Hovedregelen: kostnad og inntekt skal følges ad

Skattesystemet bygger på et grunnleggende prinsipp: fradrag for en kostnad skal så langt som mulig følge den perioden kostnaden faktisk bidrar til å skape inntekter i. En vanlig driftskostnad — for eksempel strøm, kontorrekvisita eller en dagsreise til en kunde — er «brukt opp» med det samme. Da gir det mening å trekke den fra i sin helhet i det året den påløper.

En servicebil er noe helt annet. Den skal brukes av Nordvik Elektro AS i mange år fremover, og den vil bidra til å skape inntekter i hele denne perioden — ikke bare i kjøpsåret. Hvis Thomas fikk trekke fra hele kjøpesummen med en gang, ville skattemeldingen for akkurat det året vise et kunstig lavt overskudd (eller til og med underskudd), mens de påfølgende årene ville vise et kunstig høyt overskudd, fordi bilen fortsatt er i bruk og skaper verdier uten at kostnaden lenger belaster regnskapet. Det ville gitt et skjevt bilde av selskapets reelle skatteevne år for år.

Løsningen skattesystemet har landet på, er å fordele fradraget for slike kostnader over flere år, i takt med at driftsmidlet brukes opp og mister verdi. Denne fordelingen kalles avskrivning.

Hvilke driftsmidler må avskrives?

Ikke alt et selskap kjøper skal avskrives — det ville vært unødvendig tungvint for små, kortvarige eller billige innkjøp. Skattereglene setter derfor to terskler, og det er nok at ett av vilkårene er oppfylt for at noe kan utgiftsføres direkte i stedet for å avskrives:

  • Kostpris under 15 000 kroner, eller
  • Forventet levetid under 3 år

Er kostprisen 15 000 kroner eller mer, og driftsmidlet forventes å vare i 3 år eller mer, skal det som hovedregel avskrives i stedet for å utgiftsføres direkte. Vi går grundig gjennom 15 000-kronersgrensen i en egen artikkel i denne serien, men poenget her er at Thomas' servicebil til 480 000 kroner med en forventet levetid på mange år, uten tvil havner i avskrivningskategorien.

Hvordan foregår selve avskrivningen?

I stedet for å utgiftsføre hele beløpet i kjøpsåret, blir kjøpesummen aktivert — det vil si ført opp som en eiendel i selskapets balanse, ikke som en kostnad i resultatregnskapet. Deretter fordeles fradraget over tid gjennom det norske skattesystemets saldoavskrivning: hvert driftsmiddel plasseres i en bestemt saldogruppe, og selskapet får hvert år trekke fra en fastsatt maksimal prosentsats av gjenværende, ikke-avskrevet verdi (saldoen).

For Thomas' servicebil, som havner i saldogruppe c (blant annet varebiler), er maksimal avskrivningssats 24 prosent. Det betyr at Nordvik Elektro AS i kjøpsåret kan trekke fra inntil 24 prosent av 480 000 kroner, altså 115 200 kroner. Gjenværende saldo blir da 364 800 kroner. Året etter kan selskapet igjen trekke fra inntil 24 prosent — men denne gangen av den nye, lavere saldoen på 364 800 kroner, altså inntil 87 552 kroner. Slik fortsetter det, år for år, med en stadig synkende sum, helt til saldoen til slutt er så liten at den enten avskrives helt ut eller selges/skiftes ut.

Vi forklarer selve saldogruppesystemet — hvorfor ulike typer driftsmidler har ulike satser — i neste artikkel i denne serien.

Hvorfor ikke bare trekke fra alt med en gang likevel?

Noen gründere tenker at det uansett ikke spiller noen rolle når fradraget kommer, bare det kommer. Men det er ikke riktig, av to grunner. For det første gir tidlig fradrag en likviditetsfordel — en krone i fradrag i år er mer verdt for selskapet enn en krone i fradrag om fem år, fordi penger har en tidsverdi. For det andre, og viktigere for selve regelverket: skattesystemet skal reflektere selskapets faktiske økonomiske virkelighet år for år, ikke la enkeltinvesteringer forvrenge bildet kunstig i én retning det ene året og motsatt vei de neste.

Det er nettopp derfor avskrivningsreglene finnes: de sørger for at Nordvik Elektro AS sin skattepliktige inntekt hvert år gjenspeiler den faktiske verdiforringelsen på driftsmidlene selskapet eier og bruker, ikke bare tidspunktet for når pengene ble betalt ut av bankkontoen.

Hva betyr dette i praksis for Thomas?

I praksis betyr det at Thomas, sammen med regnskapsføreren sin, må føre servicebilen inn i selskapets saldooversikt for riktig gruppe, og at fradraget for bilen kommer til å dukke opp på skattemeldingen hvert eneste år fremover — ikke bare i år. Dette er ikke noe selskapet kan velge bort dersom vilkårene for avskrivning er oppfylt; det er en lovbestemt fremgangsmåte etter skatteloven kapittel 14. Det Thomas derimot har en viss frihet til å velge, er hvor mye av maksimalsatsen selskapet faktisk benytter det enkelte året — noe vi kommer tilbake til senere i denne artikkelserien.

For en gründer uten regnskapsbakgrunn kan dette virke unødvendig komplisert ved første møte. Men prinsippet er egentlig ganske intuitivt så snart det er forklart: du får fradrag for en investering i takt med at den brukes opp og bidrar til å skape verdier for selskapet — ikke alt på én gang, uansett hvor fristende det kan virke i det øyeblikket fakturaen skal betales.

Hva skjer om selskapet feilaktig utgiftsfører hele beløpet med en gang?

Skulle Nordvik Elektro AS, ved en feil eller manglende forståelse av regelverket, trekke fra hele kjøpesummen på 480 000 kroner direkte i kjøpsåret i stedet for å avskrive den, vil dette normalt bli fanget opp før eller siden — enten av regnskapsføreren selv, av revisor dersom selskapet har revisjonsplikt, eller i verste fall gjennom en kontroll fra Skatteetaten. Konsekvensen er at fradraget må korrigeres: det året hvor hele beløpet feilaktig ble trukket fra, får et for høyt fradrag som må rettes opp, mens de påfølgende årene skulle hatt fradrag som ikke ble tatt med. Blir feilen oppdaget av Skatteetaten fremfor å bli rettet av selskapet selv, kan det i tillegg bli aktuelt med tilleggsskatt på den delen av fradraget som var uriktig. Oppdager Thomas eller regnskapsføreren feilen selv, er det klart beste å rette opp gjennom en frivillig korrigering så raskt som mulig, fremfor å vente på at Skatteetaten eventuelt oppdager det ved en senere kontroll.

Et lengre eksempel: hvordan fradraget utvikler seg over flere år

For å illustrere hvor lenge avskrivningen faktisk varer, kan vi følge Thomas' servicebil noe lenger enn bare de to første årene. Med en kostpris på 480 000 kroner og 24 prosent sats blir forløpet omtrent slik: år 1 gir et fradrag på 115 200 kroner (saldo 364 800), år 2 gir 87 552 kroner (saldo 277 248), år 3 gir 66 540 kroner (saldo 210 708), og år 4 gir 50 570 kroner (saldo 160 138). Legg merke til hvor raskt de årlige fradragene avtar — dette er selve kjennetegnet på saldoavskrivning, som vi går grundigere gjennom i neste artikkel i denne serien. Selv etter fire år gjenstår fortsatt en betydelig del av den opprinnelige kjøpesummen på saldoen, og bilen vil fortsette å gi mindre og mindre fradrag år for år så lenge Nordvik Elektro AS beholder den.

Kort oppsummert - Driftsmidler med kostpris på 15 000 kroner eller mer og forventet levetid på 3 år eller mer må som hovedregel avskrives, ikke utgiftsføres direkte. - Avskrivning betyr at kjøpesummen aktiveres i balansen og fradragsføres gradvis over flere år gjennom saldoavskrivning, ikke i sin helhet i kjøpsåret. - Grunnen er at kostnaden skal følge den perioden driftsmidlet faktisk bidrar til å skape inntekter i, slik at skattepliktig resultat gir et riktig bilde år for år. - Hvor mye som avskrives hvert år, avhenger av hvilken saldogruppe driftsmidlet tilhører og satsen for den gruppen. - Reglene er lovbestemte og kan ikke velges bort når vilkårene for avskrivning er oppfylt.