Fristen for å sende faktura etter levering forklart
Du skal sende fakturaen snarest mulig og senest en måned etter levering. Fristen regnes fra den dagen varen eller tjenesten ble levert, ikke fra månedsskiftet. Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden. For løpende tjenester, forskudd og strøm gjelder egne regler.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Frist for å sende faktura: en måned etter levering
Bokføringsforskriften § 5-2-2 første ledd sier at salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre noe annet er bestemt i forskriften. Fristen løper fra leveringen. Leverer du en vare 14. juni, skal fakturaen være utstedt senest 14. juli.
Dette er en frist i bokføringsreglene. Den sier når salgsdokumentet skal være laget, og den er uavhengig av hva du og kunden har avtalt om betalingsfrist. Hvor lang tid kunden får til å betale, avtaler dere selv.
Dokumentasjonsdatoen er som hovedregel datoen dokumentet utstedes (§ 5-1-1 siste ledd). En faktura som lages for sent, er et brudd på forskriften. Les mer i svaret om nummerering og krav til faktura.
Hva fakturaen skal si om betalingen
Salgsdokumentet skal vise vederlag og betalingsforfall (forskriften § 5-1-1). Forfallsdatoen avtaler du med kunden, og den har ikke noe med bokføringsfristen å gjøre. Fristen i § 5-2-2 gjelder alle bokføringspliktige selgere, enten kunden er en forbruker eller en bedrift.
Ved utleie av fast eiendom, hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdatoen settes lik forfallsdatoen (§ 5-1-3 fjerde ledd).
Månedlig fakturering og de femten første virkedagene
Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden (§ 5-2-3). Utfører du jobber gjennom hele mars, kan du fakturere dem alle samlet i april, så lenge fakturaen går ut senest på den femtende virkedagen.
Det finnes en praktisk regel om dato. Et salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedagene i en måned, kan dateres med siste dato i forrige måned, forutsatt at varen eller tjenesten faktisk var levert da (§ 5-1-3 tredje ledd). Fakturerer du i april for arbeid i mars, kan fakturaen dateres 31. mars.
Dokumentasjon av uttak til eget bruk har en lignende frist: den skal utstedes snarest mulig og senest innen femten virkedager i måneden etter uttaket (§ 5-2-2 annet ledd).
Løpende tjenester, forskudd og strøm
Tjenester som leveres løpende, og varer som leveres i den forbindelse, skal faktureres senest en måned etter utløpet av den alminnelige skattleggingsperioden for mva (§ 5-2-4). Perioden er to måneder, for eksempel januar og februar. For ubetydelige leveranser kan utstedelsen utsettes ytterligere. Ved anbudsarbeid og lignende kan avtalte betalingsplaner legges til grunn.
Salgsdokument for persontransport, servering, abonnementer, leie og lignende kan utstedes før levering, begrenset til en periode på ett år (§ 5-2-6). For andre leveranser kan du ikke utstede dokument med mva før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.
Tjenester som leveres på grunnlag av målt forbruk, som strøm og telefoni, kan faktureres for perioder på inntil ett år, og fakturaen skal så vidt mulig utstedes i det kalenderåret leveringen skjedde (§ 5-2-5).
Leverer du årlig mva-melding, kan du ikke utstede salgsdokument senere enn det kalenderåret leveringen skjedde, med mindre du bruker femtendedagersregelen om dato (§ 5-2-2 første ledd).
Stian og timelistene
Stian Mikkelsen er IT-konsulent og fakturerer timer til flere kunder. Han fører timelister per dag og per kunde. Etter forskriften § 5-14 skal han dokumentere utførte timer fordelt på kunder og intern tid, senest innen utløpet av måneden etter. Timelisten for oktober skal altså være klar innen utgangen av november.
Fakturaen for oktober sender han i begynnelsen av november. Fordi den utstedes innen de femten første virkedagene, kan den dateres 31. oktober. Salget havner dermed i oktober i regnskapet, og det passer med mva-perioden september og oktober, som er avsluttet. Mva-meldingen for den perioden skal leveres innen en måned og ti dager etter at perioden er slutt.
Linnea og gartneriet
Linnea Solberg driver et lite anleggsgartnerforetak. Hun er mva-registrert og leverer mva-melding hver annen måned. Den 6. mai fullfører hun en stor beplantingsjobb for et borettslag. Fakturaen skal sendes snarest mulig og senest 6. juni. Skulle hun ha glemt det, og sender den 18. juni, har hun brutt fristen i § 5-2-2.
For vedlikeholdsavtalen med borettslaget, som går hele året, faktureres det hver måned. Arbeid utført i mai faktureres da innen den femtende virkedagen i juni. Fakturaen kan dateres 31. mai, siden den utstedes innen de femten første virkedagene.
Våren er travel, og jobber blir lett liggende. Linnea har derfor en liste over fullførte oppdrag som ikke er fakturert, og går gjennom den hver uke.
Kreditnota og feil på fakturaen
Når du må lage en ny faktura som erstatter en som allerede er sendt, skal du også utstede en kreditnota som reverserer den opprinnelige (§ 5-2-7). Du kan ikke bare sende en ny uten å gjøre rede for den første. Svaret om kreditnota når kunden er misfornøyd beskriver nærmere når en kreditnota brukes.
Kort oppsummert
- Frist sende faktura er snarest mulig og senest en måned etter levering (bokføringsforskriften § 5-2-2).
- Månedsfakturering kan skje innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden.
- Løpende tjenester skal faktureres senest en måned etter utløpet av mva-perioden, og forskudd, strøm og lignende har egne regler.
- Skal en faktura erstattes, må du utstede kreditnota for den opprinnelige.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.