Må enkeltpersonforetak ha regnskapsfører?
Nei, du må ikke ha regnskapsfører i et enkeltpersonforetak (ENK). Du kan føre bøkene selv. Bokføringsreglene, fristene og kravene til dokumentasjon gjelder like fullt, og ansvaret er ditt også når en regnskapsfører gjør jobben. Det er altså bare valget av hvem som gjør arbeidet som er fritt.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Må ENK ha regnskapsfører? Det loven krever
Ingen lov pålegger deg å bruke regnskapsfører i et enkeltpersonforetak. Bokføringsloven § 2 sier at alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, har bokføringsplikt. Loven sier ikke at noen andre enn du selv må utføre bokføringen. Du kan altså registrere bilag, føre regnskapet og levere opplysningene selv, så lenge du gjør det riktig.
Det eneste som er regulert, er hvem som kan føre regnskap for andre mot betaling. Etter regnskapsførerloven § 1-2 er en regnskapsfører et godkjent regnskapsforetak, eller en statsautorisert regnskapsfører som har registrert et enkeltpersonforetak i Foretaksregisteret. Regnskapet ditt kan derfor ikke overlates til hvem som helst som tilbyr seg. Familie og venner kan hjelpe deg i det små, men et oppdrag mot betaling skal gå til et godkjent foretak.
Har du først bokføringsplikt, avgjør du selv om du vil bruke regnskapsfører. Er du usikker på om virksomheten din har bokføringsplikt, kan du lese mer i bokføringsplikt for småbedrifter.
Reglene gjelder uansett hvem som fører regnskapet
Fører du bøkene selv, må du følge de samme reglene som en regnskapsfører. De viktigste er disse:
- Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (bokføringsloven § 7). Departementet kan i forskrift gjøre unntak for dem med få transaksjoner.
- Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre du bruker fast kasse.
- Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert, og dokumentasjonen skal ikke endres etter at den er utstedt (§ 10).
- Du skal ha et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem med et kontrollspor som gjør at bilag og regnskap kan følges begge veier (§ 4).
- Regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge. Årsregnskap, spesifikasjoner, bilag og dokumentasjon av bokførte opplysninger skal tas vare på i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler, vesentlig korrespondanse og pakksedler skal tas vare på i tre år og seks måneder (§ 13).
Bryter du bokføringsreglene, kan det straffes som regnskapsovertredelse etter straffeloven § 392, med bot eller fengsel inntil to år. Det gjelder også når du har latt en annen føre regnskapet, for det er du som driver virksomheten.
Du leverer også skattemelding for næringsdrivende. Fristen er 31. mai hvert år. Regnskapet er grunnlaget for næringsspesifikasjonen, så rot i bøkene viser igjen der.
Henrik fører bøkene selv i rørleggerfirmaet
Henrik driver rørleggerfirma som enkeltpersonforetak. Omsetningen er rundt 700 000 kroner i året, og han har ingen ansatte. Han bestemmer seg for å føre regnskapet selv i et enkelt regnskapsprogram.
Hver fredag tar han bilder av kvitteringer og legger dem inn i programmet. Fakturaene han sender, får faste nummer, og innbetalingene kobles mot fakturaene. Hver tredje måned går han gjennom bankkontoen og kontrollerer at alt er bokført. Dermed ligger han innenfor kravet om at bokføringen ikke skal være eldre enn fire måneder.
Våren etter sitter han med et ferdig regnskap som han bruker i næringsspesifikasjonen. Hadde han ventet til mai med å føre fem måneders bilag, hadde han brutt fristen for ajourhold. Det er den typen svikt som kan gi trøbbel ved en kontroll, uansett om det var Henrik selv eller en regnskapsfører som skulle gjort jobben.
Når det kan lønne seg å bruke regnskapsfører
Loven stiller ikke krav, men det er flere gode grunner til å vurdere hjelp. Den første er tid. Regnskap kan ta timer hver måned, og de timene kunne vært brukt på kunder. Den andre er kunnskap. Regler om fradrag, avskrivninger og merverdiavgift kan være vanskelige når virksomheten vokser. Den tredje er sikkerhet: feil i regnskapet kan bli dyre, og en regnskapsfører kjenner reglene.
Vokser virksomheten, er det naturlig å revurdere. Blir du registrert i merverdiavgiftsregisteret, får du flere frister og skattemeldinger å holde orden på. Får du ansatte, kommer lønn, arbeidsgiveravgift og rapportering til. Mange velger da å la en regnskapsfører ta det løpende, mens de selv følger med på tallene.
Du kan også velge en mellomløsning. Du fører løpende bokføring selv, og en regnskapsfører hjelper deg med årsoppgjøret og skattemeldingen. Det er fullt lovlig.
Slik fungerer det når du bruker regnskapsfører
Bruker du ekstern regnskapsfører, skal regnskapsforetaket registreres i Enhetsregisteret (enhetsregisterloven § 4-5 andre ledd). Du og regnskapsføreren avtaler hva oppdraget omfatter, og regnskapsføreren plikter å dokumentere og utføre oppdraget etter regnskapsførerloven.
Ansvaret for at opplysningene du gir er riktige, ligger likevel hos deg. Mangler bilag, eller har du ikke levert det regnskapsføreren ber om, blir regnskapet mangelfullt, og det rammer deg. Lever bilagene i god tid, og sjekk at tallene stemmer med virkeligheten når du får regnskapet.
Skifter du regnskapsfører, kan du lese hva som må overleveres i bytte av regnskapsfører. Vurderer du om ENK er riktig selskapsform, finner du forskjellene i ENK eller AS skattemessig.
Kort oppsummert
- Ingen lov krever at et enkeltpersonforetak bruker regnskapsfører. Må ENK ha regnskapsfører? Nei.
- Bokføringsreglene gjelder uansett, med ajourhold minst hver fjerde måned og oppbevaring i fem eller tre og et halvt år.
- Den som fører regnskap for andre mot betaling, må være et godkjent regnskapsforetak.
- Brudd på bokføringsreglene kan straffes etter straffeloven § 392, også når en regnskapsfører har gjort jobben.
- Hjelp blir mer aktuelt når omsetningen vokser, du får ansatte eller du blir registrert for merverdiavgift.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.