Hovedregelen: alt er skattepliktig med mindre det finnes et unntak

Det viktigste å forstå først er hovedregelen, fordi den er strengere enn de fleste tror. Alt en arbeidsgiver stiller til rådighet for en ansatt — varer, tjenester, kontanter, bruksrett til ting selskapet eier — regnes i utgangspunktet som skattepliktig arbeidsinntekt på lik linje med ordinær lønn. Det spiller ingen rolle om det kalles «gave», «bonus», «velferdstiltak» eller noe annet — skatteretten ser på realiteten, ikke merkelappen.

Det finnes imidlertid en rekke konkrete unntak i skatteloven og tilhørende forskrifter, der lovgiver har bestemt at visse typer goder, opp til bestemte beløpsgrenser og under bestemte vilkår, likevel kan gis skattefritt. Disse unntakene er det Håkon egentlig lurer på — og de er ganske mange, men samtidig ganske presise i sine vilkår. Bommer man på et vilkår, faller man tilbake til hovedregelen: skattepliktig fordel.

For Håkon betyr dette at han ikke kan tenke «det er jo bare en liten ting, det teller vel ikke» — han må faktisk vite hvilket unntak han støtter seg på, og sjekke at han oppfyller vilkårene for akkurat det unntaket.

De vanligste skattefrie personalgodene i et lite AS

Uten å gå i dybden på hver enkelt ordning her — det gjør vi i egne artikler — er dette de kategoriene som oftest er aktuelle for et lite norsk AS:

  • Gaver til ansatte ved jul, bursdag eller andre anledninger, opp til en samlet beløpsgrense per kalenderår. Mindre oppmerksomheter av begrenset verdi kommer normalt i tillegg til denne grensen.
  • Jubileumsgaver ved lang tjenestetid eller bedriftens egne jubileer, som har egne, høyere beløpsgrenser enn den alminnelige gavegrensen.
  • Personalrabatt på varer og tjenester som selskapet selv selger, opp til en årlig beløpsgrense.
  • Velferdstiltak som er tilgjengelige for alle ansatte på like vilkår, for eksempel treningsordninger eller bedriftshytte.
  • Overtidsmat etter en fastsatt sats, når bestemte vilkår om varighet og dokumentasjon er oppfylt.
  • Enkelte naturalytelser knyttet til selve arbeidsforholdet, som for eksempel dekning av faktiske flyttekostnader ved tiltredelse i ny stilling.

Legg merke til at flere av disse har noe til felles: en beløpsgrense, et krav om dokumentasjon, eller et krav om at ordningen faktisk gjelder alle ansatte og ikke bare deg selv som eier.

Hvorfor «like vilkår for alle» går igjen som vilkår

Et mønster som går igjen i mange av unntakene er kravet om likebehandling. Tanken bak reglene er at en ordning skal være et reelt velferdstiltak for de ansatte som gruppe, ikke en skjult måte å ta ut ekstra lønn til eieren på uten å betale skatt av det. Derfor blir en ordning som i praksis bare eieren benytter seg av, ofte vurdert strengere — og kan i verste fall bli ansett som en skattepliktig fordel for nettopp den som bruker den, selv om ordningen på papiret var åpen for alle.

For Håkon, som både er daglig leder og den eneste aksjonæren i Lindqvist Elektro AS, er dette et poeng han bør ta med seg gjennom hele denne artikkelserien: det er ofte forskjell på hva som er skattefritt for en ansatt i en stor bedrift med hundrevis av ansatte, og hva som i praksis blir skattefritt for en eier i et lite selskap med få eller ingen andre ansatte. Jo færre ansatte selskapet har, desto viktigere blir det å kunne dokumentere at ordningen faktisk er reell og tilgjengelig for alle — ikke bare på papiret.

Hva skjer hvis du bommer på vilkårene?

Hvis en ytelse ikke oppfyller vilkårene for et skattefritak — enten fordi beløpsgrensen er overskredet, fordi kravet til likebehandling ikke er oppfylt, eller fordi dokumentasjonen mangler — blir konsekvensen som regel at hele eller deler av verdien regnes som skattepliktig lønn for den ansatte. Det innebærer at beløpet skal innrapporteres, det skal beregnes forskuddstrekk, og for selskapet utløser det arbeidsgiveravgift på samme måte som ordinær lønn. Med andre ord: det koster mer enn om man aldri hadde forsøkt å gjøre det skattefritt, fordi man i tillegg får det administrative arbeidet med etterberegning.

Silje Nordal, en av de ansatte hos Lindqvist Elektro AS, fikk for eksempel dekket et treningsabonnement til 6 000 kroner i året — men fordi ordningen bare gjaldt henne og ikke de andre fem ansatte, ble beløpet i praksis en skattepliktig fordel for henne personlig, selv om Håkon opprinnelig tenkte på det som et «personalgode».

Dokumentasjon er ikke valgfritt — det er beviset ditt

Et gjennomgående trekk ved nesten alle de skattefrie ordningene er at Skatteetaten kan kreve dokumentasjon i ettertid. Det gjelder kvitteringer for overtidsmat, oversikt over hvem som har fått hvilke gaver og til hvilken verdi, bookingoversikt for en firmahytte, eller lønnsslipper som viser at en rabattordning faktisk har vært tilgjengelig for alle ansatte og ikke bare ledelsen. Uten dokumentasjon risikerer selskapet at Skatteetaten ved en kontroll legger til grunn at fordelen er skattepliktig, selv om vilkårene i realiteten var oppfylt.

Håkons beste strategi er derfor enkel, men ofte oversett: før han innfører en ny personalgode-ordning, bør han skrive ned hvilket regelverk han støtter seg på, hvem ordningen gjelder for, og hvordan han skal dokumentere bruken. Det tar ti minutter å sette opp, og kan spare ham for en ubehagelig etterberegning flere år senere.

De neste artiklene i denne serien går grundig gjennom hver enkelt kategori av personalgoder — med konkrete beløpsgrenser, vilkår og eksempler — slik at du kan bruke akkurat de ordningene som passer for din bedrift.

Kort oppsummert - Hovedregelen er at alt en arbeidsgiver gir ansatte er skattepliktig, med mindre det finnes et konkret unntak. - De vanligste skattefrie personalgodene i et lite AS er gaver, jubileumsgaver, personalrabatt, velferdstiltak, overtidsmat og enkelte naturalytelser knyttet til arbeidsforholdet. - Mange unntak krever at ordningen gjelder alle ansatte på like vilkår — ikke bare eieren. - Bommer man på vilkårene, blir fordelen normalt skattepliktig lønn, med tilhørende arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. - Dokumentasjon av hvem, hva og hvor mye er avgjørende for å kunne bevise at et gode faktisk var skattefritt.