Slik fører styret protokoll fra styremøtene

Hva loven krever

Kravet er kort. I et borettslag skal styret føre protokoll over styresakene, og den skal signeres av de styremedlemmene som deltok. Styreleder leder møtet, og er han eller hun ikke til stede, og det ikke er valgt noen nestleder, velger styret en møteleder (§ 8-7). I et sameie gjelder det samme: styret skal føre protokoll fra styremøtene, og alle de deltakende styremedlemmene skal signere (eierseksjonsloven § 56).

Loven gir ingen frist for når protokollen skal skrives eller signeres, og den sier ikke noe om hvordan den skal oppbevares. Det er derfor styret selv som må sørge for at protokollen er fullstendig og lett å finne igjen.

Hva protokollen bør inneholde

Siden loven ikke angir innholdet, er det formålet som styrer: en utenforstående skal kunne forstå hva som ble avgjort, og hvorfor. De fleste styrer fører inn dato, tid og sted, hvem som møtte og hvem som meldte forfall, og om møtet var fysisk eller digitalt. Deretter kommer hver sak med et kort sammendrag og vedtaket, formulert så presist at det kan gjennomføres.

Skriv vedtaket slik at det går an å kontrollere det etterpå: hvem skal gjøre hva, innen hvilken dato og for hvilket beløp. «Styret vurderer taket» sier lite. «Styret innhenter tre tilbud på nye nedløp innen 15. september, og Elias Lund tar ansvar for det» kan følges opp.

Noter også hvordan møtet ble holdt. Styreleder avgjør om saker behandles i fysisk møte eller på annen måte, for eksempel digitalt, men alle styremedlemmer kan kreve fysisk møte (borettslagsloven § 8-5). Får noen en sak på epost, bør det fremgå av protokollen hvem som svarte og hva de svarte.

Er et styremedlem inhabilt i en sak, bør det stå i protokollen, sammen med at medlemmet ikke deltok i behandlingen eller avgjørelsen (borettslagsloven § 8-14). Det samme gjelder avvikende syn. Et medlem som er uenig, kan be om at dissensen føres inn med begrunnelse.

Vedtaksførhet og avstemning

Protokollen skal vise at vedtaket ble truffet på riktig måte. Reglene er nesten like i begge lover. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak kan gjøres med mer enn halvparten av stemmene som er gitt. Står stemmene likt, gjelder det møtelederen har stemt for. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må likevel utgjøre en tredjedel av alle styremedlemmene (minst en tredjedel i borettslag, mer enn en tredjedel i sameier).

For sameier gjelder unntak når styret består av alle seksjonseierne. Da regnes stemmene på samme måte som på årsmøtet, og styret er vedtaksført når medlemmer som representerer mer enn halvparten av stemmene, er til stede.

Utkast, godkjenning og retting

De fleste skriver protokollen i løpet av noen dager og sender den til medlemmene til gjennomsyn. Rett eventuelle feil før signering. Oppdager noen en feil etter at protokollen er signert, er det bedre å føre inn en rettelse i neste møteprotokoll enn å endre den gamle. Da blir det synlig både hva som først ble ført inn og hva som senere ble rettet.

En kort og nøytral stil gjør protokollen lettere å holde riktig. Skriv hva som ble vedtatt, ikke hvem som sa hva, med mindre et medlem ber om det. Protokollen er ikke et referat fra diskusjonen.

Signering og oppbevaring

Alle medlemmene som deltok, skal signere. Et medlem som var borte, signerer ikke, men det kan stå at vedkommende er orientert om vedtaket. Protokollen bør signeres så raskt at medlemmene husker møtet, for eksempel på neste møte når den leses opp og godkjennes. Loven sier ikke hvordan signaturen skal gis, men styret må kunne vise hvem som har godkjent innholdet.

Protokollene bør samles på ett sted og overleveres til neste styre. Styret må kunne dokumentere vedtakene hvis noen bestrider dem, og da hjelper det at protokollene ligger samlet, for eksempel hos forretningsføreren eller i en delt mappe.

Kort oppsummert

• Styret skal føre protokoll over alle styresaker, og alle som deltok, skal signere.
• Loven angir ikke innholdet, så protokollen bør vise hvem som møtte, hva som ble behandlet og hva som ble vedtatt.
• Vedtaksførhet og stemmegivning bør kunne leses ut av protokollen.
• Dissens og inhabilitet bør føres inn.
• Protokollene samles ett sted og leveres videre til neste styre.