Gruppebooking til utdrikningslag: dette bør avtales
Ved gruppebooking til utdrikningslag er det avtalen som avgjør hvem som betaler hva, så avtal alt før noen betaler. Avtal antall deltakere, pris per person, hvordan og når det betales, frist for endringer og hva som skjer hvis noen faller fra. Den som står som bestiller, er som hovedregel den arrangøren kan holde ansvarlig for hele beløpet. Skriv derfor ned reglene i gruppen, og få arrangørens vilkår på e-post.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hvem er avtalepart når en bestiller for hele gruppen?
Et utdrikningslag bestilles ofte av én person på vegne av ti. Overfor arrangøren er det da vanligvis bestilleren som er kunden. Det er hun eller han som har godtatt vilkårene, og som arrangøren krever betaling fra. Vennene som er med, har ingen avtale med arrangøren med mindre de selv har bestilt, betalt eller godtatt vilkårene.
Det betyr at bestilleren kan sitte igjen med regningen hvis noen i gruppen faller fra eller ikke betaler. Mellom bestilleren og de andre deltakerne gjelder det man har blitt enige om. Har ingen sagt noe om hvem som tar risikoen, blir det lett uenighet etterpå.
En enkel måte å løse det på er å la hver deltaker bestille og betale sin egen plass hos arrangøren. Tilbyr ikke arrangøren det, må gruppen selv avtale hvordan pengene samles inn.
Disse punktene bør dere avtale med arrangøren
Skriv det ned i bestillingen eller i en e-post som arrangøren bekrefter:
- antall deltakere, og om antallet kan økes eller reduseres
- pris per person og hva som er inkludert, som mat, drikke, utstyr og transport
- depositum, og når restbeløpet forfaller
- frist for å endre antall deltakere uten kostnad
- vilkår for avbestilling og gebyrer
- hva som gjelder hvis aktiviteten blir avlyst på grunn av vær eller sykdom
- aldersgrenser og regler for alkohol, siden arrangøren kan nekte deltakere som bryter reglene
Særlig fristen for å endre antall bør du få skriftlig. Mange arrangører låser antallet noen dager før, og da betaler gruppen for alle plassene uansett hvor mange som møter. Hvordan gebyret vanligvis trappes opp mot datoen, er forklart i svaret om avbestillingsgebyr nær avreise.
Angreretten hjelper ikke når datoen er satt
Et utdrikningslag har nesten alltid en fast dato. Etter angrerettloven § 22 bokstav m gjelder ikke angreretten for tjenester knyttet til fritidsaktiviteter når avtalen fastsetter en bestemt dato eller et bestemt tidsrom. Unntaket gjelder også catering og innkvartering til annet enn boligformål, når datoen er avtalt. Du kan altså ikke regne med å angre bestillingen i ettertid.
Derfor er avtalen, ikke loven, det viktigste vernet. Les avbestillingsvilkårene før du trykker bestill, og spør om det er noe som skjer hvis flere faller fra.
Slik fordeler dere betalingen i gruppen
Hvis én betaler for alle, bør dere avtale når de andre betaler tilbake, og hvor mye. Sett en frist, for eksempel to uker før arrangementet, og send den skriftlig i gruppechatten. Bestilleren bør ikke legge ut mer enn nødvendig.
Avtal også hva som skjer om noen melder forfall:
- Skal hele gruppen dele på merkostnaden, slik at prisen per person går opp?
- Skal den som trekker seg selv betale sin andel, med mindre noen tar over plassen?
- Skal depositumet være ikke-refunderbart for den som trekker seg?
Det finnes ingen lov som bestemmer dette mellom vennene. Et krav fra bestilleren mot en deltaker bygger på det de var blitt enige om. Står det i gruppechatten at «alle betaler 1 200 kroner innen 1. september», er det en avtale som kan dokumenteres. Det samme gjelder om deltakeren selv svarte ja til å være med på de vilkårene.
Mindreårige deltakere er et eget tema, siden de ikke kan binde seg på samme måte som voksne. Er noen under 18, bør betalingen gå via en voksen.
Sofie arrangerer for Hanna
Sofie Lunde bestiller en aktivitetsdag med lunsj for Hannas utdrikningslag lørdag 6. september. Gruppen er ni personer, prisen er 1 150 kroner per person, til sammen 10 350 kroner. Arrangøren krever 3 000 kroner i depositum og resten tre dager før. Vilkårene sier at antallet kan reduseres uten kostnad til sju dager før.
Sofie skriver i gruppechatten: «Alle betaler 1 150 kroner til meg innen 25. august. Forfall etter 30. august dekker du selv, med mindre noen tar plassen din.» Alle svarer ok.
Den 2. september melder Andrine forfall. Fristen på sju dager er forbi. Arrangøren krever fortsatt betaling for ni personer. Sofie viser til meldingen i gruppechatten, og Andrine betaler sin andel på 1 150 kroner. Hadde Sofie ikke skrevet noe, ville hun måttet ta tapet selv eller kreve det inn uten dokumentasjon.
Hold kontakten med arrangøren underveis
Send endringer skriftlig til arrangøren og be om bekreftelse. Skal antallet endres, skriv det med dato. Hører du ingenting, ring og følg opp skriftlig. Ta vare på bekreftelsen til du har gjennomført aktiviteten og er sikker på at regningen stemmer.
Skjer det noe med aktiviteten, som at arrangøren avlyser eller leverer noe annet enn avtalt, gjelder vanlige regler for kontraktsbrudd. Da kan gruppen kreve at det rettes, kreve prisavslag eller kreve pengene tilbake, avhengig av hva som skjedde.
Kort oppsummert
- Overfor arrangøren er bestilleren som regel avtaleparten og kan kreve betalt for hele gruppen.
- Avtal antall, pris per person, betaling, endringsfrist og avbestilling skriftlig før noen betaler.
- Angreretten gjelder normalt ikke for fritidsaktiviteter med fast dato, jf. angrerettloven § 22 bokstav m.
- Skriv i gruppen hva som gjelder hvis noen faller fra, og få svar fra alle.
- Be arrangøren bekrefte endringer skriftlig og ta vare på bekreftelsene.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.