Firmaet er utsatt for fakturasvindel – hva gjør vi nå?

De første timene etter fakturasvindel

Tiden teller. Jo raskere banken får beskjed, jo større er sjansen for at pengene ikke er tatt ut av mottakerkontoen.

1. Ring banken med en gang, også utenfor åpningstid. Be om at betalingen stanses eller kalles tilbake, og få et saksnummer.
2. Anmeld forholdet til politiet. Bedrageri er straffbart etter straffeloven § 371. Ta vare på kvitteringen for anmeldelsen.
3. Lagre alt: den falske fakturaen, e-postene med full avsenderinformasjon, betalingskvitteringen og eventuelle telefonnumre som ble brukt.
4. Ring den ekte leverandøren på et nummer dere har fra før, ikke fra e-posten.

Banken betaler etter kontonummeret dere har oppgitt. Om banken likevel har et ansvar, og hva den skal gjøre for å hente pengene tilbake, står i betalt til feil kontonummer.

Vanlige former for fakturasvindel

• En faktura fra et firma dere aldri har handlet med, ofte for en annonse, en katalogoppføring eller et domenenavn.
• En faktura som ser ut til å komme fra en leverandør dere bruker, men med nytt kontonummer. E-posten er enten hacket eller etterlignet med en adresse som ligner.
• En e-post som ser ut til å komme fra daglig leder, med beskjed om å betale noe raskt og diskret.
• En falsk purring eller et falskt inkassovarsel som skal skape tidspress.

Typen svindel avgjør hvem som taper. Er fakturaen helt falsk, finnes det ingen gjeld. Tapet er pengene som er borte. Er det en ekte faktura med endret kontonummer, er leverandøren normalt ikke betalt. Utgangspunktet er at gjelden ikke er gjort opp før pengene har nådd den dere skylder. Ble leverandørens egen e-post brukt av svindlerne, kan det bli en diskusjon om hvem som skal bære tapet.

Sikre systemene og meld fra om personvernbrudd

Bytt passord på e-postkontoene, slå på innlogging med to faktorer og sjekk om noen har lagt inn regler som videresender eller sletter e-post automatisk. Det er en vanlig måte å skjule svindelen på. Gå gjennom hvem som har tilgang til nettbanken og regnskapsprogrammet.

Er e-postkontoen hacket, kan svindlerne ha sett personopplysninger om kunder og ansatte. Et slikt brudd skal meldes til Datatilsynet innen 72 timer etter at dere ble kjent med det, med mindre det er usannsynlig at det gir risiko for dem det gjelder. Regelen står i personvernforordningen artikkel 33, som gjelder som norsk lov gjennom personopplysningsloven.

Er det deres egen konto som er brukt til å sende falske fakturaer, bør kundene få beskjed om hvilket kontonummer som er riktig.

Slik fører dere fakturasvindel i regnskapet

En falsk faktura er ikke et gyldig kjøpsbilag, fordi det ikke er kjøpt noe. Betalingen føres i stedet som et tap. Bilaget er en oppstilling som viser hva som skjedde, med anmeldelsen, bankens svar og e-postene vedlagt. Bokføringsforskriften § 5-12 krever at slik dokumentasjon viser årsaken til posteringen.

Merverdiavgift kan bare trekkes fra på anskaffelser til virksomheten (merverdiavgiftsloven § 8-1). En falsk faktura gir derfor ikke fradrag. Er avgiften allerede trukket fra i en levert mva-melding, må fradraget rettes for den terminen det ble ført i, ved en endringsmelding (skatteforvaltningsloven § 9-4).

Var fakturaen ekte, men betalt til feil konto, står leverandørgjelden fortsatt i regnskapet. Kjøpet er reelt, så fradraget for inngående avgift på den ekte fakturaen står seg. Det dere betalte til svindleren, føres som tap.

Får banken tilbake hele eller deler av beløpet, føres det som inntekt eller mot tapet når pengene kommer.

Skattefradrag for tapet

Skattedirektoratet har etter en dom i Høyesterett fra 2009 lagt til grunn at svindel i seg selv ikke er grunn til å nekte fradrag. Det som teller, er de vanlige vilkårene i skatteloven § 6-1: kostnaden må være pådratt, og den må ha sammenheng med virksomhetens inntekt. En betaling gjort i vanlig drift oppfyller som hovedregel det siste vilkåret.

Fradraget føres for det året tapet er et faktum. Kommer det senere penger tilbake, skattlegges de i det året de blir betalt ut.

Kort oppsummert

• Ved fakturasvindel ringer dere banken straks og anmelder forholdet til politiet.
• Sikre e-post og systemer, og meld personvernbrudd til Datatilsynet innen 72 timer når det er risiko for dem det gjelder.
• En falsk faktura gir ikke fradrag for merverdiavgift, og et fradrag som er ført, må rettes.
• En ekte faktura betalt til feil konto er som utgangspunkt fortsatt ubetalt.
• Tapet føres som kostnad med anmeldelsen som dokumentasjon, og pengene som kommer tilbake, inntektsføres når de kommer.