeller sette et vilkår til side, men terskelen er høy.
• Ta kontakt tidlig, foreslå et kompromiss, og klag til Forbrukertilsynet hvis det ikke løser seg.