Holder kontoutskriften som bilag i regnskapet?
Nei, en kontoutskrift som bilag holder som regel ikke for et kjøp. Den viser at penger gikk ut av kontoen din, men ikke hva du kjøpte eller hvorfor. Bokførte opplysninger skal være dokumentert slik at de viser sin berettigelse, og for et kjøp er det selgerens faktura eller kvittering som gjør det. Kontoutskriften trenger du likevel som dokumentasjon av bankinnskuddet ved årets slutt.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva et bilag skal vise
Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal ha korrekt og fullstendig innhold og vise opplysningenes berettigelse (bokføringsloven § 10). Berettigelse betyr at man ved å se på bilaget skal kunne forstå hvorfor posteringen er riktig.
Bokføringsforskriften sier mer om hva som skal stå på dokumentasjonen. For et kjøp skal kjøpsdokumentet være det salgsdokumentet selgeren har utstedt (§ 5-5-1). Salgsdokumentet skal blant annet vise partene, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag og eventuell merverdiavgift (§ 5-1-1). Er kjøpet gjort mot faktura eller med kassakvittering, er det altså det dokumentet som er bilaget.
En kontoutskrift er bankens dokument, ikke selgerens. Linjen «BYGGMAKS 4 990,00» forteller ikke hva du kjøpte, om det var til virksomheten eller privat, og hvor mye mva som inngår.
Kontoutskrift som bilag: hva den brukes til
Kontoutskriften har likevel en rolle i regnskapet. Dokumentasjon av selve betalingen skal vise betaler, mottaker, beløp og dato (bokføringsforskriften § 5-11), og det gjør kontoutskriften. Den er også beviset for at betalingen faktisk ble gjennomført.
Ved årsavslutningen skal balansen dokumenteres. Dokumentasjon av bankinnskudd og lånegjeld skal inneholde oppgaver fra finansinstitusjoner over mellomværende (forskriften § 6-2). Kontoutskriften eller saldobekreftelsen fra banken dekker dette kravet. Se også bokføringsloven § 11 om dokumentasjon av balansen.
For poster som banken selv trekker, som kontogebyr og renter, finnes det ofte ikke noe annet dokument enn bankens egen oppgave. I slike tilfeller er det oppgaven fra banken som tjener som bilag.
Gunnar og drillen fra byggevarehuset
Gunnar Lie er snekker og driver enkeltpersonforetak. Den 12. mars betaler han 4 990 kroner for en batteridrill med foretakets bankkort. På kontoutskriften står bare butikkens navn, dato og beløp.
Skal Gunnar bokføre kjøpet, trenger han kvitteringen fra byggevarehuset. Den viser hva han kjøpte, at det er snakk om én drill, og hvor stor mva-delen er. Kvitteringen er salgsdokumentet fra selgeren, og det er den som er hans bilag.
Beløpet er over 1 000 kroner, og det er et kontantkjøp fra en detaljist. Da skal kjøpsdokumentasjonen etter forskriften § 5-5-1 annet ledd i utgangspunktet angi kjøper. Kravet gjelder ikke når kjøpet er betalt med den bokføringspliktiges eget betalingskort, og det var det Gunnar brukte. Hadde han betalt privat og lagt ut for foretaket, måtte kvitteringen også ha vist foretaket som kjøper, eller han måtte ha ført formålet med kjøpet på kvitteringen med dato og underskrift.
Uten kvittering har Gunnar bare kontoutskriften. Da har han et dårlig grunnlag for å vise at drillen er kjøpt til virksomheten. Se svaret om manglende bilag ved bokettersyn.
Betalinger som ikke er kjøp: lån, uttak og gebyrer
Ikke alle posteringer på kontoutskriften gjelder kjøp og salg. Avdrag og renter på et lån dokumenteres med bankens oppgave over lånet. En overføring fra foretakets konto til din private konto er et uttak, og dokumentasjonen av andre regnskapsmessige disposisjoner skal vise årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres (bokføringsforskriften § 5-12). Skriv gjerne en kort tekst på posteringen, for eksempel «privatuttak».
Skal du rette en bokført postering som viser seg å være feil, skal det påføres en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk mulig (§ 5-12). Kontoutskriften kan da brukes til å vise hva som egentlig skjedde, men den erstatter ikke korreksjonsbilaget.
Avstemming mot banken
Selv om kontoutskriften ikke er bilag for kjøpet, er den nyttig som kontroll. Ved å gå gjennom utskriften linje for linje ser du om alle betalinger er bokført, og om noen mangler bilag. Mange regnskapsprogrammer gjør denne avstemmingen automatisk når de er koblet mot banken. Da blir manglende kvitteringer synlige tidlig, mens det fortsatt er enkelt å be selgeren om en kopi.
Ved årsavslutningen skal bokført saldo på bankkontoen stemme med bankens oppgave per 31. desember. Kontantbeholdning skal telles ved årets slutt, og opptellingen skal dokumenteres med hvem som har telt, og når (forskriften § 6-2).
Når kvitteringen mangler eller er feil
Har du mistet en kvittering, kan du som regel be selgeren om en kopi. Noen butikker og nettbutikker kan finne igjen kjøpet i kundeklubben, i ordrehistorikken eller på e-post. Bank og kontoutskrift kan hjelpe deg med å finne dato og beløp, slik at selgeren raskt finner kjøpet. Mer om dette finner du i svaret om bilag når kvitteringen er borte.
Er et mottatt salgsdokument uriktig eller oppfyller det ikke kravene, må du som kjøper kreve et nytt (forskriften § 5-5-1 siste ledd). Du kan ikke rette på selgerens dokument selv. Dokumentasjon skal ikke endres etter utstedelse (bokføringsloven § 10).
Kort oppsummert
- Kontoutskrift som bilag holder som regel ikke for et kjøp, fordi den ikke viser hva du kjøpte.
- Bilaget for et kjøp er selgerens salgsdokument, altså faktura eller kvittering.
- Kontoutskriften dokumenterer selve betalingen og bankinnskuddet ved årets slutt.
- Mangler du kvitteringen, be selgeren om kopi i stedet for å lage et eget bilag.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.