To hovedspor: sjablong eller dokumenterte kostnader

Når det gjelder hjemmekontor, finnes det i grove trekk to måter å tenke på dette skattemessig. Det ene sporet er en sjablongmessig, fast sats som Skatteetaten fastsetter, og som justeres fra år til år. Bruker selskapet denne satsen til å dekke en del av Thomas' hjemmekontorutgifter, slipper man som regel å dokumentere de eksakte kostnadene i detalj — men beløpet man kan dekke skattefritt på denne måten er relativt begrenset. Det andre sporet er å dekke faktiske, dokumenterte kostnader, noe som krever kvitteringer og en forsvarlig fordeling mellom det som er reelt kontorrelatert og det som er ordinære boutgifter.

Fordi den nøyaktige sjablongsatsen endres år for år, er det viktig at Thomas sjekker gjeldende beløp hos Skatteetaten for det aktuelle inntektsåret fremfor å legge til grunn et tall han har hørt et sted — dette er ett av de områdene hvor detaljene er ferskvare.

Kontorutstyr versus boutgifter — en viktig forskjell

Det er et betydelig skille mellom to typer kostnader knyttet til hjemmekontoret:

Kontorrelatert utstyr. Skrivebord, kontorstol, ekstra skjermer, dokumentmapper, en skrivebordslampe og lignende er utstyr som er tydelig knyttet til arbeidsutførelsen. Dette er utstyr selskapet normalt kan kjøpe inn og eie selv, akkurat som om Thomas hadde hatt et kontor et annet sted. Siden utstyret har en klar arbeidsmessig funksjon og kan sies å være selskapets driftsmiddel (selv om det fysisk står i Thomas' kjeller), er dette som regel uproblematisk å føre som driftskostnad.

Rene boutgifter. Andel av husleie, boliglånsrenter, strøm til oppvarming av hele boligen, kommunale avgifter og lignende er derimot kostnader som primært knytter seg til det å eie eller leie bolig — noe Thomas ville hatt uavhengig av om han jobbet hjemmefra eller ikke. Å få selskapet til å dekke en andel av disse skattefritt er langt vanskeligere enn å dekke rent kontorrelatert utstyr, og krever i så fall at man forholder seg til de nevnte sjablongreglene eller kan vise en svært presis og saklig begrunnet fordeling.

Eksempel: Thomas' faktiske situasjon

Thomas kjøper et hevbart skrivebord og en ergonomisk kontorstol gjennom Thomas Webutvikling AS. Dette er utstyr som brukes til jobb, har en tydelig arbeidsmessig begrunnelse, og selskapet fører det uten problemer som driftskostnad — på samme måte som om han hadde utstyrt et leid kontor et annet sted.

Samtidig vurderer han om selskapet også skal dekke en andel av strømregningen og en del av husleien, fordi kjelleren tross alt er en del av boligen han betaler for. Her er han på tynnere is. Skal han dekke noe av dette gjennom selskapet uten at det blir en skattepliktig fordel for ham, er det tryggest å holde seg til den sjablongmessige satsen for hjemmekontor, fremfor å prøve å beregne en egen prosentandel av de totale boutgiftene sine.

Hva skjer hvis selskapet dekker for mye?

Dekker Thomas Webutvikling AS mer av boutgiftene enn det som kan forsvares gjennom sjablongsatsen eller en svært godt dokumentert fordeling, oppstår det samme problemet som ved annen blandet bruk: den delen som ikke kan begrunnes som driftskostnad, blir i realiteten en fordel Thomas har mottatt fra selskapet, og den bør behandles som skattepliktig — typisk som lønn.

En praktisk tilnærming

For Thomas, som for de fleste enkeltstående AS-eiere med hjemmekontor, er den enkleste og tryggeste tilnærmingen å dele hjemmekontor-spørsmålet i to. For selve kontorutstyret — det som fysisk er et driftsmiddel og lett kan begrunnes som noe selskapet uansett måtte hatt for at Thomas skulle kunne jobbe — er det lite tvilsomt at selskapet kan dekke og fradragsføre kostnaden. For de generelle boutgiftene knyttet til å eie eller leie hjemmet, bør Thomas heller forholde seg til den offisielle sjablongsatsen for hjemmekontor fremfor å prøve å konstruere en egen fordelingsnøkkel, siden dette er et område Skatteetaten har egne, oppdaterte satser for nettopp for å gjøre det enklere og mer forutsigbart for både selskap og eier.

Internett, strøm til utstyret og andre driftsrelaterte poster

Et mellomtilfelle som ofte dukker opp, er kostnader som ligger et sted mellom rent kontorutstyr og generelle boutgifter. Bredbåndsabonnementet Thomas bruker til å jobbe hjemmefra er et godt eksempel: det brukes utvilsomt også privat av resten av husstanden, men har samtidig en klar arbeidsmessig funksjon for en webutvikler som er avhengig av stabil internettforbindelse. Her er man tilbake til prinsippene om blandet bruk — helt eller delvis dekning av bredbåndet kan være fradragsberettiget, men jo mer det også fremstår som en ordinær husholdningsutgift familien uansett ville hatt, jo mer forsiktig bør man være med å la selskapet dekke hele beløpet uten noen form for fordeling eller fordelsvurdering.

Leier Thomas ut et rom til selskapet?

Noen AS-eiere velger en annen løsning: å inngå en formell leieavtale mellom seg selv privat og eget selskap, der selskapet betaler en markedsmessig leie for bruken av hjemmekontoret. Dette er fullt mulig, men reiser sine egne spørsmål — blant annet at leieinntekten da blir skattepliktig inntekt for Thomas privat, og at leien må settes til et nivå som reflekterer reell markedsleie for et tilsvarende rom, ikke et vilkårlig høyt beløp. For de fleste enkeltstående gründere med et enkelt hjemmekontor er den ordinære sjablongløsningen i praksis både enklere å administrere og mer forutsigbar enn en egen leieavtale, men i noen tilfeller, særlig der hjemmekontoret utgjør en betydelig og klart avgrenset del av boligen, kan en leieavtale være verdt å vurdere nærmere sammen med regnskapsfører.

Kort oppsummert - Hjemmekontorkostnader kan dekkes enten via en fast sjablongsats fastsatt av Skatteetaten, eller via dokumenterte faktiske kostnader. - Sjablongsatsen justeres årlig — sjekk alltid gjeldende beløp for det aktuelle inntektsåret. - Rent kontorrelatert utstyr som skrivebord og kontorstol er normalt uproblematisk å føre som driftskostnad. - Andel av husleie, renter og generell strøm er rene boutgifter og vanskeligere å få dekket skattefritt enn kontorutstyr. - Dekker selskapet mer enn det som kan begrunnes, kan overskytende beløp bli en skattepliktig fordel for eieren.