Velferdstiltak av mindre omfang

Kaffe, te, frukt og annet «å bite i» på arbeidsplassen faller normalt inn under det som kalles velferdstiltak av mindre omfang. Dette er goder av beskjeden økonomisk verdi som stilles til rådighet for alle ansatte på arbeidsplassen — ikke bare for eieren eller en utvalgt krets. Slike goder regnes normalt som en driftskostnad for selskapet på lik linje med andre kontorutgifter, og de utløser normalt ikke noen skattepliktig fordel for den enkelte ansatte.

Tanken bak dette er at et slikt gode har så lav individuell verdi, og er så alminnelig utbredt på norske arbeidsplasser, at det ikke er naturlig å behandle det som lønn i skattemessig forstand. Det ville vært upraktisk, og lite treffende, om Skatteetaten skulle kreve at hver ansatt ble beskattet for sin andel av kontorkaffen.

For Sofie's Frisørsalong AS betyr dette at kaffe til de ansatte og kundene i venterommet, samt frukt i pauserommet, normalt kan føres som en ordinær driftskostnad uten at det utløser noe å rapportere som lønn for noen av de ansatte.

Hvor går grensen?

Det som gjør dette til et tema verdt en hel artikkel, er at grensen for hva som regnes som et «rimelig, alminnelig gode av mindre økonomisk verdi» ikke er absolutt. Kaffe og frukt til alle på kontoret hver dag er ukontroversielt. Men jo lenger man beveger seg bort fra dette — i pris, i frekvens, eller i hvem som faktisk får godt av det — jo mer usikker blir den skattefrie statusen.

Noen praktiske grensetilfeller:

  • Frekvens og omfang. En skål med frukt og en kaffetrakter er noe helt annet enn ukentlige cateringlunsjer for hele staben, eller dyre spesialiteter kjøpt inn i store mengder.
  • Hvem godet gjelder for. Skal det regnes som et velferdstiltak, må det som hovedregel være tilgjengelig for alle ansatte — ikke bare for eieren selv eller en liten, utvalgt gruppe.
  • Sted for forbruk. Kaffe og snacks som konsumeres på arbeidsplassen i arbeidstiden ligger tryggere an enn varer som eieren tar med seg hjem for privat forbruk i helgen.

Når det glir over i privat forbruk

Det er akkurat her mange små AS-eiere trår feil. Sofie kunne for eksempel vært fristet til å handle inn en stor uke-handel med kaffe, snacks, brus og bakevarer på firmakortet — ikke fordi salongen trenger det, men fordi det uansett skal spises hjemme av familien i løpet av helgen. Det er en fundamentalt annen situasjon enn kaffemaskinen på jobb. Da er det ikke lenger et velferdstiltak for de ansatte på arbeidsplassen, men et privat matinnkjøp som tilfeldigvis er betalt med firmaets penger. En slik kostnad er ikke fradragsberettiget for selskapet, og verdien kan i tillegg bli ansett som en skattepliktig fordel eller et utbytte for Sofie som eier.

Hva med kunder og gjester?

I en frisørsalong som Sofies er det også vanlig å by kunder på kaffe mens de venter. Dette regnes normalt som en ordinær driftskostnad knyttet til kundebehandling og er ikke problematisk — det ligner mer på representasjon eller alminnelig kundepleie enn på et gode til ansatte, og reiser derfor ikke de samme spørsmålene om fordelsbeskatning.

En enkel praktisk tommelfingerregel

Sofie kan trygt fortsette med kaffe og frukt til både ansatte og kunder i salongen, ført som ordinær driftskostnad. Det som er lurt å unngå, er å bruke firmakortet på matvarer og drikke som i realiteten ender opp hjemme hos henne selv, eller på hyppige og kostbare serveringer som i praksis fungerer som noe langt mer enn et beskjedent velferdstiltak. Så lenge godet er tilgjengelig for alle, av beskjeden verdi, og konsumeres på arbeidsplassen, er man som regel på trygg grunn. Beveger man seg utenfor disse rammene — i pris, mengde eller formål — bør man stoppe opp og vurdere om dette egentlig er noe annet enn en ordinær kontorutgift.

Interne arrangementer og sosiale sammenkomster

Et beslektet spørsmål er hva som gjelder når Sofie's Frisørsalong AS av og til inviterer de ansatte på noe mer enn kaffe og frukt — for eksempel en felles julelunsj eller en markering når salongen fyller ti år. Slike arrangementer vurderes noe annerledes enn den daglige kontorkaffen, fordi de gjerne har et element av representasjon eller feiring i tillegg til den rene velferdstanken. Vanlige, rimelige personalarrangementer noen få ganger i året, tilgjengelig for alle ansatte, faller normalt fortsatt innenfor det som aksepteres uten fordelsbeskatning av den enkelte. Blir slike arrangementer derimot hyppige, eller går standarden langt utover det som er vanlig og rimelig for denne typen sammenkomster, kan deler av kostnaden bli ansett som en fordel for de ansatte, eller i alle fall bli vanskeligere å forsvare som en ordinær driftskostnad uten videre.

Hva med bare eieren selv?

Et annet praktisk spørsmål er hva som skjer dersom Sofie driver salongen helt alene, uten andre ansatte. Kjøper hun da kaffe og frukt kun til seg selv, er dette fortsatt en beskjeden kontorutgift som normalt aksepteres som driftskostnad — det er ikke noe krav om at det må være flere personer til stede for at ordningen skal gjelde. Det som derimot skiller seg fra denne artikkelens tema, er dersom «kontorfrukten» i realiteten er en del av Sofies vanlige husholdningshandel. Da er vi tilbake til grensen mot privat forbruk: spises frukten og kaffen på arbeidsplassen i forbindelse med arbeidet, er det en driftskostnad. Handles det inn i stort omfang og fraktes hjem, er det privatøkonomi.

Kort oppsummert - Kaffe, frukt og lignende «velferdstiltak av mindre omfang» for alle ansatte er normalt fradragsberettiget og skattefritt for de ansatte. - Godet må være tilgjengelig for alle ansatte, ikke bare eieren, for å regnes som et slikt velferdstiltak. - Hyppige, kostbare eller private matinnkjøp ført gjennom firmaet er ikke det samme som kontorkaffe, og risikerer å bli ansett som privat forbruk. - Kaffe til kunder i venterommet regnes normalt som en ordinær driftskostnad knyttet til kundepleie. - Jo mer et innkjøp ligner privat husholdning, jo svakere står fradragsretten.